Cambiar de plataforma de firma electrónica: las seis cosas que te tienes que llevar
La respuesta corta
Te tienes que llevar seis cosas: el PDF firmado de cada documento, su acuse de auditoría, la huella del archivo, lo que quedó a medias, tus plantillas y el padrón de quién firmó qué. La razón es el artículo 49 del Código de Comercio: conservar diez años los documentos donde consten contratos es obligación tuya, no del proveedor, y exige que la información siga íntegra, inalterada y accesible para ulterior consulta. Un contrato que sólo existe dentro de una cuenta cancelada deja de ser accesible, y la obligación no se cancela con ella.
Cambiar de proveedor de firma electrónica no se parece a cambiar de correo. Lo que dejas atrás no son mensajes: son contratos vigentes, con obligaciones que corren años y con una contraparte que algún día puede pedir que los exhibas. La migración se hace en un día; lo que se rompe se nota en el año siete.
La obligación es tuya, y esa es toda la lógica de este artículo
El artículo 49 del Código de Comercio obliga a los comerciantes a conservar por un plazo mínimo de diez años los originales de las cartas, telegramas, mensajes de datos o cualesquiera otros documentos en que se consignen contratos, convenios o compromisos que den nacimiento a derechos y obligaciones. El sujeto de esa frase eres tú. No tu proveedor, no la plataforma, no el plan que contrataste.
Y el segundo párrafo agrega la condición que casi nadie lee, porque suena técnica y es en realidad contractual: para que un mensaje de datos cuente como original, la información debe haberse mantenido íntegra e inalterada desde que se generó por primera vez en su forma definitiva y ser accesible para su ulterior consulta. Un contrato que vive detrás de una suscripción que cancelaste no es accesible. La obligación no desaparece con la cuenta.
La misma fórmula aparece en el 93 bis del mismo código, que es el artículo que resuelve el requisito de «forma original» para un documento electrónico. Por qué la impresión no es el original está trabajado en cómo verificar que un documento firmado no fue alterado.
Las seis cosas
1. El PDF firmado, descargado de verdad
Parece obvio y es el paso que más se salta, porque mientras pagas la plataforma el documento «ya está ahí». Descárgalos todos, en carpetas que un humano pueda recorrer sin la plataforma. Si el proveedor sólo ofrece bajarlos de uno en uno y tienes tres mil, eso también es información sobre el proveedor.
2. El acuse de auditoría, que es la mitad que prueba
El PDF firmado sin su acuse es un archivo bonito. Lo que sostiene el documento cuando alguien desconoce la firma es el expediente que se armó alrededor: quién abrió la liga, a qué hora, desde qué IP, con qué dispositivo, sobre qué versión del archivo. Los campos que debe traer están en qué es un acuse de auditoría. Si el acuse sólo se consulta dentro del panel y no se descarga, la mitad que prueba se queda del otro lado.
3. La huella del archivo, apuntada fuera del archivo
Una huella criptográfica —un hash SHA-256— sólo sirve para comparar si la tienes guardada aparte. Si el único lugar donde consta la huella de tu contrato es la base de datos del proveedor que estás dejando, mañana tendrás el archivo y nada contra qué compararlo. Exporta la lista de huellas con su documento y su fecha; es un archivo de texto y es la pieza más barata de llevarte.
4. Lo que quedó a medias
Del otro lado hay ligas abiertas. Documentos que se mandaron y nadie firmó, documentos con dos de tres firmas, recordatorios programados que van a seguir saliendo desde un sistema que ya no miras. Antes de cancelar, cierra los envíos vivos con una razón escrita y vuelve a mandarlos desde el sistema nuevo: un contrato con una firma de julio y otra de octubre en plataformas distintas es una discusión que no necesitas. Cómo se cierra un pendiente sin quemar al cliente está en cuando el cliente no firma.
5. Las plantillas y los campos
Las plantillas casi nunca se exportan, porque cada plataforma las guarda en su propio formato. Lo que sí se puede rescatar es el contenido: baja una copia en PDF o en Word de cada plantilla y la lista de campos con su posición y sus reglas. Reconstruirlas del lado nuevo toma horas; redactarlas otra vez desde cero toma semanas. Si tu documento es de los comunes, hay plantillas públicas que te ahorran arrancar en blanco.
6. El padrón de quién firmó qué
La lista de firmantes, con sus correos y teléfonos, es a la vez tu historial comercial y una base de datos personales. Llevártela es correcto; llevártela sin decidir para qué, no. El aviso de privacidad que diste cuando se recabaron esos datos sigue rigiendo del lado nuevo: qué tiene que decir no cambia por cambiar de proveedor.
Los dos relojes que no coinciden
Aquí hay algo que no está escrito en ninguna guía de migración y que conviene saber antes de exportar todo a una carpeta y olvidarlo. Sobre el mismo expediente corren dos plazos en direcciones contrarias.
Uno te obliga a guardar: los diez años del artículo 49. El otro te obliga a borrar. El artículo 10 de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares —la ley nueva, publicada el 20 de marzo de 2025— dice que cuando los datos personales hayan dejado de ser necesarios para las finalidades del aviso de privacidad deberán ser suprimidos, previo bloqueo, una vez concluido su plazo de conservación. Y su último párrafo es concreto: el responsable está obligado a eliminar los datos relativos al incumplimiento de obligaciones contractuales una vez transcurridos setenta y dos meses contados desde la fecha en que se presentó el incumplimiento.
