Plantilla de carta responsiva de equipo de cómputo
Una responsiva de equipo de cómputo se firma el día que entregas la laptop y se lee el día que alguien se va sin devolverla. Casi todos los formatos que circulan traen el nombre, el modelo y una línea de «me comprometo a cuidarlo»: con eso no se prueba qué entregaste ni en qué estado, que es exactamente lo que después se discute.
Esta plantilla asienta el equipo con marca, modelo y número de serie, los accesorios que van con él, el estado en que sale y los programas y licencias instalados. Se llena una vez, se manda por WhatsApp o por correo y la firman las dos partes desde el celular, con el equipo enfrente.
Y dice también lo que la ley ya dice y el formato de internet calla: quien recibe no responde del deterioro que origina el uso normal, y un descuento por daño o pérdida trae un tope que ningún acuerdo firmado levanta.
La misma responsiva sirve para cada persona que recibe equipo, cada una con su número de serie, su fecha y su firma.
Qué trae la plantilla
- Qué se entrega. Tipo de equipo, marca, modelo y número de serie, con los accesorios que van con él.
- Estado en que se entrega. Cómo sale el equipo, escrito con palabras, para que la devolución se compare contra algo.
- Programas y licencias. Los programas instalados son de la empresa; no se instala ni se quita software sin autorización.
- La información es de la empresa. Lo que se genera con el equipo se guarda en él o en los sistemas de la empresa, no se copia a medios ajenos.
- Reserva. Quien recibe guarda reserva de los secretos y de los asuntos reservados que conozca por el trabajo.
- Contraseñas. No se comparten con nadie, y el equipo se devuelve sin bloqueos que impidan usarlo.
- Uso. El equipo se usa para el trabajo y sigue siendo de la empresa todo el tiempo que lo tenga asignado.
- Daño, pérdida o robo. Aviso inmediato, y el descuento sólo dentro de los límites que fija la ley.
- Devolución. Al terminar la asignación o la relación de trabajo, con sus accesorios y sin bloqueos.
- Ciudad y fecha. Dónde y cuándo se firma.
Y la forma, que es lo que distingue un contrato hecho de uno bajado de internet:
- El número de serie no es un adorno: es lo que identifica ese equipo y no otro el día de la devolución.
- Los accesorios van en renglón aparte, porque el cargador es lo que más se queda.
- El estado de entrega se escribe con palabras y no con una casilla: «nuevo, sin daños» y «usado, con rayones en la tapa» son dos devoluciones distintas.
- Cabe en una hoja y la firman dos personas: la empresa hace constar lo que entrega, quien recibe hace constar que lo recibió así.
Lo que capturas
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Empresa que entrega | Logística Intermodal del Pacífico, S.A. de C.V. |
| Quién entrega por la empresa | Ricardo Salazar Montes |
| Nombre y puesto de quien recibe | María Fernanda López Ortiz, ejecutiva de ventas |
| Tipo de equipo | computadora portátil |
| Marca y modelo | Lenovo ThinkPad E14 |
| Número de serie | PF4XK2M9 |
| Accesorios | cargador y funda |
| Programas y licencias instalados | Windows 11 Pro y Microsoft 365 Empresa |
| Estado en que se entrega | nuevo, sin daños |
| Ciudad y fecha de firma | Monterrey, Nuevo León |
Qué dice la ley
Lo primero que conviene saber es lo que la responsiva no traslada. El artículo 134, fracción VI, de la Ley Federal del Trabajo obliga al trabajador a conservar en buen estado los instrumentos y útiles que se le hayan dado para el trabajo, y en la misma frase lo exime: no es responsable del deterioro que origine el uso de esos objetos, ni del ocasionado por caso fortuito, fuerza mayor, o por mala calidad o defectuosa construcción. Una laptop con la bisagra floja a los dos años de uso diario cae de ese lado, y una cláusula que diga lo contrario no cambia la ley.
Lo segundo es el tope, y es la razón de que la plantilla no traiga una cláusula de «se descontará el valor del equipo». El artículo 110, fracción I, permite el descuento por deudas del trabajador con el patrón, incluidas pérdidas y averías, pero con dos límites al mismo tiempo: la cantidad exigible nunca puede ser mayor al importe de los salarios de un mes, y el descuento acordado no puede exceder del treinta por ciento del excedente del salario mínimo. O sea que un equipo de cuarenta mil pesos no se recupera por nómina, se recupera por otra vía o no se recupera.
Y lo tercero es lo que la responsiva sí asegura y casi ningún formato escribe: la reserva. El artículo 134, fracción XIII, obliga al trabajador a guardar escrupulosamente los secretos técnicos, comerciales y de fabricación de los productos a cuya elaboración concurra directa o indirectamente, y a guardar reserva de los asuntos administrativos reservados cuya divulgación pueda causar perjuicios a la empresa. Escribir en la responsiva que la información generada con el equipo es de la empresa no inventa una obligación: la ancla a un documento con fecha y firma.
