Plantilla de acta de entrega y devolución de equipo rentado
El contrato dice qué se renta; el acta dice **cómo salió y cómo regresó**. Es la hoja que se firma en la bodega o en la obra, con el equipo enfrente, y la que se saca el día que un cliente jura que la plataforma ya venía doblada.
Es un solo formato para los dos momentos. Al entregar, eliges «Entrega del equipo» y queda asentado desde qué día corre la renta. Al recoger, eliges «Devolución» y queda asentado qué regresó, qué faltó y desde qué día deja de correr.
La firman la rentadora y el cliente, y en el cuerpo queda el nombre de quien atendió en sitio: el residente, el encargado o el operador que recibió las llaves.
Qué trae la plantilla
- Qué se hace constar. Entrega o devolución, con lugar, fecha y el contrato al que corresponde.
- Quién atiende en sitio. El nombre y el cargo de quien recibe o entrega por el cliente.
- Piezas. Cantidad, descripción y número de serie de cada una.
- Estado. Horómetro, carga de batería, combustible y las pruebas que se hicieron en sitio.
- Faltantes o daños. Lo que no regresó o regresó dañado; en la entrega, «ninguno».
- La descripción manda. El equipo se devuelve como se recibió, salvo desgaste, y la pérdida se presume del cliente.
- Cómo queda. Empieza la renta, devolución completa que libera la garantía, o devolución con faltantes a cargo del cliente.
- Firma electrónica. Desde el lugar de la entrega, con hora y dispositivo en el acuse.
Y la forma, que es lo que distingue un contrato hecho de uno bajado de internet:
- Una tabla de tres renglones: piezas, estado, y faltantes o daños. Es lo que se lee de un vistazo cuando hay que reclamar.
- El mismo documento se firma dos veces por renta: una al entregar y otra al recoger. Las dos quedan fechadas y con su acuse.
- Cabe en una hoja y la firman dos partes.
Lo que capturas
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Entrega o devolución | ENTREGA DEL EQUIPO |
| Rentadora y cliente | Andamios y Plataformas del Bajío, S.A. de C.V. |
| Contrato al que corresponde | contrato de renta firmado el 6 de octubre de 2026 |
| Dónde se entrega o se recoge | la obra de Calle Morelos 300, León, Gto. |
| Quién atiende en sitio | Ing. Raúl Pérez, residente de obra |
| Piezas, estado y faltantes | 40 marcos, 20 crucetas y 8 plataformas; completo; ninguno |
| Ciudad y fecha | León, Guanajuato |
Qué dice la ley
Dos artículos del Código Civil Federal explican por qué esta hoja vale más que el contrato el día de la devolución. El 2442: si el arrendatario recibió la cosa con expresa descripción de sus partes, debe devolverla tal como la recibió, salvo lo que se haya menoscabado por el tiempo o por causa inevitable. El 2443: si la admitió sin esa descripción, la ley presume que la recibió en buen estado.
Leídos juntos, el acta trabaja para los dos. A la rentadora le da la referencia para cobrar lo que falte; al cliente le deja escrito que la plataforma ya venía rayada y que eso no es suyo.
Las fechas también cuentan dinero. La renta se debe desde el día en que el cliente recibe el equipo (2426) y hasta el día en que lo entrega (2429). El acta de entrega abre la cuenta y la de devolución la cierra, con hora y fecha que nadie tiene que reconstruir de memoria.
Y lo que falta o regresa dañado se presume a cargo del cliente salvo que pruebe que no tuvo culpa (2468). El acta firmada es esa prueba, para un lado o para el otro.
Esto no es asesoría legal. Las preguntas generales están en la guía legal.
La devolución completa es la que libera el pagaré
El cliente que firmó un pagaré de garantía quiere recuperarlo, y con razón. El acta de devolución con «devolución completa» es el papel con el que se le regresa: deja escrito que el equipo volvió sin más desgaste que el del uso y que, pagadas las rentas y el flete, la garantía se devuelve.
Cuando regresa con faltantes, la misma acta lo dice con las piezas y su descripción, y la garantía se queda hasta que se arregle. Algunas rentadoras le llaman constancia de cancelación; es lo mismo, con la ventaja de que aquí la firman los dos.
Cómo se llena en la obra
Las piezas se copian del contrato y se ajustan a lo que de verdad salió del camión. El horómetro se lee del tablero, no del último servicio. En la devolución, primero se cuenta y después se firma: si falta una cruceta, se escribe antes de firmar, no después.
El residente o el operador firma desde su celular en ese momento, y la hora queda en el acuse. Si hay fotos del equipo, se toman a la misma hora: el acta dice qué se vio, las fotos lo muestran.
El documento que explica qué debe traer una entrega-recepción y por qué es el acta de entrega-recepción de equipo; ésta es la que se firma.
Una por cada salida de la semana
Una rentadora con veinte salidas a la semana firma cuarenta actas. La plantilla guarda los datos de tu empresa y del cliente; en cada salida sólo cambian las piezas, el estado y la fecha, y cada acta queda guardada junto a su contrato de renta.
Preguntas frecuentes
- ¿Para qué sirve el acta si ya tengo el contrato firmado?
- El contrato dice qué se renta; el acta dice en qué estado salió y en qué estado regresó. Sin descripción expresa de las piezas, el artículo 2443 del Código Civil Federal presume que el cliente recibió el equipo en buen estado, y pierdes la referencia para cobrar un daño.
- ¿Es la misma acta para entregar y para recibir?
- Sí, el mismo formato con un campo que dice qué se hace constar. Se firma una vez al entregar y otra al recoger, y cada una queda con su fecha y su acuse.
- ¿Con esta acta le regreso el pagaré al cliente?
- Es el papel que lo justifica. La opción «devolución completa» deja escrito que el equipo volvió sin faltantes y que, pagadas las rentas y el flete, la garantía se devuelve. Si regresó con faltantes, se anotan y la garantía se queda hasta que se cubran.
- ¿Quién firma por el cliente en la obra?
- Firma el cliente, y en el cuerpo del acta queda el nombre y el cargo de quien atendió en sitio, como el residente o el encargado. Así se sabe quién vio el equipo sin cambiar quién es la parte del contrato.
- ¿Qué pasa si el cliente no quiere firmar la devolución con faltantes?
- El acta queda esperando su firma, con lo que tú asentaste y la hora en que lo hiciste. Si el equipo no vuelve o no se arregla, lo que sigue está en la guía de qué hacer cuando el cliente no devuelve el equipo rentado. Esto no es asesoría legal.