Qué no se puede firmar electrónicamente en México: la lista real

La lista que circula, y por qué no sirve

Busca el tema en español y vas a encontrar cuatro veces la misma lista: documentos notariales, documentos de identidad, documentos bancarios y resoluciones judiciales. Ninguna de las páginas que la publica cita un artículo. No es un detalle de forma: sin el artículo no hay manera de saber si estás leyendo la ley o el resumen que alguien hizo de otro resumen.

Comparada contra la ley, esa lista tiene tres problemas. Mete en el mismo renglón cosas que quedan fuera por razones distintas, y la razón es justo lo que necesitas, porque cada una deja abierta una salida diferente. Incluye cosas que sí se firman electrónicamente todos los días. Y omite el matiz que más caro sale: que un acto necesite notario no significa que no pueda tocar un medio electrónico.

La regla mexicana va en el sentido contrario

Antes de las excepciones conviene fijar la regla, porque en México es ancha. El artículo 93 del Código de Comercio dice que cuando la ley exija la forma escrita para los actos, convenios o contratos, ese supuesto se tiene por cumplido tratándose de un mensaje de datos "siempre que la información en él contenida se mantenga íntegra y sea accesible para su ulterior consulta, sin importar el formato en el que se encuentre o represente". Su segundo párrafo se ocupa de la firma: cuando la ley además la exija, el requisito se tiene por cumplido "siempre que éste sea atribuible a dichas partes".

En materia civil la regla equivalente es el 1834 bis del Código Civil Federal, adicionado desde el 29 de mayo de 2000: los supuestos del artículo anterior —que exige que el documento lo firmen todas las personas obligadas— "se tendrán por cumplidos mediante la utilización de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología", con dos condiciones, que la información sea atribuible a las personas obligadas y accesible para su ulterior consulta.

Con esas dos reglas encima, la pregunta útil deja de ser qué documentos se pueden firmar electrónicamente —casi todos— y pasa a ser qué actos piden algo más que forma escrita y firma.

No existe una lista oficial, y la ley lo admite

Este es el dato que no aparece en ninguna de las páginas que publican la lista. La Ley de Firma Electrónica Avanzada —la ley federal que la gente supone que gobierna todo esto— dice en su artículo 4: "Las disposiciones de esta Ley no serán aplicables a los actos en que no sea factible el uso de la firma electrónica avanzada por disposición de ley o aquéllos en que exista previo dictamen de la Secretaría. Tampoco serán aplicables a las materias fiscal, aduanera y financiera."

Léelo despacio. La ley reconoce que existen actos donde no es factible usar firma electrónica avanzada "por disposición de ley", y no dice cuáles. No hay anexo, no hay catálogo, no hay registro público de actos excluidos. La exclusión se descubre leyendo la ley particular que rige cada acto, una por una. Y hay una segunda vía de exclusión que casi nadie menciona: el dictamen previo de la Secretaría, que puede sacar un trámite concreto del régimen sin que eso aparezca en ningún código.

El segundo párrafo del mismo artículo 4 manda los actos de comercio y las inscripciones en el Registro Público de Comercio al Código de Comercio, que es donde vive la regla ancha que acabamos de ver. Por eso una lista que empieza en la Ley de Firma Electrónica Avanzada y la aplica a un contrato entre dos empresas está usando la ley equivocada desde el primer renglón.

Las cuatro razones por las que un acto se sale

Los actos que de verdad quedan fuera se salen por una de cuatro razones, y saber cuál te toca es lo que decide qué puedes hacer. En tres de las cuatro te queda bastante margen.

1. El acto pide fedatario o ratificación ante una autoridad

Es la razón más común y la peor explicada. El Código Civil Federal exige escritura pública para vender un inmueble cuyo valor de avalúo exceda de trescientas sesenta y cinco veces el salario mínimo diario (artículo 2320), y por debajo de ese umbral permite documento privado firmado ante dos testigos, pero con las firmas ratificadas ante notario, juez o Registro Público de la Propiedad (artículo 2317). El mandato pide escritura pública o carta poder con firmas ratificadas cuando es general, cuando el negocio supera mil veces el salario mínimo, o cuando por él se va a ejecutar un acto que deba constar en instrumento público (artículo 2555).

En materia laboral pasa lo mismo con el convenio que se quiere volver cosa juzgada: la comparecencia ante el Centro de Conciliación no se sustituye con una liga, y está explicado con sus artículos en convenio de terminación laboral con firma electrónica.

Y aquí viene la vuelta de tuerca que ninguna lista trae. La ley no dice que el acto no pueda ser electrónico; dice que necesita al fedatario. No es lo mismo. El segundo párrafo del 1834 bis del Código Civil Federal contempla el camino completo: cuando la ley exija que un acto se otorgue en instrumento ante fedatario público, "éste y las partes obligadas podrán generar, enviar, recibir, archivar o comunicar la información que contenga los términos exactos en que las partes han decidido obligarse, mediante la utilización de medios electrónicos", y el fedatario hace constar en el instrumento los elementos por los que esa información se atribuye a las partes. El tercer párrafo del artículo 93 del Código de Comercio dice lo mismo para la materia mercantil.

O sea: lo que no puedes es saltarte al notario. Lo que sí puedes es que todo lo que llega hasta él viaje por medios electrónicos. En una operación real eso es la mayor parte del expediente.