Si lo que necesitas es documentar la devolución y no la entrega, el documento es otro y está en acta de entrega y recepción de equipo. Y si el equipo volvió dañado y quieres dejar constancia de los hechos, lo que procede es un acta administrativa por daños a bienes de la empresa.
Esto no es asesoría legal. Las preguntas generales están en la guía legal.
Lo que cambia si escribes el número de serie
La diferencia entre una responsiva que sirve y una que no se decide en tres campos, y los tres se llenan en veinte segundos el día de la entrega.
La serie identifica ese equipo y no otro
Sin número de serie, lo que firmaste es que alguien recibió «una laptop». Con la serie, lo que firmaste es que recibió esa. Cuando hay diez equipos del mismo modelo en la oficina, es la única línea que resuelve quién tiene cuál.
El estado de entrega es la vara de la devolución
El artículo 134, fracción VI, exime del deterioro por uso normal, así que la pelea nunca es «¿está usado?», es «¿ya estaba así?». Escribir el estado al entregar es lo que hace contestable esa pregunta un año después.
Los accesorios, en su renglón
El cargador, la funda, el mouse y el adaptador se pierden por separado y casi nunca están en el formato. Van listados porque devolver la laptop sin cargador es una devolución incompleta y conviene que eso esté escrito antes, no discutido después.
Contraseñas, licencias y la información que se queda
La parte de software es la que más problemas causa y la que menos formatos cubren. Son tres cosas distintas y se resuelven distinto.
Las licencias son de la empresa: están compradas a su nombre y no viajan con la persona. Por eso la plantilla asienta qué programas van instalados y prohíbe instalar o quitar software sin autorización, que es también lo que evita que un equipo de trabajo vuelva con software sin licencia.
La información se guarda en el equipo o en los sistemas de la empresa y no se copia a medios ajenos. Ahí es donde entra la reserva del artículo 134, fracción XIII, y donde una responsiva firmada vale más que un recordatorio verbal.
Y las contraseñas son el punto práctico que se descubre tarde: un equipo devuelto con un bloqueo de cuenta personal activo es un equipo inutilizable. La plantilla lo dice como obligación de devolución, no como advertencia.
La misma responsiva para cada persona que recibe equipo
Quien entrega equipo no firma una responsiva: firma una por cada ingreso, por cada cambio de máquina y por cada préstamo temporal. La plantilla se llena con los datos de la empresa una vez y después sólo cambia el nombre, la serie y la fecha.
El equipo se entrega donde está la persona, no donde está la impresora. Mandas la responsiva por WhatsApp o por correo, la firma desde el celular con el equipo enfrente y las dos partes se quedan con el documento y su acuse: la hora, el archivo y su huella. Cualquiera puede comprobar después que el archivo es el que se firmó en la página de verificación, sin cuenta y sin instalar nada.
Qué le conviene firmar a una empresa cuando el equipo sale de la oficina está desarrollado en mi empleado se lleva una laptop: qué le hago firmar.
Preguntas frecuentes
- ¿Puedo descontar del sueldo el valor de una laptop que no devolvieron?
- No por completo. El artículo 110, fracción I, de la Ley Federal del Trabajo limita la cantidad exigible al importe de los salarios de un mes, y el descuento acordado no puede exceder del treinta por ciento del excedente del salario mínimo. Un equipo caro no se recupera por nómina. Esto no es asesoría legal.
- Si la laptop se echó a perder con el uso, ¿responde quien la recibió?
- No. El artículo 134, fracción VI, obliga a conservarla en buen estado y en la misma frase exime del deterioro que origina el uso de esos objetos, del caso fortuito, de la fuerza mayor y de la mala calidad o defectuosa construcción. Por eso importa escribir en qué estado se entregó.
- ¿Sirve la responsiva genérica o necesito una de equipo de cómputo?
- La genérica sirve para cualquier objeto y es la que conviene cuando lo que entregas es una herramienta o un mueble. Esta trae los campos que sólo tiene una computadora: número de serie, programas y licencias instalados, información de la empresa y contraseñas. Son cuatro renglones que en la genérica no existen.
- ¿Y si el trabajador usa el equipo para cosas personales?
- El equipo sigue siendo de la empresa y la responsiva lo dice. Lo que conviene definir en la política interna es hasta dónde se permite el uso personal; lo que la responsiva resuelve es la propiedad, la reserva de la información y la devolución, no el reglamento de uso.
- ¿La firma desde el celular sirve para este documento?
- Sí, y es lo que hace que la responsiva se firme el día de la entrega en vez de la semana siguiente. Queda el documento con la hora de firma y la huella del archivo, que es lo que después permite demostrar que nadie le cambió el número de serie.
- ¿Tengo que entregar una copia a quien firma?
- Conviene, y aquí sale sola: al terminar la firma las dos partes se quedan con el mismo archivo y su acuse. Una responsiva que sólo tiene la empresa se defiende peor, porque la otra parte siempre puede decir que nunca supo qué firmó.