¿Cómo le mando el contrato firmado a mi cliente automáticamente?

Dónde está el trabajo manual de verdad

Casi nadie contrata una plataforma de firma para firmar. La contrata para dejar de perseguir. Pero en muchas operaciones el seguimiento sólo se mueve: antes alguien perseguía firmas, ahora alguien tiene que entrar al panel, descargar el PDF, buscar el correo del cliente y mandarlo. Es cinco minutos por documento, y es el paso que se olvida cuando hay prisa, que es casi siempre. Si tu duda es la anterior a ésta —si la copia llega sola y qué pasa cuando el firmante no dejó correo—, está contestada en ¿el contrato firmado le llega solo al cliente?. Esta página es la siguiente: qué debe llevar ese envío y cuándo debe dispararse.

El costo no es el tiempo. Es que el cliente se queda sin su copia y, cuando la pide, nadie recuerda si se mandó. Esa duda se paga dos veces: una ahora, buscando en el panel, y otra dentro de un año, cuando hay que probar qué versión firmó. El problema de fondo es el mismo que resuelve dónde se guardan los contratos firmados.

Qué tiene que llevar el envío automático

El acuse no es un adorno. El artículo 1298-A del Código de Comercio estima la fuerza probatoria de un mensaje de datos primordialmente por la fiabilidad del método con que fue generada, archivada, comunicada o conservada la información, y eso es exactamente lo que el acuse documenta. Qué campos debe traer está en qué es un acuse de auditoría y qué debe traer, y qué queda registrado de cada firmante, en qué evidencia queda de que una persona firmó.

El detalle que rompe el automatismo: varios firmantes

Un contrato con arrendatario y fiador, o una responsiva con el trabajador y dos testigos, tiene un momento de cierre y varios momentos de firma. Si el envío se dispara con cada firma, el primero recibe un documento incompleto y vuelve a preguntar; si espera al último, cada quien recibe la versión final una sola vez. Cómo se ordena está en mandar el mismo contrato a varias personas a la vez y varios firmantes en un documento: el orden importa.

El caso incómodo es el intermedio: uno firmó y el otro no. Ahí no hay nada que mandar como contrato cerrado, y conviene no mandarlo: un contrato firmado sólo por una parte explica qué sostiene y qué no. Lo que sí sirve es saber quién falta sin llamar a nadie, y recordárselo: cuando el cliente no firma, recordatorios que funcionan, con sus plazos en cuánto vencimiento ponerle a una liga y la salida de cómo se cancela una liga ya mandada.

Y el canal: WhatsApp no es un lujo aquí

Si el cliente firmó desde una liga que le llegó por WhatsApp, el PDF firmado por correo es un documento que no va a abrir hoy. Mandarlo por el mismo canal donde ya estaba la conversación es lo que hace que la copia llegue a leerse. La validez de cerrar por ahí está en firmar contrato por WhatsApp, y qué plataformas lo hacen, en plataformas que mandan el contrato por WhatsApp.

Lo que el cliente hace con esa copia, y por eso importa que llegue

Vale la pena mirar el envío desde el otro lado, porque es lo que decide qué tiene que llevar. Quien firmó un contrato de renta va a usar su copia para un trámite: comprobar domicilio, inscribir a un hijo, abrir un servicio. Quien firmó una responsiva va a necesitarla el día que le reclamen el equipo. Quien firmó una constancia la va a adjuntar a una solicitud de crédito. En los tres casos, lo que entregan no es un correo tuyo diciendo que ya está: es el PDF.

Y en los tres casos hay un segundo lector que no eres tú ni tu cliente. Un banco, una escuela, un juzgado, un comprador. Ese tercero no tiene cuenta en tu plataforma y no te va a llamar: va a mirar el archivo y a decidir si le cree. Si llega a un juzgado, la regla de forma que lo recibe está en el Código Nacional de Procedimientos Civiles y Familiares, cuyo artículo 137 ordena cómo se integran los expedientes físicos y electrónicos. Por eso la liga de verificación pública dentro del envío hace más trabajo del que parece: convierte «confía en mí» en «compruébalo tú». El mecanismo está en qué evidencia queda de que una persona firmó y, del lado de quien recibe un documento para firmar, en me llegó un contrato para firmar por internet, es seguro.

De ahí sale una regla de redacción para el mensaje que acompaña al archivo: que diga en una línea qué es, entre quiénes, de qué fecha y dónde se comprueba. Nada de «adjunto encontrará el documento referido». Quien lo reciba va a reenviarlo tal cual a su banco o a su abogado, y ese reenvío es gratis para ti si el mensaje ya explica lo que es.

Qué guardar tú de ese momento

1. 1El PDF firmado, fuera de la plataforma. Un contrato tiene que seguir siendo legible aunque cambies de proveedor: si dejo de pagar la plataforma, qué pasa con mis contratos.
2. 2El acuse, en el mismo lugar y con el mismo nombre de archivo que el PDF. Separarlos es la forma más común de perder la mitad de la prueba.
3. 3La fecha de cierre, que es la que cuenta para vigencias y renovaciones: el control de vigencias y renovaciones de contratos.
4. 4Nada más. No guardes capturas de pantalla del chat como respaldo: no prueban lo que el acuse ya prueba, y por qué el chat es mala prueba está explicado donde debe.

Los tres envíos que la gente confunde

Vale la pena separarlos, porque automatizar el equivocado genera ruido y hace que la gente deje de abrir los mensajes. El primero es la invitación a firmar: lleva la liga y nada más, y es el único que admite recordatorios. El segundo es el aviso de que alguien firmó, que le sirve a quien mandó el documento y a nadie más; mandárselo a todos los firmantes con cada firma es la forma más rápida de que dejen de leerte. El tercero es la copia firmada al cerrar, que es el que importa y el que esta página trata.

La regla que sigue de ahí: al firmante se le escribe dos veces, no cinco. Una para invitarlo y otra para entregarle lo firmado. Todo lo demás es seguimiento interno y se mira en el panel, no en la bandeja de tu cliente. Cuando sí hay que insistir, el tono y la frecuencia que funcionan están medidos en cuando el cliente no firma, recordatorios que funcionan.

Cómo lo hace SignSolú

Al cerrar el último firmante, el documento firmado sale solo a cada parte por el canal por el que llegó —WhatsApp desde tu número, o correo—, con su acuse de auditoría: hora, dirección IP, dispositivo y la huella SHA-256 del archivo. Cualquiera, incluido alguien que no sea parte, comprueba después en la página de verificación que ese PDF es el que se firmó y que no cambió, sin cuenta y sin pedirte permiso. La contraparte no abre cuenta ni paga nada para recibirlo, y el plan gratis son 10 documentos sin caducidad y sin tarjeta. El flujo completo está en cómo funciona, lo que necesita del otro lado quien sólo trae su teléfono en firmar desde el celular sin instalar nada, y las dudas de validez en las preguntas legales frecuentes.

Qué pedirle a cualquier plataforma en este punto —y en los otros siete— está en cómo elegir plataforma de firma: ocho preguntas y, si la empresa es chica, en cuál es la mejor plataforma para una pyme.

De dónde salen las citas

• Código de Comercio, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Código Civil Federal, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Código Nacional de Procedimientos Civiles y Familiares, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.