¿Cuánto tiempo hay que guardar un contrato firmado en México?

La pregunta se contesta en una línea y casi siempre se contesta mal. Los tres plazos están publicados y son fáciles de encontrar: diez años, cinco años, un año. Lo que no está escrito en ninguna página mexicana del tema es el renglón que cambia la respuesta: el día en que cada uno empieza a contar. Y no es el día de la firma en ninguno de los tres.

La consecuencia es práctica. Un contrato de arrendamiento de tres años firmado hoy no se puede tirar en 2031 por mucho que hayan pasado cinco años: el reloj fiscal de ese contrato apenas arranca en 2030. Quien calcula desde la firma destruye expedientes que todavía le van a pedir.

Los tres plazos, y de dónde sale cada uno

Un mismo contrato suele caer en más de una materia a la vez, y cuando eso pasa manda el plazo que termine más tarde. No se elige el más cómodo.

• Mercantil: diez años, mínimo. El artículo 49 del Código de Comercio obliga al comerciante a conservar «por un plazo mínimo de diez años» los originales de las cartas, telegramas, mensajes de datos o cualesquiera otros documentos en que se consignen contratos, convenios o compromisos que den nacimiento a derechos y obligaciones. El artículo 46 pone el mismo mínimo de diez años para los libros, registros y documentos del negocio, y añade un detalle que casi nunca se cita: los herederos del comerciante tienen la misma obligación.
• Fiscal: cinco años, contados desde la declaración. El artículo 30 del Código Fiscal de la Federación fija cinco años «contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas». No desde la firma: desde la declaración.
• Laboral: hasta un año después de la relación. El artículo 804, fracción I de la Ley Federal del Trabajo obliga al patrón a conservar y exhibir en juicio el contrato individual de trabajo, y el último párrafo le pone el plazo: mientras dure la relación laboral y hasta un año después. Las listas de raya, los controles de asistencia y los comprobantes de utilidades, vacaciones y aguinaldos van por otro camino —el último año y un año después de que se extinga la relación—.

El reloj fiscal no arranca el día de la firma

Aquí está el hallazgo, y está en el mismo párrafo tercero del artículo 30 que todos citan por su primera mitad. Dice que tratándose de la contabilidad y de la documentación correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, el plazo de cinco años «comenzará a computarse a partir del día en el que se presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos».

Un contrato no es un acto que se agota al firmarse. Un arrendamiento produce efectos fiscales cada mes que se cobra la renta; un contrato de prestación de servicios, cada vez que se factura; un crédito, mientras se pagan intereses. Mientras el contrato siga produciendo esos efectos, el plazo todavía no empezó.

El mismo párrafo trae una tercera regla que vale conocer: cuando sobre algún concepto se promovió un recurso o un juicio, el plazo para conservar la documentación se cuenta a partir de la fecha en la que quede firme la resolución que les ponga fin. Un pleito no sólo suspende el reloj: lo reinicia.

Los contratos que no se tiran nunca

El mismo artículo 30 enumera documentos a los que no les pone cinco años sino todo el tiempo «en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate». Entre ellos están las actas constitutivas de las personas morales, los contratos de asociación en participación, las actas de aumento o disminución de capital social, las de fusión y escisión, y las declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio de contribuciones federales.

Para una empresa chica eso se traduce en una regla simple: el expediente societario y los contratos que dan vida a una relación de largo plazo no entran al calendario de depuración. Se guardan mientras la figura exista, y la firma electrónica ayuda precisamente aquí, porque un archivo con su acuse no se decolora ni se moja en una bodega.

El plazo más corto es el que sale más caro

Un año después de terminada la relación parece poco al lado de los diez mercantiles, y es el plazo que más dinero cuesta incumplir. La razón está en el artículo 805 de la Ley Federal del Trabajo: si el patrón no conserva ni exhibe los documentos del 804, se establece la presunción de ser ciertos los hechos que el trabajador exprese en su demanda en relación con esos documentos, salvo prueba en contrario.

O sea que no se pierde una prueba: se gana la contraria. Ningún otro plazo de conservación en el derecho mexicano tiene esa consecuencia. Cómo se desahoga un documento digital en un juicio laboral, con el 784 y el 836-D, está desarrollado en contrato individual de trabajo con firma electrónica, y el expediente completo de recursos humanos —no sólo el contrato— en firma electrónica para recursos humanos.

