Firma a ruego: qué se hace cuando el que tiene que firmar no sabe o no puede

Un maestro de obra llega con su cuadrilla a firmar los contratos individuales y uno de los trabajadores dice que no sabe escribir. Una rentadora le pide al dueño de la casa que firme la responsiva y el señor trae la mano enyesada. Son dos casos distintos que la ley resuelve igual, y los dos se confunden con un problema que no es el mismo: la lista de actos que no se pueden firmar electrónicamente.

La diferencia importa. Ahí no hay un acto excluido por la ley; hay una persona que no puede o no sabe firmar. El acto se puede celebrar, y lo que cambia es cómo se firma. La lista de los actos realmente excluidos está en documentos que no se pueden firmar electrónicamente, y esta pieza no es de esa lista.

La regla general: el segundo párrafo del 1834

El artículo 1834 del Código Civil Federal tiene dos párrafos y el segundo es el que resuelve esto: «Cuando se exija la forma escrita para el contrato, los documentos relativos deben ser firmados por todas las personas a las cuales se imponga esa obligación. Si alguna de ellas no puede o no sabe firmar, lo hará otra a su ruego y en el documento se imprimirá la huella digital del interesado que no firmó.»

Hay tres cosas en esa frase que vale la pena subrayar, porque las tres se citan mal. La primera: cubre a quien no puede y a quien no sabe, que son dos situaciones distintas y la ley las trata igual. La segunda: la huella digital no sustituye la firma del interesado; acompaña la firma de quien firmó por él. La tercera, y es la que más seguido se repite con un dato que no está ahí: este párrafo no exige testigos. Ni uno. Los testigos aparecen en otros artículos, para otros documentos.

Dónde sí hay testigos, y una contradicción aparente que no lo es

En una enajenación de inmueble que la ley permite otorgar en documento privado, el 2317 pide que el documento se firme ante dos testigos cuyas firmas se ratifiquen ante notario, juez competente o Registro Público. Y ahí el 2318 agrega la regla fina: «Si alguno de los contratantes no supiere escribir, firmará a su nombre y a su ruego otra persona, con capacidad legal, no pudiendo firmar con ese carácter ninguno de los testigos, observándose lo dispuesto en el párrafo segundo del artículo 1834.»

En el testamento público abierto la regla es la opuesta. El 1514 dice que cuando el testador declare que no sabe o no puede firmar, uno de los testigos firmará a su ruego, y el testador imprimirá su huella digital. No es una contradicción de la ley: son dos documentos con funciones distintas. En el testamento hay un notario que da fe y los testigos son instrumentales; en el documento privado de enajenación, los testigos son la única garantía externa y por eso no pueden ser a la vez el que firma. Qué hace un fedatario que no hace nadie más está en firma electrónica o fedatario público y en qué es la fe de hechos.

Vale anotar también el 2555 y el 2556, porque es donde esto se cruza con un trámite cotidiano: el mandato debe otorgarse en escritura pública o en carta poder firmada ante dos testigos, con ratificación de firmas en los casos del 2555, y sin ratificación previa cuando el interés del negocio no pasa del tope del 2556. Si quien no puede firmar va a dar un poder, el documento ya traía testigos por otra razón. El uso práctico de la carta poder está en carta poder simple con firma electrónica.

El pagaré lo dice con todas sus letras

Es el detalle que casi ninguna página menciona y que resuelve una duda muy concreta de las rentadoras. El artículo 170 de la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito enumera los seis requisitos del pagaré, y su fracción VI pide «la firma del suscriptor o de la persona que firme a su ruego o en su nombre».

O sea: la ley de títulos de crédito no sólo admite la firma a ruego, la contempla expresamente como una de las formas de cumplir el requisito de la firma. Lo que no cambia es lo demás que el pagaré necesita y que se explica en el pagaré de garantía en la renta de equipo, ni lo que un pagaré firmado con una liga sí y no te da, que está en pagaré con firma electrónica. La firma a ruego no arregla el soporte; arregla quién puede estampar la firma.

