Plantilla de acta administrativa por daños a bienes de la empresa
Esta acta documenta un daño a un bien de la empresa causado por el trabajador durante las labores o con motivo de ellas. Y hace algo que el formato genérico no hace: obliga a decidir cuál de las dos causales se invoca, porque no piden lo mismo.
La fracción V del artículo 47 pide intención. La fracción VI admite el daño sin dolo, pero sólo si es grave y si la negligencia del trabajador fue la causa única del perjuicio. Escribir «ocasionó daños» sin decir cuál de las dos es lo que después no se sostiene.
Y hay una segunda decisión, que en la práctica es la que más importa: cobrar el daño y terminar la relación son cosas distintas, con reglas distintas. El descuento por nómina tiene un tope legal que ningún acuerdo firmado levanta, y por eso el acta asienta el bien y su costo estimado antes de que alguien proponga un plan de pagos.
Firman cuatro: quien levanta el acta por el patrón, el trabajador y dos testigos con domicilio. El acta prueba el hecho; no es el aviso de rescisión del artículo 47 ni lo sustituye.
Qué trae la plantilla
- Quiénes intervienen. El patrón por conducto de quien levanta el acta, con su puesto; el trabajador; y dos testigos con nombre y domicilio.
- Datos de la relación. Puesto del trabajador, fecha de ingreso y jornada, para ubicar el hecho dentro de las labores.
- Qué pasó. La descripción del hecho con fecha, en orden y sin calificarlo todavía.
- Qué bien se dañó. El equipo, la maquinaria, la mercancía o la instalación, identificado.
- Costo estimado. Lo que cuesta repararlo o reponerlo, que es la base de la gravedad y del descuento.
- Cómo se causó. Con intención, o sin ella pero con una negligencia que fue la causa única del daño.
- Pruebas. Con qué se sostiene: el reporte del supervisor, la bitácora del equipo, las fotografías, la cotización.
- Manifestación del trabajador. Lo que dijo al ser oído, o que no quiso manifestar nada.
- Representación sindical. Si interviene y quién, o por qué no interviene.
- Declaración de cada testigo. Qué le consta a cada uno y si lo presenció de manera directa.
- Cierre, lectura y ratificación. Hora de apertura y de cierre, lectura del acta y ratificación de quienes la firman.
Y la forma, que es lo que distingue un contrato hecho de uno bajado de internet:
- El costo va con cifra y con de dónde sale: una cotización o una factura de reposición, no un número redondo puesto al aire.
- La calificación del hecho es un campo aparte de la narración, a propósito: primero lo que pasó, después con qué fracción se lee.
- No trae autorización de descuento en blanco. El descuento tiene tope legal y se pacta aparte, con su cuenta.
- Los dos testigos van con domicilio, porque el acta se ratifica ante el Tribunal por quienes la firman.
Lo que capturas
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Patrón y domicilio del centro de trabajo | Restaurantes del Pacífico, S.A. de C.V. |
| Quién levanta el acta y su puesto | Diego Rosales Gómez, gerente de sucursal |
| Trabajador, puesto, ingreso y horario | José Luis Hernández Ruiz, cocinero |
| Qué pasó | operó el montacargas a exceso de velocidad y golpeó un rack de almacenamiento |
| Qué bien se dañó | un rack de almacenamiento y la mercancía que sostenía |
| Costo estimado de reparación o reposición | $38,000.00 |
| Cómo se causó el daño | sin intención, pero con una negligencia tal que fue la causa única del daño |
| Dos testigos con domicilio y su declaración | Ana Karen Soto Ibarra, Calle Morelos 21, Centro, Tepic, Nay. |
Qué dice la ley
Las dos causales están en el artículo 47 de la Ley Federal del Trabajo y hay que elegir una. La fracción V: «Ocasionar el trabajador, intencionalmente, perjuicios materiales durante el desempeño de las labores o con motivo de ellas, en los edificios, obras, maquinaria, instrumentos, materias primas y demás objetos relacionados con el trabajo.» La fracción VI: los mismos perjuicios «siempre que sean graves, sin dolo, pero con negligencia tal, que ella sea la causa única del perjuicio».
Lo que no es daño imputable está escrito y se olvida seguido: por la fracción VI del artículo 134 el trabajador no responde del deterioro que origine el uso de los bienes, ni del producido por caso fortuito, fuerza mayor o por la mala calidad o defectuosa construcción del objeto. Un equipo que se rompe porque ya estaba para romperse no es esta causal.
Cobrar el daño por nómina tiene tope, y es doble: por la fracción I del artículo 110 la deuda por errores, pérdidas, averías o adquisición de artículos no puede exceder del importe de un mes de salario, y el descuento convenido no puede ser mayor del 30% del excedente del salario mínimo. Ningún acuerdo firmado levanta esos dos topes.