Si el documento se firmó con e.firma o con sello digital, el plazo lo fija el SAT

Es el renglón más ignorado del artículo 30 y está escrito en una sola línea: «Los documentos con firma electrónica avanzada o sello digital, deberán conservarse de conformidad con las reglas de carácter general que al efecto emita el Servicio de Administración Tributaria». Para un contrato firmado con la e.firma del SAT el plazo deja de leerse sólo en el Código y hay que ir a la resolución miscelánea vigente. Para un contrato firmado con firma simple y acuse, el plazo es el del Código y punto.

Diez años es un piso, no una meta

El artículo 49 dice «plazo mínimo» y la palabra está ahí por algo. El artículo 1047 del Código de Comercio establece que, cuando ese Código no fija un plazo más corto, la prescripción ordinaria en materia comercial se completa con el transcurso de diez años. Los dos números coinciden y no es casualidad: el documento tiene que sobrevivir todo el tiempo en que a alguien le pueden reclamar con él.

De ahí sale el criterio práctico cuando las materias se cruzan: se guarda hasta que se cumpla el último de los plazos aplicables, y si el contrato sigue produciendo obligaciones, se guarda. El calendario de depuración no se arma por tipo de archivo sino por fecha de vencimiento del plazo más largo de cada expediente.

Guardar no es tener la suscripción al día

El segundo párrafo del artículo 49 pone la condición que convierte la obligación en algo operativo: para que un mensaje de datos cuente como original se requiere que la información «se haya mantenido íntegra e inalterada a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva y sea accesible para su ulterior consulta». El artículo 46 bis permite conservar o digitalizar en medios electrónicos siempre que se observe la norma oficial mexicana sobre digitalización y conservación de mensajes de datos.

«Accesible para su ulterior consulta» es la parte que se rompe en la práctica, y casi nunca por razones legales: se rompe porque el expediente vive detrás de una cuenta. Qué se apaga y en qué orden cuando dejas de pagar está en si dejo de pagar la plataforma, y a quién le toca tener el archivo en su poder, con el artículo 95 bis 2 de por medio, en dónde se guardan los contratos firmados. Lo que cuesta mantener ese acceso durante los años del plazo está desglosado en cuánto cuesta firmar contratos en línea.

Un apunte sobre la NOM-151-SCFI-2016, porque es donde más se confunde el plazo con la prueba: la constancia de conservación no alarga ningún plazo, acredita que el documento no cambió desde una fecha. La emite un prestador acreditado y SignSolú no lo es; qué da y qué no está en qué te da la NOM-151 y en la constancia de conservación.

Qué hacer con esto hoy

1. 1Marca cada expediente con su fecha de salida, no con su fecha de firma. Es un campo más en la hoja donde ya controlas vencimientos, y es el único dato que después permite depurar sin miedo. Cómo se fija la fecha que manda está en control de vigencias y renovaciones.
2. 2Para los contratos con efectos que se prolongan, apunta el último ejercicio. El reloj fiscal arranca con la declaración de ese ejercicio, así que ése es el dato que hay que registrar al cerrar el contrato, no al firmarlo.
3. 3Guarda el PDF firmado y su acuse juntos, en tu propio archivo. Son dos archivos y con ellos la integridad se comprueba después en la página de verificación sin depender de ninguna plataforma. Qué campos debe traer ese acuse está en qué es un acuse de auditoría.
4. 4Y no depures el expediente societario. Actas constitutivas, asociaciones en participación y movimientos de capital se conservan mientras subsista la sociedad o el contrato, por el propio artículo 30.

Si lo que te falta es tener los documentos firmados y en un solo lugar desde el principio, los primeros 10 documentos son gratis y sin tarjeta en tu cuenta; el plan de paga son $399 MXN al mes con 500 documentos y usuarios ilimitados. Lo que no cambia con ninguna plataforma es el plazo: lo fija la ley y es tuyo.

De dónde salen las citas

• Código de Comercio, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Ley Federal del Trabajo, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Código Fiscal de la Federación, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.