Firma electrónica gratis: qué obtienes de verdad y qué no

Gratis no es una categoría

Busca "firma electrónica gratis" y la primera pantalla te ofrece tres cosas que no se parecen entre sí: una herramienta que dibuja tu firma encima de un PDF, un trámite del SAT que no cuesta dinero, y el plan de entrada de una plataforma que cobra. Las tres son gratis. Sólo dos dejan algo que puedas enseñar después.

La diferencia no es de precio. Es de qué queda registrado, y eso es lo único que importa el día que la otra parte dice que ella no firmó eso.

La imagen de firma pegada en el PDF

Es lo que hacen casi todas las herramientas que salen primero cuando buscas "firmar PDF gratis": subes el archivo, dibujas con el dedo o subes una foto de tu firma, y bajas el PDF con el dibujo encima. Varias anuncian que eso te deja "una firma electrónica válida en México".

La frase no es exactamente falsa, y por eso confunde. El artículo 89 del Código de Comercio define la Firma Electrónica como los datos en forma electrónica consignados en un mensaje de datos, o adjuntados o lógicamente asociados a él, que se usan para identificar al firmante e indicar que aprueba la información que ahí está. Nada de eso exige criptografía. El problema no es la validez en abstracto: es que no queda nada que sostener.

Lo que el 1298-A llama fuerza probatoria

Míralo por donde de verdad se pelea. El artículo 1298-A del mismo código dice que la fuerza probatoria de un mensaje de datos se estima primordialmente por la fiabilidad del método con que fue generada, archivada, comunicada o conservada la información. Una imagen pegada no tiene método. No hay registro de a qué correo se mandó, ni de quién abrió el archivo, ni de qué código escribió, ni de cómo era el archivo antes y después de la firma. Conviene distinguirla del escaneo de un papel que sí existe, que es otra cosa y aguanta otra discusión: eso está en qué es una firma autógrafa digitalizada.

Una imagen se recorta y se pega en otro documento

Y una imagen se recorta. Si tu firma anda pegada en un PDF, cualquiera que tenga ese archivo la puede pasar a otro documento en dos minutos con la misma herramienta gratuita. Ninguno de los cuatro requisitos del artículo 97 —datos de creación exclusivos del firmante, bajo su control exclusivo al firmar, y poder detectar alteraciones posteriores de la firma y del documento— se cumple. Están explicados uno por uno en firma simple o avanzada.

La e.firma: el gratis que nadie cuenta

El SAT no cobra por expedir la e.firma, y es la firma más fuerte que hay disponible en México. El artículo 17-D del Código Fiscal de la Federación dice qué hace: en documentos digitales, una firma electrónica avanzada amparada por un certificado vigente sustituye a la firma autógrafa, garantiza la integridad del documento y produce los mismos efectos que las leyes otorgan a los documentos con firma autógrafa, con el mismo valor probatorio. Los certificados duran, según ese mismo artículo, un máximo de cuatro años.

Lo que cuesta no es la firma, es el trámite

O sea que lo mejor del mercado no cuesta dinero. Lo que cuesta es todo lo demás: una cita presencial con identificación y huellas, guardar dos archivos y una contraseña, renovarla a tiempo y —la parte que rompe la operación— que tu contraparte haya hecho lo mismo. Eso está desarrollado en ¿sirve la e.firma del SAT para firmar contratos?.

Si las dos partes ya la usan a diario, firmar con e.firma sale gratis y es la mejor decisión que puedes tomar. Si tienes que explicarle a tu cliente qué es un archivo .key, ese gratis ya te costó una semana de cierre.

El plan gratuito de una plataforma de firma

Es el único de los tres que deja acuse sin pedirle nada a la otra parte: la liga sale a un correo o a un teléfono, queda registrado cuándo se abrió, con qué código se firmó y qué huella tenía el archivo. Qué campos debe traer ese registro está en el acuse de auditoría.