Y hay dos relojes distintos, los dos de un mes, en la fracción I del artículo 517: la acción del patrón para despedir corre desde que conoce la causa, y la de disciplinar o descontar corre desde que se comprueban los errores, pérdidas o averías. Por eso el acta asienta la fecha del hecho y la fecha en que se estimó el costo.
Esto no es asesoría legal. Las preguntas generales están en la guía legal.
Fracción V o fracción VI: la decisión que cambia el acta
Las dos causales terminan igual —rescisión sin responsabilidad— y se prueban al revés. Elegir mal es la forma más común de perder un caso que estaba ganado.
Fracción V: hubo intención
Lo que hay que probar es el propósito, y eso rara vez se prueba con una sola declaración. Sirven la secuencia de los hechos, el aviso previo que se ignoró, las advertencias por escrito. Si la intención no se puede sostener, invocarla es peor que no invocarla.
Fracción VI: no hubo intención, pero el daño es grave
Aquí entran dos requisitos extra y los dos son del acta: que el perjuicio sea grave —y la gravedad se argumenta con el costo y con lo que dejó de operar— y que la negligencia haya sido la causa única. Si además falló el mantenimiento o el equipo ya venía dañado, la causa deja de ser única.
Ninguna de las dos: el uso normal y el caso fortuito
La fracción VI del artículo 134 saca del reclamo el deterioro por uso, el caso fortuito, la fuerza mayor y la mala calidad o defectuosa construcción del bien. Vale la pena revisarlo antes de levantar el acta, porque es donde se cae la mitad de los expedientes de equipo.
Documentar el daño no es cobrarlo
Son dos decisiones separadas y conviene tomarlas en ese orden. Primero el acta, que fija qué pasó, qué se dañó y cuánto cuesta. Después, y sólo si se decide no terminar la relación, la cuenta del descuento con sus dos topes: un mes de salario como deuda máxima y 30% del excedente del salario mínimo como descuento.
La línea que traen casi todos los formatos de responsiva —que quien recibe autoriza el descuento de «cualquier daño, pérdida o robo»— promete lo que la ley no permite. Está desarrollado en qué le hago firmar cuando un empleado se lleva una laptop, y la versión que sí aguanta está en carta responsiva.
Cuando el daño se acompaña de un faltante de dinero o de mercancía, la causal es otra y el acta también: va en acta administrativa por falta de probidad.
La misma acta para cada equipo y cada cuadrilla
En obra, en bodega y en una flotilla el daño no es un evento raro: es una parte del mes. La plantilla se llena en el lugar, sale con la misma estructura para cada cuadrilla y cada acta queda con su fecha y su hora de firma, que es lo que permite después distinguir el golpe del martes del golpe del jueves.
Si lo que se devolvió es el equipo y hay que dejar constancia de en qué estado llegó, el documento es el acta de entrega-recepción: está en acta de entrega-recepción de equipo.
Preguntas frecuentes
- ¿Puedo descontarle del sueldo lo que rompió?
- Con dos topes que no se pueden pactar en contra. Por la fracción I del artículo 110 de la Ley Federal del Trabajo la deuda por errores, pérdidas o averías no puede exceder del importe de un mes de salario, y el descuento convenido no puede ser mayor del 30% del excedente del salario mínimo. Una autorización firmada para descontar «lo que sea» no levanta ninguno de los dos. Esto no es asesoría legal.
- ¿Tengo que probar que lo hizo a propósito?
- Sólo si invocas la fracción V del artículo 47, que es la de daño intencional. La fracción VI permite el daño sin dolo, pero pide dos cosas más: que el perjuicio sea grave y que la negligencia del trabajador haya sido la causa única. El acta te obliga a decir cuál de las dos estás usando.
- ¿Y si el equipo ya estaba fallando?
- Entonces la negligencia difícilmente es la causa única, que es lo que pide la fracción VI. Y por la fracción VI del artículo 134 el trabajador no responde del deterioro por el uso, ni del daño por caso fortuito, fuerza mayor o mala calidad o defectuosa construcción del bien.
- ¿Cuánto tiempo tengo para levantar el acta?
- La fracción I del artículo 517 da un mes, y corre distinto según qué quieras hacer: para despedir, desde que el patrón conoce la causa; para disciplinar o descontar, desde que se comprueban las pérdidas o averías. Por eso el acta anota la fecha del hecho y la fecha en que se estimó el costo.
- ¿Hace falta poner el costo si todavía no tengo la cotización?
- Conviene poner el costo estimado y de dónde sale, aunque sea preliminar. Es la base de la gravedad que exige la fracción VI y del tope del descuento, y un acta sin cifra deja las dos cosas al aire.
- ¿Los dos testigos pueden ser de otra sucursal?
- Lo que importa es qué le consta a cada uno: el acta recoge su declaración y si presenció los hechos de manera directa o sólo el levantamiento del acta. Van con domicilio porque quienes la firman son los que después la ratifican ante el Tribunal.