2. El papel vale por sí mismo

Un contrato prueba una obligación; un título de crédito es la obligación. El artículo 5o. de la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito los define como los documentos necesarios para ejercitar el derecho literal que en ellos se consigna, y el 17 obliga al tenedor a exhibir el título para cobrarlo. Por eso un pagaré en PDF no funciona como pagaré: la reforma del 26 de marzo de 2024 abrió los títulos de crédito electrónicos, pero con condiciones que un archivo suelto no cumple. Está desarrollado en pagaré con firma electrónica, incluidas las cuatro condiciones y qué te queda si lo firmas de todos modos.

El cheque cae aquí por la misma razón, y no por la que dan las listas. No es que los bancos tengan "sistemas de seguridad adicionales": es que el cheque es un título de crédito y su régimen es el de la incorporación.

3. El acto exige presencia, o es personalísimo

El matrimonio pide que los pretendientes estén presentes ante el Juez del Registro Civil el día y la hora señalados, con dos testigos cada uno que acrediten su identidad (artículo 102 del Código Civil Federal). El testamento tiene formas tasadas: el público abierto se otorga ante notario (1511) y el ológrafo tiene que estar escrito de puño y letra del testador y firmado por él (1550 y 1551). Un testamento no es un contrato y no se rige por las reglas de arriba.

Con un matiz que casi nadie conoce, y que va en la dirección contraria a la que todos suponen: en la Ciudad de México sí existe un testamento público abierto por medios electrónicos, agregado como artículo 1520 Bis del Código Civil local por el decreto publicado en la Gaceta Oficial el 4 de agosto de 2021. No es un testamento en línea de uso general: procede sólo en supuestos de urgencia o aislamiento, y el notario tiene que ver, oír y hablar con el testador de manera directa y en tiempo real durante todo el otorgamiento. Es ley local, no federal, y sigue teniendo notario adentro. Otra vez: la barrera nunca fue la validez de la firma, fue la forma que el acto exige.

4. Es electrónico, pero no con tu firma

Este grupo confunde a mucha gente porque no es un "no se puede", es un "no con ésa". Presentar una declaración, timbrar una factura o promover ante ciertas autoridades exige una firma concreta —la e.firma del SAT o la que esa autoridad expida—, no cualquier firma electrónica. Que tu plataforma no sirva para ese trámite no dice nada sobre si sirve para tus contratos: son regímenes distintos, y el propio artículo 4 de la Ley de Firma Electrónica Avanzada saca de su ámbito las materias fiscal, aduanera y financiera. La diferencia entre las dos cosas está en ¿sirve la e.firma del SAT para firmar contratos?.

Lo que no está en la lista, aunque todos lo digan

• Las resoluciones judiciales. Es el error más grande de la lista que circula. El último párrafo del artículo 318 del Código Nacional de Procedimientos Civiles y Familiares dice que los documentos firmados en forma autógrafa o electrónica, simple o avanzada, emitidos por autoridades "tendrán el mismo valor y serán tratados con las mismas condiciones que los que se hayan elaborado físicamente, autenticados con firma autógrafa". El mismo código define la firma electrónica simple como la que "produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa" (artículo 3, fracción XXI). Los tribunales no es que no puedan: llevan años firmando así.
• Los documentos de identidad. Un pasaporte o una credencial no se "firman" en el sentido de este artículo: se expiden. Meterlos en una lista de documentos que no admiten firma electrónica es un error de categoría, no una regla.
• Los contratos de monto alto. No hay umbral general de dinero que obligue a papel. Los umbrales que existen son específicos: el del inmueble (2320) y el del mandato (2555). Un contrato de servicios de siete cifras se firma igual que uno de cuatro.
• Los contratos de trabajo. Se firman electrónicamente y la Ley Federal del Trabajo tiene régimen probatorio propio para el documento digital. Lo que sí cambia es quién carga con la prueba, que es harina de otro costal.
• Las transferencias bancarias. Aparecen en la lista de "documentos bancarios" y son, literalmente, operaciones electrónicas firmadas con factores de autenticación. Que una lista las incluya es la mejor señal de que nadie la revisó.

Cómo saber en dos minutos si tu documento entra

1. 1¿Alguna ley exige que este acto conste en escritura pública o que las firmas se ratifiquen ante una autoridad? Inmuebles por arriba del umbral, poderes generales, convenios laborales que buscan efectos de sentencia. Si sí, necesitas al fedatario; el resto del expediente puede ser electrónico.
2. 2¿Es un título de crédito? Pagaré, letra de cambio, cheque. Si sí, el archivo firmado te sirve como prueba de la deuda, no como título ejecutivo.
3. 3¿La ley exige que alguien esté presente? Matrimonio, testamento, comparecencias. Si sí, no hay firma que lo sustituya.
4. 4¿Es un trámite ante una autoridad? Si sí, pregunta qué firma acepta esa autoridad en particular, no si "la firma electrónica es válida".
5. 5Si contestaste que no a las cuatro, adelante. No estás en ninguna excepción, y lo que decide la solidez del documento ya no es el tipo de firma sino la evidencia que quede alrededor.

Ese último punto es el que conviene no perder de vista. Fuera de las cuatro razones de arriba, la discusión no es si vale: es qué tan fácil va a ser sostenerlo si alguien lo niega. Las dudas más frecuentes sobre eso están reunidas en las preguntas legales frecuentes.

De dónde salen las citas

• Código de Comercio, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Ley de Firma Electrónica Avanzada, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Ley Federal del Trabajo, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Código Civil Federal, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Código Nacional de Procedimientos Civiles y Familiares, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.