El límite que publican no es el que estorba

Antes de la tabla conviene separar dos «gratis» que se confunden con éste. Uno es el de la plataforma que anuncia que firmar siempre es gratis: lo es para quien firma, no para quien manda, y así lo publica DocuSign en su propio sitio, como se detalla en SignSolú o DocuSign. El otro es el de quien ya paga otra suscripción y da por hecho que la firma viene incluida sin límite: SignSolú o Adobe Acrobat Sign desarma esa cuenta.

El límite que publican suele ser el número de documentos. Los que de verdad importan casi nunca están en la tabla de precios, y son cuatro:

• Si el acuse se puede descargar o sólo mirar. Un plan que firma pero no te entrega el registro de la firma te dio el documento y se quedó con la prueba. Pregúntalo antes, no después.
• Qué pasa con lo ya firmado cuando se acaba el plan. Es la pregunta cara. Si tus contratos quedan detrás de una cuenta que dejaste de pagar, no tienes expediente: tienes un recuerdo.
• Si el archivo sale con marca de agua del proveedor. No invalida nada, y aun así es el documento que va a leer un juez, un banco o el comité de compras de tu cliente.
• Si hay huella criptográfica del archivo firmado. Sin el hash del PDF no hay forma de comprobar después que el documento no cambió; cómo se comprueba está en cómo saber si un PDF firmado fue alterado.

La conservación no la resuelve ningún gratis

Firmar es un rato; guardar son diez años. El artículo 49 del Código de Comercio obliga a los comerciantes a conservar por un plazo mínimo de diez años los mensajes de datos en que consten contratos, y no basta con tenerlos guardados: la información debe haberse mantenido íntegra e inalterada y ser accesible para su ulterior consulta.

Ese plazo es tuyo, no del proveedor. Una herramienta gratuita que no te deja bajar el archivo firmado con su acuse te deja la obligación y te quita el medio de cumplirla. Es la parte del costo que no aparece en ninguna tabla, y está desarrollada en cuánto cuesta firmar contratos en línea.

Cuándo un gratis está bien

• Para probar el flujo completo antes de meter tu operación en él. Para eso existe un plan gratuito y es un uso legítimo.
• Para documentos internos de bajo riesgo: una constancia, un acuse de entrega entre áreas, un formato que nadie va a discutir.
• Cuando las dos partes ya tienen e.firma y el documento amerita el trámite.

Cuándo no

• Cuando de ese papel depende que te paguen. Si el documento sostiene un cobro, necesitas poder probar quién firmó, no sólo tener el archivo.
• Cuando hay una contraparte que podría negarlo. Un arrendamiento, una responsiva de equipo, un convenio de pago. Qué pasa exactamente el día que lo niegan está en qué pasa si impugnan tu firma electrónica.
• Cuando el documento tiene que sobrevivir años. Ahí el límite no es el precio, es quién guarda el expediente.
• Cuando la ley pide otra cosa para ese acto: escritura pública, ratificación ante fedatario o inscripción en un registro. Firmarlo bien no sustituye ninguna de las tres.

Qué te da SignSolú gratis

SignSolú tiene un plan gratuito de 10 documentos, sin fecha de caducidad: no es una prueba de catorce días que se apaga sola. Esa diferencia entre una prueba con fecha y un tope de documentos es la que decide, y está desarrollada con las cuatro formas de «gratis» en firmar contratos gratis, sin prueba de 7 días. Cada documento firmado sale con su acuse y con el hash del archivo, y ese hash se puede consultar en /verificar sin cuenta y sin instalar nada. No somos prestador de servicios de certificación acreditado y no emitimos constancias NOM-151; qué te da exactamente una constancia y qué no está desarrollado aparte. Si alguien te ofrece una constancia NOM-151 dentro de un plan gratuito, pídele su acreditación ante la Secretaría de Economía antes de creerle: el directorio es público y comprobarlo es una de las ocho preguntas que sí se pueden verificar antes de contratar a nadie.

Para tener tu firma en imagen, haz tu firma en línea gratis y bájala en PNG sin fondo; para un contrato con constancia, mándalo a firmar.

De dónde salen las citas

• Código de Comercio, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Código Fiscal de la Federación, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.