Plantilla de orden de compra para firmar en línea
Una orden de compra que el proveedor no firmó es una intención. La plantilla está armada para cerrarse: comprador y proveedor con su RFC, las partidas con cantidad y precio unitario, el importe, el lugar y la fecha de entrega, y las condiciones de pago. Firman los dos.
Va sobre la compraventa mercantil del Código de Comercio, que es la que rige entre empresas y la que fija los plazos que casi nadie escribe en el pedido: cinco días para reclamar faltas de calidad o cantidad, treinta para vicios internos, y a partir de ahí se pierde la acción.
Se llena, se manda por WhatsApp o por correo y el proveedor firma desde su celular sin crear cuenta. Qué valor tiene exactamente un pedido aceptado por correo, y por qué conviene que lleve firma, está en [orden de compra y cotización aceptada](/blog/orden-de-compra-y-cotizacion-aceptada-valor-legal).
Qué trae la plantilla
- Folio y partes. Folio de la orden, y comprador y proveedor con razón social y RFC.
- Partidas. Una línea por partida con cantidad, descripción y precio unitario.
- Importe. El total, y si es más IVA.
- Entrega. Lugar y fecha de entrega.
- Condiciones de pago. Contado, contra entrega o a plazo contra factura.
- Aceptación. La firma del proveedor es la que cierra el pedido.
- Reclamaciones. Cinco días para calidad y cantidad, treinta para vicios internos.
- Riesgo y gastos. El riesgo pasa al comprador con la entrega; los gastos previos son del vendedor.
Lo que capturas
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Folio de la orden | OC-2026-0142 |
| Comprador y RFC | Restaurantes del Pacífico, S.A. de C.V. · RPA150101AB2 |
| Proveedor y RFC | Distribuidora Norte, S.A. de C.V. · DNO100215KL3 |
| Partidas | 50 cajas de aceite vegetal de 20 litros a $780.00 cada una |
| Importe total | $45,240.00 más IVA |
| Lugar y fecha de entrega | el almacén del comprador en Tepic, el 5 de octubre de 2026 |
| Condiciones de pago | a treinta días naturales contra factura |
Qué dice la ley
La orden de compra entre empresas es una compraventa mercantil y la rige el Código de Comercio. El artículo 373 basta con el consentimiento cuando la venta es sobre muestra o sobre calidad conocida en el comercio; el 374, en cambio, dice que si el comprador no ha visto la mercancía ni puede considerarse determinada su calidad, no hay contrato hasta que la examina y acepta. De ahí que la firma del proveedor no sea un trámite: es el momento en que el pedido pasa de intención a obligación.
Tres plazos y dos reglas de costo que conviene tener escritos en el propio pedido. El 383 da cinco días desde la recepción para reclamar por escrito las faltas de calidad o cantidad, y treinta para los vicios internos; pasados, se pierde la acción. El 375 libera al comprador de recibir fuera de la cantidad y el plazo pactados, y consuma la venta en la parte que sí acepte. El 377 pasa el riesgo al comprador con la entrega y el 382 deja al vendedor los gastos hasta poner la mercancía a su disposición.
Y el interés cuando el comprador se atrasa: el 380 lo hace pagar réditos al tipo legal, que en materia mercantil es del 6% anual a falta de pacto, por el artículo 362. Es el número que conviene escribir en la orden en vez de dejarlo a «lo que marque la ley», porque quien no lo sabe no lo exige.
Esto no es asesoría legal. Las preguntas generales están en la guía legal.
Lo que decide si el pedido se puede exigir
Un pedido se vuelve exigible por cuatro cosas, y ninguna de las cuatro es el logotipo del formato.
Que el proveedor haya firmado
Es la diferencia entre el 373 y el 374. Con muestra o con calidad conocida en el comercio, el consentimiento basta; si el comprador no ha visto la mercancía, no hay contrato hasta que la examina y la acepta. Con firma del proveedor en la orden, la discusión se acaba antes de empezar.
Que las partidas estén desglosadas
Cantidad, descripción y precio unitario, una línea por partida. Es lo que permite aplicar el 375 cuando llega de menos: el comprador no está obligado a recibir fuera de la cantidad pactada, y si acepta una parte, la venta se consuma sólo en esa parte.
Que la fecha de entrega sea una fecha
«A la brevedad» no es un plazo y no sostiene nada. La fecha es la que enciende el reloj de los cinco días del 383 y la que permite decir que la entrega fue tardía.
Que las condiciones de pago digan cuándo
A treinta días contra factura, contra entrega, anticipo y saldo. De ahí sale la mora, y con ella el 6% anual del 362 que remite el 380.
La misma orden para cada compra del mes
Compras no manda un pedido al año: manda decenas, muchas veces al mismo proveedor y con las mismas condiciones. Con la plantilla en la cuenta, cada orden sale con el mismo articulado y sólo cambian folio, partidas, importe y fecha de entrega; cada una con su firma, su fecha y su acuse, y todas localizables cuando el proveedor diga que nunca la recibió.
Si el suministro es continuo y no una compra suelta, la figura es otra: está en contrato de suministro y pedidos abiertos. Y si lo que hay que documentar es la entrega en sí, sirve el acta de entrega-recepción.
Preguntas frecuentes
- ¿Una orden de compra obliga al proveedor si no la firmó?
- Depende. El artículo 373 del Código de Comercio basta con el consentimiento cuando la venta es sobre muestra o sobre calidad conocida en el comercio. El 374 dice que si el comprador no ha visto la mercancía ni está determinada su calidad, no hay contrato hasta que la examina y acepta. Con la firma del proveedor no hay nada que interpretar. Esto no es asesoría legal.
- ¿Cuánto tiempo tengo para reclamar si la mercancía llegó mal?
- El artículo 383 del Código de Comercio da cinco días desde la recepción para reclamar por escrito las faltas de calidad o de cantidad, y treinta días para los vicios internos. Pasados esos plazos se pierde la acción.
- ¿Tengo que recibir una entrega parcial?
- No. El artículo 375 dice que el comprador no está obligado a recibir fuera de la cantidad y el plazo pactados. Si acepta entregas parciales, la venta se consuma en esa parte.
- ¿Desde cuándo es mío el riesgo de la mercancía?
- Desde la entrega: el artículo 377 pasa el riesgo al comprador en ese momento. Los gastos de entrega hasta poner la mercancía a su disposición corren por cuenta del vendedor, según el 382.
- ¿Qué interés corre si el comprador se atrasa en pagar?
- El artículo 380 lo obliga a pagar réditos al tipo legal, que en materia mercantil es del 6% anual a falta de pacto, por el artículo 362 del Código de Comercio. Conviene escribirlo en la propia orden.