Firma electrónica para renta de equipo y maquinaria

Dónde se pierde el dinero en este negocio

No en la validez de la firma. En que la máquina sale del patio con una remisión firmada contra el tablero de la camioneta, vuelve con una fisura nueva y nadie puede decir si ya venía. Y en que la devolución llegó a las nueve de la noche, no la firmó nadie, y la renta siguió corriendo en tu sistema pero no en el del cliente. Y cuando el cliente ya se atrasó, lo que ordena el cobro sin pleito es un convenio de pago en parcialidades: fija el calendario y cuántos pagos incumplidos hacen exigible el total.

La presunción que trabaja a tu favor, y cómo se pierde sola

El artículo 2468 del Código Civil Federal dice algo que conviene tener a la mano: "La pérdida o deterioro de la cosa alquilada, se presume siempre a cargo del arrendatario, a menos que él pruebe que sobrevino sin culpa suya". El 2469 va más lejos: aun cuando el daño venga por caso fortuito, es del arrendatario si usó la cosa de un modo no conforme con el contrato.

Cómo se pierde: sin acta de entrega

Esa ventaja se neutraliza cuando no hay acta de entrega. El artículo 2442 obliga a devolver la cosa tal como se recibió cuando se recibió con descripción expresa de las partes de que se compone, y el 2443 cierra la puerta: si el arrendatario la admitió sin esa descripción, la ley presume que la recibió en buen estado. Sin acta detallada al salir, la discusión sobre la fisura la empiezas perdiendo, con presunción legal y todo. Qué tiene que decir ese documento y por qué la reserva va en el mismo acto está en el acta de entrega-recepción de equipo.

Qué firma una arrendadora, y dónde se atora

Los seis se firman desde el patio

Los seis se firman desde un teléfono en el patio o en la obra. El detalle de cerrar por mensajería está en firmar un contrato por WhatsApp, y el documento que más se subestima aquí —la responsiva— tiene su propia guía en carta responsiva para firmar en línea. Del contrato marco conviene revisar antes una cosa que cambia todas las respuestas —si es arrendamiento puro o financiero—, y eso está en contrato de arrendamiento de maquinaria y equipo.

La hora no es un dato administrativo

El artículo 1913 del Código Civil Federal hace responder del daño a quien usa mecanismos, instrumentos o aparatos peligrosos por sí mismos, por la velocidad que desarrollen o por la energía eléctrica que conduzcan, aunque no obre ilícitamente, salvo que pruebe culpa o negligencia inexcusable de la víctima. Una retroexcavadora, una plataforma de tijera y una planta de luz entran en esa descripción sin discusión.

Quién hacía uso del equipo

La pregunta que decide el caso es quién "hacía uso" del equipo cuando ocurrió el daño. Y eso lo contesta la hora: cuándo se entregó, cuándo se recibió de vuelta, quién firmó cada movimiento. Una firma electrónica registra esa hora sola, con su acuse; una remisión de papel la registra con la letra de quien la llenó. Qué debe traer ese registro para sostenerse está en qué es un acuse de auditoría. Y cuando la máquina viaja en la plataforma de un tercero, el recibo de esa entrega corre por su cuenta y con un reloj propio de veinticuatro horas: eso se explica en transporte y logística.

La trampa de rentar con operador

Rentar la máquina es arrendamiento. Rentarla con quien la opera puede no serlo. El artículo 12 de la Ley Federal del Trabajo prohíbe la subcontratación de personal —poner trabajadores propios a disposición de otro en su beneficio—. El 13 sólo permite subcontratar servicios u obras especializadas ajenos al objeto social y a la actividad preponderante de quien los recibe, y con el contratista registrado ante la Secretaría del Trabajo. El 14 exige contrato escrito con el objeto y el número aproximado de trabajadores, y hace responsable solidario a quien contrata si el contratista incumple con los suyos.

Qué significa para el contrato

Para una arrendadora eso significa dos cosas: que el contrato con operador debe decir por escrito qué servicio se presta y con cuántas personas, y que el registro ante la Secretaría —renovable cada tres años, según el artículo 15— es un documento que tu cliente te va a pedir antes de dejar entrar la máquina. Firmar en línea no arregla el fondo, pero garantiza que el contrato existe y está fechado antes del primer día de obra, que es cuando suele faltar. Del otro lado del mostrador, lo que la constructora firma con su propio cliente —y sobre todo la orden de cambio que decide si el extra se cobra— está en firma electrónica para constructoras, y el documento con el que esa obra se contrató, en contrato de obra a precio alzado.

Cómo queda la operación

1. 1El contrato marco se firma una vez por cliente, desde una plantilla.
2. 2La remisión y el acta de entrega salen del mismo formato, con la lista del equipo y sus números de serie ya puestos.
3. 3La liga va al teléfono de quien recibe en obra y se firma ahí, antes de bajar la máquina.
4. 4La devolución se firma igual, y la hora queda registrada sola: nadie tiene que acordarse de anotarla.
5. 5El expediente de cada renta queda completo el mismo día, con el acuse de cada firma.

Es el camino que ya recorrió una operación vecina: la empresa de renta de contenedores cierra por WhatsApp con el enlace de pago en el mismo paso, y el contrato queda listo en minutos.

Qué necesitas para empezar

• Tus formatos actuales en Word o PDF. No hace falta rehacerlos para empezar.
• La lista de equipo con números de serie, para que el acta de entrega no se llene a mano. Si lo que rentas son andamios, la lista va por pieza y por cantidad, y qué más tiene que traer ese contrato está en contrato de renta de andamios. Si lo que rentas es una plataforma de tijera o un brazo articulado, los renglones que deciden el dinero son otros y están en contrato de renta de plataforma de elevación.
• El teléfono de quien recibe en obra, que casi nunca es el mismo que firmó el contrato marco.
• Una cuenta de la empresa para mandar las ligas, no el celular del chofer: cuando esa persona se va, el historial se va con ella.

Si lo que estás eligiendo no es el documento sino la herramienta

Si lo que estás decidiendo no es el documento sino la herramienta, la comparación con nombre propio de las opciones que hay en México para este giro está en las 5 plataformas de firma electrónica para renta de maquinaria y equipo. Si además rentas inmuebles o bodegas, la parte de arrendamiento está en contrato de arrendamiento para firmar en línea. Y si lo que entregas cada semana son consumibles, refacciones o combustible en vez de un equipo en renta, el documento no es un arrendamiento sino otro: contrato de suministro y pedidos abiertos, que no tiene capítulo propio en la ley y por eso depende entero de lo que diga. Puedes mandar tus primeros 10 documentos sin costo desde tu cuenta gratuita. El plan de paga son $399 MXN al mes, con 500 documentos y usuarios ilimitados.

De dónde salen las citas

• Ley Federal del Trabajo, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Código Civil Federal, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.