Setenta y dos meses son seis años; el 49 pide diez. No se contradicen, porque hablan de cosas distintas —uno del documento donde consta el contrato, el otro del dato de que alguien no cumplió—, pero sí obligan a que tu archivo sepa distinguirlas. Si migras todo a una carpeta única sin esa distinción, en el año seis vas a tener que separar a mano lo que se borra de lo que se conserva.
| Qué te llevas | Dónde suele estar | Qué pasa si no lo bajas |
|---|---|---|
| PDF firmado | Descarga individual desde el panel | Se queda el documento del lado que cancelaste |
| Acuse de auditoría | Pestaña de detalle o PDF aparte | Tienes el contrato y no la prueba de quién lo firmó |
| Huella del archivo | Detalle del documento o correo de confirmación | No hay contra qué comparar el archivo después |
| Documentos en curso | Bandeja de pendientes | Ligas vivas y recordatorios saliendo de un sistema que ya no miras |
| Plantillas y campos | Sección de plantillas | Se rehacen desde cero del lado nuevo |
| Padrón de firmantes | Exportación a CSV, si existe | Se pierde el historial y queda abierto el tema de datos personales |
Lo que no te puedes llevar, y hay que sustituir
Hay una cosa que no viaja, y es la más importante de todas: la página donde se verificaba el documento. Casi todas las plataformas publican una liga de comprobación alojada en su propio dominio, y esa liga deja de responder para tus documentos el día que dejas de ser cliente. Nos incluye: una liga de verificación de SignSolú es nuestra, y un documento tuyo verificado ahí depende de que sigamos operando.
Lo que sí sobrevive a cualquier proveedor es la comparación de huellas, porque no necesita a nadie: se recalcula el hash del PDF que tienes en la mano y se compara con el que apuntaste el día que se firmó. Por eso el punto tres de la lista no es burocracia. Y por eso conviene preguntarle a cualquier proveedor, antes de firmar con él, qué te entrega el día que te vayas. Es una de las ocho preguntas para elegir plataforma, y la que menos gente hace.
El orden que evita sustos
- 1Exporta antes de cancelar, no después. Una cuenta vencida suele entrar en modo de sólo lectura por unos días, y a veces ni eso.
- 2Comprueba una muestra. Toma diez documentos al azar, ábrelos fuera de la plataforma y verifica que el PDF, su acuse y su huella coinciden. Si algo falta, lo vas a saber mientras todavía puedes entrar.
- 3Cierra los envíos vivos y vuelve a mandarlos desde el sistema nuevo, con la versión que corresponda.
- 4Guarda dos copias en lugares distintos. El artículo 49 pide que siga siendo accesible diez años; un disco es un lugar, no dos.
- 5Cancela al final, cuando ya comprobaste la muestra y no cuando terminó la exportación.
En SignSolú el PDF firmado y su acuse se descargan desde el primer día, sin plan de paga de por medio, y la huella de cada archivo se consulta en la página de verificación sin cuenta. Si estás llegando de otro lado, los primeros 10 documentos van sin costo desde tu cuenta gratuita; qué obtienes y qué no en un plan gratuito está en firma electrónica gratis.
De dónde salen las citas
- Código de Comercio, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
- Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
Preguntas frecuentes
¿Mi proveedor está obligado a guardarme los documentos diez años?
No, salvo que lo haya pactado contigo por escrito. El artículo 49 del Código de Comercio le impone esa obligación al comerciante, que eres tú, sobre los documentos en que consten contratos, convenios o compromisos que den nacimiento a derechos y obligaciones. Lo que contrataste con la plataforma es un servicio; la conservación es tuya y por eso el respaldo se baja desde el primer día, no el día que te vas.
¿Los contratos que firmé en la plataforma vieja siguen siendo válidos si me cambio?
Sí. La validez del contrato nació cuando se firmó y no depende de dónde esté guardado. Lo que sí depende del archivo es lo otro: poder exhibirlo íntegro y accesible si alguien lo pide. Por eso lo que se rescata no es la validez, que no está en riesgo, sino la prueba: el PDF, su acuse y su huella.
¿Sirve imprimir todo antes de cancelar?
Sirve de poco. El original de un documento electrónico no es la impresión: el artículo 93 bis del Código de Comercio da por satisfecho el requisito de forma original si se acredita que la información se mantuvo íntegra e inalterada desde que se generó en su forma definitiva y sigue siendo accesible para su ulterior consulta. Una hoja impresa no permite recalcular la huella ni conserva el acuse, así que es una copia de lectura, no el original.
¿Qué hago con los documentos que quedaron a medio firmar?
Ciérralos antes de irte y déjalo por escrito. Un documento con una firma puesta en la plataforma vieja y otra en la nueva es un contrato con dos expedientes distintos, y reconstruirlo después cuesta más que volver a mandarlo. Lo limpio es cancelar el envío, anotar la razón y remitir el documento completo desde el sistema nuevo.
¿Cuánto tiempo debo guardar los datos de los firmantes?
Lo que diga tu aviso de privacidad, y con dos límites. El artículo 10 de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares obliga a suprimir los datos cuando dejaron de ser necesarios para las finalidades que motivaron su tratamiento, previo bloqueo y concluido su plazo de conservación, y a eliminar los datos de incumplimiento de obligaciones contractuales a los setenta y dos meses. El documento donde consta el contrato es otra cosa y sigue rigiéndose por los diez años del artículo 49.