Cobrar por documento o pagar un plan: cuál le conviene a tu operación

Busca cómo cobran las plataformas de firma en México y lo que sale son páginas de precios: la de cada proveedor, y listas que las resumen. Ninguna contesta la pregunta con la que llega quien va a pagar, que no es cuánto cuesta sino qué forma de contratar le conviene a una operación como la suya. Esta pieza es eso. Los niveles de precio no vienen aquí: la cuenta completa, con su denominador, está en cuánto cuesta firmar contratos en línea, y de ahí sale lo único que hay que traer prestado — que lo que se cuenta son contratos cerrados, no documentos enviados.

Lo que compras con un plan no son documentos, es capacidad por adelantado

Un plan mensual es una apuesta sobre tu demanda del mes que viene. Si aciertas, el documento te sale más barato que suelto. Si te quedas corto o te sobra, pagaste por una cantidad que no existió. Por eso el modelo correcto no depende del tamaño de la empresa: depende de qué tan parejo es el mes a mes. Un despacho que cierra entre dos y cuarenta contratos según cómo venga el trimestre y una empresa de nómina que firma ciento veinte todos los meses no tienen el mismo problema, aunque el total del año se parezca.

Los dos errores no cuestan lo mismo

Sobrarte es dinero que se descubre al renovar y da coraje. Quedarte corto es otra cosa: es un cierre detenido. Un contrato que no se firmó el día que el cliente dijo sí se enfría, y lo que sigue casi nunca es una firma tardía — es la lista de razones por las que un documento se queda sin firmar, desarmada en cuando el cliente no firma. Entre los dos errores, el barato es que te sobre.

Qué riesgo carga cada modelo

Cuáles son los modelos y a quién le sirve cada uno ya está en la pieza de costos, con su tabla; aquí no se repite. Lo que sigue es lo que esa tabla no dice: dónde se rompe cada modelo cuando tu mes no sale como esperabas, que es la única cosa que la forma de contratar puede protegerte.

Pago por uso, o por documento

Pagas cada documento que mandas. El riesgo lo carga el proveedor: si no firmas nada, no le pagas nada. Es el modelo que gana cuando el volumen es bajo, irregular o todavía no lo conoces, y el que conviene los primeros tres meses de cualquier operación nueva, porque son los tres meses que te van a dar el dato con el que decidir.

Paquete de créditos

Compras una bolsa y la vas gastando. Suena a pago por uso con descuento, y en la práctica es un plan disfrazado: el compromiso ya lo hiciste al comprar la bolsa. Las dos preguntas que deciden si sirve son si los créditos caducan y si los consume algo más que mandar a firmar. Hay plataformas donde el crédito paga también la entrega por SMS, la autenticación del destinatario o el sello del documento; verificado hoy en un caso concreto, que está en SignSolú o Zoho Sign. Si la evidencia se mide en la misma bolsa, la bolsa se va más rápido de lo que calculaste.

Plan por usuario

Pagas por cada persona de tu equipo que manda a firmar, no por documento. Es el modelo que mejor se porta cuando pocas personas mandan mucho, y el que peor se porta cuando media empresa manda un documento al mes: ahí acabas pagando asientos dormidos o compartiendo una cuenta, que es la manera más común de perder el rastro de quién mandó qué.

Ilimitado

Cuota fija y manda lo que quieras. Quita de un golpe el problema de calcular, y por eso conviene leerlo con cuidado: pregunta por escrito qué dice la cláusula de uso razonable, si el ilimitado aplica a documentos o también a firmantes, y qué pasa con el envío masivo. «Ilimitado» sin esa respuesta es una promesa, no un número.

La unidad que te cobran casi nunca es la que consumes

Documento, sobre, firma, usuario: cuatro unidades distintas y sólo una aparece en la página de precios que estás mirando. Un contrato con tres firmantes puede ser un sobre o tres firmas. Un documento que salió con un dato mal y hay que reponer puede ser uno o dos. La conversión la tienes que hacer tú, y se hace con una pregunta por escrito: cuántas unidades de las tuyas consume un contrato cerrado de los tuyos. Ése es el número con el que se comparan dos ofertas; el resto es publicidad con decimales.

La pregunta que revienta la comparación: ¿la evidencia se cobra aparte?

Es la parte que no sale en ninguna tabla comparativa y la que más mueve la cuenta, porque lo que estás comprando no es el acto de firmar: es lo que queda después. Pregunta, una por una, si cada cosa viene incluida o se mide:

• El acuse con la huella del archivo. Es el documento que sostiene el contrato si alguien lo discute; qué debe traer está en qué es un acuse de auditoría.
• La constancia de conservación NOM-151, cuando tu operación de verdad la necesita. No es requisito de validez y casi nadie lo aclara: qué te da la NOM-151 y qué no. Nosotros no la emitimos.
• La verificación de identidad —identificación, selfie, consultas a autoridades—, que en varias plataformas se cobra por evento.
• El envío por un canal que no sea el correo, sea SMS o WhatsApp.
• Los firmantes de más, el reenvío y la reposición de un documento que salió mal.
• El expediente cuando te vas. Si bajar tus documentos firmados y sus acuses tiene costo o plazo, ése es parte del precio: firma electrónica gratis, qué obtienes y qué no.

Cómo se hace la cuenta en una tarde

1. 1Cuenta los contratos que cerraste en cada uno de los últimos tres meses. No documentos enviados: cerrados.
2. 2Anota el mes más alto y la mediana. Si el más alto es más del doble de la mediana, tu demanda es irregular y el compromiso te va a castigar.
3. 3Cuenta los firmantes de los últimos diez contratos y saca el promedio. Ése es tu multiplicador real.
4. 4Cuenta cuántas personas mandan a firmar en tu equipo. Si son una o dos, el cobro por usuario deja de ser caro.
5. 5Pregunta por escrito qué consume una unidad y qué cosas de la lista de arriba están incluidas. Con eso ya puedes dividir: costo del mes entre contratos cerrados.

Lo que ningún modelo incluye

Conservar. El artículo 49 del Código de Comercio obliga al comerciante —a ti, no a tu proveedor— a conservar diez años los documentos de su negocio de manera íntegra y accesible. Ninguna suscripción te releva de eso, y por eso el plan más barato con el expediente encerrado sale más caro que el que te deja bajarlo todo. El argumento completo, con la comparación entre firmar dentro de tu sistema o en una plataforma aparte, está en esa pieza.

Cuándo conviene cambiarte de modelo

• Cuando tres meses seguidos te sobró más de la mitad del plan. No es lealtad, es una suscripción que ya no describe tu operación.
• Cuando dos veces te quedaste corto a mitad de un cierre. Eso ya no es ahorro.
• Cuando la mitad de la factura son extras y no el plan: ahí el modelo que te conviene es otro, no el descuento del mismo.
• Cuando el equipo empezó a compartir una cuenta para no pagar otro asiento. Eso te cuesta el rastro de quién mandó qué, que es justo lo que estás pagando.

Y antes de firmar con quien sea, las ocho preguntas que sí se pueden comprobar en una tarde —con su método al lado— están en cómo elegir plataforma de firma. Nuestro plan gratuito es de diez documentos, sin caducidad, y desde ahí se puede hacer el ejercicio completo: cómo funciona.

De dónde salen las citas

• Código de Comercio, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.