¿Cómo mando un contrato a firmar a varias personas a la vez?

La pregunta llega en dos versiones. La operativa —«¿tengo que mandarlo uno por uno?»— se contesta en una línea: no, sale una liga por firmante y pueden firmar al mismo tiempo. La otra versión es la que casi nunca se formula y es la que cuesta: a quién conviene agregar.

Aquí no se trata del orden de firma. Eso tiene su propia pieza, con lo que el orden sí decide y lo que no: varios firmantes en un documento, el orden importa. Esta es la otra mitad: el envío en paralelo y a quién se le manda.

Una liga por persona, y un acuse por persona

Mecánicamente el envío en paralelo funciona así: cada firmante recibe su propia liga, en su propio medio de contacto, y al firmar se registra su hora. Eso no es un detalle de producto: es lo que después se presenta. El Código de Comercio organiza en sus artículos 89 bis a 91 cuándo se tiene por enviado y por recibido un mensaje de datos, y el 91 distingue si el destinatario designó un sistema de información o si el mensaje salió a otro. Traducido: a qué número o correo se mandó cada liga es un dato con consecuencias, y por eso conviene que sea el del firmante y no el del encargado que «se lo pasa».

Qué debe traer cada acuse está en qué es un acuse de auditoría y qué debe traer, y qué pasa cuando un dato de contacto ya no existe, en el firmante ya no tiene ese correo o ese número.

Si uno firma y otro no

El artículo 1834 del Código Civil Federal pide que los documentos estén firmados por todas las personas a las cuales se imponga esa obligación. No dice en qué orden, y eso ya está explicado en la pieza del orden. Lo que importa aquí es la consecuencia práctica del envío en paralelo: mientras falte un firmante, lo que tienes es un documento incompleto, no un contrato parcialmente vigente. Y si alguno no puede o no sabe firmar, el mismo artículo da la salida en su segundo párrafo: firma a ruego.

Lo que se hace con el que no firma no es insistir dos veces y abandonar: está medido qué recordatorios funcionan y cuáles no, en cuando el cliente no firma. Y si hay que cancelar la liga y reemitirla, la fecha del documento vuelve a importar: qué fecha lleva un contrato que empezó a correr antes de firmarse.

Lo que casi nadie decide antes: todos ven el precio

No existe la firma parcial de un contrato. Quien lo firma, lo firma completo y lo lee completo. Eso tiene una consecuencia que en una obra es incómoda: si agregas al supervisor como firmante del contrato, el supervisor ve el precio, los plazos de pago y las penalizaciones.

Casi siempre eso no es lo que se quería. Lo que se quería era que el supervisor quede enterado de los alcances, y para eso hay un documento distinto. Es la misma distinción de la firma de enterado que explica reglamento interior de trabajo y la firma de enterado: quien firma de enterado hace constar que conoció el documento, no se obliga por sus cláusulas.

Y quién puede firmar por una empresa

La otra decisión es de facultades, no de software. Si el que está en la obra es el residente y no el representante legal, el problema no se arregla agregándolo a la lista de firmantes. El mandato debe otorgarse en escritura pública o en carta poder firmada ante dos testigos en los casos del artículo 2555, y en escrito privado ante dos testigos sin ratificación previa en los del 2556. El reparto completo está en quién puede firmar por una persona moral y la herramienta cotidiana, en carta poder simple con firma electrónica.

El ejemplo: el contrato de obra que firman tres

Es el caso donde todo esto se junta. Un contrato de obra entre el dueño y el contratista, con un supervisor que va a estar en el sitio todos los días. La tentación es mandarlo a los tres y resolverlo de una vez.

La orden de cambio merece su línea aparte, porque es donde se pierde el dinero. El 2626 no permite exigir aumento después de pactar un precio determinado, y el 2627 sólo abre la puerta cuando el cambio lo autoriza el dueño por escrito y con expresa designación del precio. Un mensaje del supervisor diciendo «órale, hazlo» no es eso. Cómo se documenta está en la orden de cambio en obra y el contrato base, en contrato de obra a precio alzado.

Los otros casos donde esto aparece

• Un arrendamiento en un estado que pide testigos: cuatro firmantes y una sola liga por cada uno. Chiapas: el contrato que pide dos testigos.
• Un contrato de renta de equipo que firma quien recibe y avala un tercero: pagaré de garantía en renta de equipo y el contrato de renta de maquinaria y equipo.
• Un acuerdo de confidencialidad que firman las dos empresas y dos personas por cada una: acuerdo de confidencialidad y su plantilla.
• Un convenio de terminación laboral, donde la firma de cada parte tiene efectos distintos: convenio de terminación laboral.
• Una responsiva por cada persona que recibe equipo, que es un documento por firmante y no un documento con varios: mi empleado se lleva una laptop y la carta responsiva de equipo de cómputo.
• Una orden de compra que acepta el proveedor: orden de compra y cotización aceptada y la orden de compra.

Para la empresa que manda varios al mismo tiempo cada semana

Una constructora, una administradora de inmuebles o un área de recursos humanos mandan documentos a tres o cuatro personas todos los días, y el cuello de botella nunca es la plataforma: es que alguien decida quién firma qué. La regla que ahorra más tiempo es la más simple: el que se obliga firma el contrato; el que se entera firma otra cosa.

Después, lo operativo: usuarios ilimitados importan cuando el que arma el documento y el que lo revisa no son la misma persona. Los primeros 10 documentos son gratis y sin tarjeta desde tu cuenta, y el plan de paga son $399 MXN al mes con 500 documentos. Cada acuse se comprueba en verificar, el flujo está en cómo funciona, y el giro en firma electrónica para constructoras y en firma electrónica para recursos humanos.

De dónde salen las citas

• Código de Comercio, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Código Civil Federal, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.