Qué parte se puede hacer en línea y qué parte no

Aquí está el límite honesto, y conviene decirlo sin adornos porque es donde una plataforma puede prometer de más.

El 1834 bis dice que los supuestos del artículo anterior «se tendrán por cumplidos mediante la utilización de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, siempre que la información generada o comunicada en forma íntegra, a través de dichos medios sea atribuible a las personas obligadas y accesible para su ulterior consulta». Es decir: la forma escrita del 1834 se cumple por medios electrónicos. Es el mismo principio de equivalencia que explica qué es la equivalencia funcional y qué es la neutralidad tecnológica.

Lo que el 1834 bis no hace desaparecer es el requisito concreto del segundo párrafo: en el documento se imprimirá la huella digital del interesado que no firmó. Imprimir una huella es un acto físico. Un dedo dibujando una raya en una pantalla no es una huella digital, y presentarlo como si lo fuera es exactamente el tipo de atajo que después se discute en un juicio. Qué es y qué no es una firma dibujada está en es legal firmar con el dedo en el celular y en qué es una firma autógrafa digitalizada.

El camino mixto, que es el que de verdad se usa

Un expediente no tiene que ser todo de papel ni todo electrónico. Lo que conviene es que cada documento esté en el soporte que su regla pide. El documento que lleva firma a ruego se firma en papel, con la huella impresa, y se digitaliza; los demás —los anexos, el reglamento, las responsivas, las renovaciones del año que viene— siguen saliendo por liga como cualquier otro. Es la misma lógica mixta del pagaré de garantía, y por las mismas razones.

Qué tiene que quedar en el expediente

1. 1El documento con la firma de quien firmó a ruego y su nombre completo, legible, no sólo la rúbrica.
2. 2La huella digital del interesado, impresa en el propio documento, como pide el segundo párrafo del 1834.
3. 3La razón por la que firmó otra persona: no sabe escribir, no puede por una lesión, no ve. Una línea basta, y evita que después se interprete como una firma suplantada.
4. 4Los testigos, si el documento los pide, cuidando la regla del 2318 cuando aplique: el que firmó a ruego no puede ser testigo.
5. 5El resto del expediente firmado como siempre, con su acuse. Qué debe traer ese acuse está en qué es un acuse de auditoría.

Para la empresa que contrata cuadrilla

Donde esto aparece más seguido no es en un despacho: es en una obra y en el campo. Una constructora que da de alta veinte personas para una etapa, o una empresa de servicios que contrata por temporada, se topa con uno o dos casos por cuadrilla. Y el expediente laboral es justo donde un documento mal firmado cuesta caro después.

• El contrato individual y lo que lleva: contrato individual de trabajo con firma electrónica y la plantilla del contrato individual de trabajo.
• La firma de enterado del reglamento, que es otro documento y otra firma: reglamento interior de trabajo y la firma de enterado.
• El equipo que se lleva el trabajador: mi empleado se lleva una laptop y la carta responsiva.
• El acta administrativa, cuando hay que levantarla: cómo se hace un acta administrativa y la plantilla del acta administrativa.
• Cómo firman las pymes que contratan cada mes: tengo una pyme y cada mes contrato gente y el giro en firma electrónica para recursos humanos.
• Si quien firma lo hace por la empresa y no por sí mismo: quién puede firmar por una persona moral.

Lo demás del expediente —el alta, el reglamento, las responsivas de cada herramienta— se firma por liga desde el celular de cada persona y queda con su acuse, que es lo que se puede comprobar después en verificar. El flujo completo está en cómo funciona, los primeros 10 documentos son gratis y sin tarjeta desde tu cuenta, y el plan de paga son $399 MXN al mes con 500 documentos y usuarios ilimitados.

De dónde salen las citas

• Código Civil Federal, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.