Acta de entrega-recepción de equipo: el documento que decide quién paga el daño
La respuesta corta
El acta de entrega-recepción es el documento con el que quien entrega y quien recibe dejan por escrito qué se entregó, en qué estado y qué día. Importa porque sin ella la ley presume en contra de quien recibió: el artículo 2443 del Código Civil Federal presume que el arrendatario recibió la cosa en buen estado si no hubo descripción expresa, y el artículo 592 del Código de Comercio extingue la responsabilidad del transportista por el solo recibo de las mercancías sin reclamación. La reserva vale si se hace en ese momento, no después.
Qué es y cuándo se firma
Es el documento que levantan las dos partes cuando un bien cambia de manos sin cambiar de dueño: una máquina que se renta, una flotilla que se asigna, un lote que llega al almacén, un equipo que se devuelve al terminar la obra. Se firma en el momento de la entrega y no al día siguiente, porque su valor no está en lo que dice sino en cuándo lo dijo.
- Al entregar equipo o maquinaria rentada, y otra vez al devolverla.
- Al recibir mercancía de un transportista en el andén.
- Al asignar herramienta, vehículos o equipo de cómputo a una persona del equipo.
- Al prestar un bien sin cobrar, que es un comodato y tiene reglas propias.
- Al entregar un inmueble amueblado, donde el inventario es parte del contrato de arrendamiento.
Las dos presunciones que voltea, y las dos van contra quien recibe
En el arrendamiento: el artículo 2443
El artículo 2442 del Código Civil Federal dice que si el arrendatario recibió la cosa con expresa descripción de las partes de que se compone, debe devolverla tal como la recibió, salvo lo que hubiere perecido o se hubiere menoscabado por el tiempo o por causa inevitable. El 2443 completa el cuadro: la ley presume que quien admitió la cosa sin esa descripción la recibió en buen estado, salvo prueba en contrario.
Léelo del lado que te toca. Si rentas equipo, no levantar acta te deja probando que el rayón ya venía. Si lo arriendas, la falta de acta te favorece, hasta el día en que la prueba en contrario es una foto con fecha que sí tenía el otro. El tema completo, con el caso de la maquinaria, está en firma electrónica para renta de equipo y maquinaria.
En el transporte: el artículo 592
Aquí es más seco. La fracción I del artículo 592 del Código de Comercio extingue la responsabilidad del porteador por pérdidas, desfalcos o averías por el recibo de las mercancías sin reclamación. Y la fracción II del artículo 595 obliga al consignatario a abrir y reconocer los bultos en el acto de la recepción cuando el porteador lo solicite: si se rehúsa, el porteador queda libre de toda responsabilidad que no provenga de fraude o dolo. O sea que firmar el acuse sin abrir la caja cierra la puerta ese mismo día.
| Situación | Qué presume la ley sin acta | Artículo |
|---|---|---|
| Recibes equipo rentado | Que lo recibiste en buen estado | 2443 del Código Civil Federal |
| Devuelves equipo rentado con descripción previa | Que debes devolverlo tal como lo recibiste | 2442 del Código Civil Federal |
| Recibes mercancía de un transportista | Que no hay nada que reclamar | 592, fracción I, del Código de Comercio |
| Te niegas a abrir los bultos y el porteador lo pidió | Que el porteador queda libre salvo fraude o dolo | 595, fracción II, del Código de Comercio |
Qué tiene que decir, y qué sobra
- 1Qué se entrega, con número de serie. «Una laptop» no identifica nada; la serie sí, y es lo que hace ejecutable la devolución.
- 2En qué estado, con lo que esté mal escrito con sus palabras: rayón en la tapa, llanta trasera con desgaste, falta un cargador. La descripción expresa es lo que activa el 2442.
- 3Qué viene con el bien: accesorios, cables, llaves, manuales, herramienta. Es lo que casi siempre falta al devolver.
- 4Fecha y hora, porque de ahí cuelgan los plazos y porque en compraventa mercantil hay cinco días para reclamar faltas de calidad o cantidad, desarrollados en compraventa de bienes muebles.
- 5Quién recibe y en qué calidad. El almacenista que firma no siempre puede obligar a la empresa, y ése es un problema distinto: quién puede firmar por una empresa.
- 6Las reservas, que son el único renglón que te salva después.
La reserva va en el mismo acto, no en el correo del lunes
Es el error más caro y el más común. Se firma el acuse «para que el chofer no espere» y el lunes se manda un correo diciendo que faltaban tres piezas. Para el artículo 592 ese acuse ya extinguió la responsabilidad, y el correo llega a discutir contra un documento firmado por quien recibió. Si no te dejan revisar, lo que se escribe en el acta es exactamente eso: que se recibió sin revisar y a reserva de inventario. Una línea escrita en el momento vale más que tres correos después.
Cómo se firma sin detener la operación
El acta se firma donde ocurre la entrega, y ahí no hay impresora. Mandas el documento por WhatsApp al teléfono de quien recibe, firma con el dedo desde la pantalla y quedan las dos copias con su acuse de auditoría: la hora, el archivo y su huella. Eso es lo que convierte una hoja arrugada en la guantera en un documento que puedes exhibir un año después, y cualquiera puede comprobar el archivo en la página de verificación sin abrir cuenta.
Si lo que vas a entregar es un vehículo o herramienta a una persona de tu equipo, el documento que te toca es la carta responsiva y hay plantilla lista. Para todo lo demás, el acta se arma con los seis renglones de arriba y se manda a firmar en el momento. Empezar es gratis: diez documentos, sin tarjeta. Después son $399 MXN al mes, con 500 documentos y usuarios ilimitados.
De dónde salen las citas
- Código de Comercio, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
- Código Civil Federal, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
Preguntas frecuentes
¿El acta de entrega-recepción tiene que ser en papel?
No. El artículo 93 del Código de Comercio da por cumplida la forma escrita con un mensaje de datos que se mantenga íntegro y accesible, y por cumplida la firma si el mensaje es atribuible a las partes; el 1834 bis del Código Civil Federal dice lo equivalente para los actos civiles. Lo que importa es que quede el archivo con su evidencia y que la fecha sea comprobable.
¿Qué pasa si recibo y firmo sin revisar?
En transporte, la fracción I del artículo 592 del Código de Comercio extingue la responsabilidad del porteador por el recibo de las mercancías sin reclamación. En arrendamiento, el artículo 2443 del Código Civil Federal presume que recibiste en buen estado si no hubo descripción expresa. En los dos casos la salida es escribir la reserva en el mismo documento y en el mismo acto.
¿Sirve una foto con fecha en lugar del acta?
Ayuda, pero no es lo mismo. La foto la tomó una sola parte y la otra puede decir que no la conoció; el acta la firman las dos y por eso vale como documento privado reconocido. Lo práctico es usar las dos: la descripción escrita en el acta y las fotos adjuntas al mismo envío, de modo que queden bajo la misma firma.
¿Quién debe firmar por la empresa que recibe?
Quien pueda obligarla. Un almacenista puede acusar la entrega física, pero si el acta incluye aceptación de estado o renuncia a reclamar, ahí ya se está obligando a la empresa, y conviene que firme quien tenga facultades. Es el mismo problema que frena contratos completos por firmarlos con el contacto equivocado.