Tengo una pyme y cada mes contrato gente: ¿cómo hago que firmen su contrato sin andarlos persiguiendo con papeles?

La escena es siempre igual. Entran tres personas el lunes, se imprimen tres juegos, uno se lleva el suyo a casa «para leerlo con calma», otro firma pero se queda sin copia, y el tercero nunca lo devuelve. Para el viernes hay tres expedientes a medias y nadie recuerda cuál es cuál.

Si contratas una vez al año, eso se resuelve con una llamada. Si contratas cada mes, no se acumula: se multiplica, porque cada mes entra un lote nuevo encima de los pendientes del anterior. Y el problema no es el formato: es en qué momento se firma.

La ventana es el primer día, y dura ese día

Es el único momento en el que la persona está disponible, presente y con ganas de que todo salga bien. Una semana después, su contrato compite con su trabajo, con su casa y con el supervisor que le pide otra cosa. Dos semanas después, pedirle el papel se siente como cobrarle algo.

De ahí sale la única regla que mueve la aguja en una pyme que contrata seguido: el documento tiene que estar listo antes de que la persona llegue. Capturas sus datos cuando aceptó la oferta, no cuando se presenta. Así el primer día no se usa para armar el contrato, se usa para firmarlo.

El paquete de alta: casi nunca es un solo documento

Es el otro error de medición. Se habla de «el contrato» y en realidad son tres o cuatro documentos, y cada uno que se queda pendiente abre su propio hilo de persecución. Van juntos, en un solo envío, y se firman de una sola vez.

• El contrato individual de trabajo. La plantilla trae las diez fracciones del artículo 25, incluidas las dos que los formatos de internet suelen omitir: la CURP y el RFC de las dos partes, y la designación de beneficiarios. Y como la Ley Federal del Trabajo es de observancia general en toda la República, el mismo formato sirve en los treinta y dos estados.
• El acuerdo de confidencialidad, si la persona va a conocer clientes, precios o procesos. Hay plantilla y la obligación de reserva existe aun sin firmarlo, así que el documento sirve para precisar qué información era reservada.
• Una carta responsiva por cada cosa que se entrega. No una por persona: una por objeto. Computadora, celular y vehículo tienen cada uno sus propios campos, y son justo los que se necesitan el día que hay que reportar el equipo.
• Y la copia de la persona. Es la mitad que casi nunca se persigue, y la única que la ley nombra con todas sus letras.

La persecución es asimétrica, y por eso falla

Vale la pena verlo de frente porque explica por qué los expedientes quedan a medias incluso en empresas ordenadas. La empresa persigue la firma, porque la necesita para su archivo. Nadie persigue la entrega de la copia, porque nadie la pide hasta que hay un problema. Así que la mitad que se queda sin hacer es precisamente la que el artículo 24 de la Ley Federal del Trabajo escribe como obligación: dos ejemplares por lo menos, de los cuales queda uno en poder de cada parte.

Con una firma en línea esa asimetría desaparece sola, porque las dos copias no son dos papeles: son el mismo archivo, y le llega a cada parte con su acuse —hora, dispositivo y huella del documento—, comprobable después en la página de verificación. No hay que acordarse de mandar nada.

Lo que está en juego cuando el contrato se queda sin firmar, con los artículos y con cómo se desahoga un documento digital en un juicio laboral, está desarrollado en contrato individual de trabajo con firma electrónica. Vale leerlo una vez: la carga de probar el contrato es del patrón, y eso cambia el cálculo de dejarlo pendiente.

Los tres lugares donde se rompe en una pyme

1. El teléfono de la persona

En una pyme el teléfono del firmante es el que tiene, no el que la empresa quisiera: un Android de hace cinco años o un iPhone sin actualizar. Si el visor de documentos usa funciones recientes del navegador, no abre, y la persona no te va a decir «falló el visor»: te va a decir que no le llegó. Lo que se rompe y por qué está en firmar desde el celular: por qué se cae, y es una pregunta legítima que hacerle a cualquier proveedor antes de contratar.

2. La cuenta personal de quien contrata

Los documentos se mandan desde el correo o el celular de quien lleva el personal, y el día que esa persona se va, se va el historial completo. En una empresa chica eso pasa más seguido que en una grande. La cuenta tiene que ser de la empresa, con usuarios dentro, no un buzón prestado.

3. El que de plano no firma

Pasa, y casi nunca es mala fe: es desconfianza de la liga o un teléfono que no abrió. Lo que funciona es avisar por WhatsApp antes de que llegue y desde el número con el que ya venían hablando, y no mandar el PDF además de la liga: si mandas los dos, la mitad firma el PDF a mano, le toma foto y te devuelve una imagen que no prueba nada. Qué recordatorio sirve y cuál sólo molesta está en cuando el cliente no firma, y aplica igual aquí.

La rutina mensual, en cuatro pasos

1. 1Al cerrar la oferta, capturas los datos y dejas el paquete armado. Es el único trabajo de preparación y se hace una vez por persona.
2. 2El primer día, mandas la liga al celular y la persona firma todo el paquete de una sola vez, sin crear cuenta ni descargar nada.
3. 3Las copias salen solas a las dos partes, cada una con su acuse. El expediente queda cerrado el mismo día, no al final del mes.
4. 4Y una vez al mes revisas lo que quedó sin firmar, que con esta secuencia debería ser cero o uno. Si son cinco, el problema está en el paso dos y casi siempre es el teléfono.

Son diez documentos gratis y sin tarjeta para probarlo con la siguiente contratación, que para un paquete de alta alcanza para dos o tres personas. El plan de paga son $399 MXN al mes con 500 documentos y usuarios ilimitados, que es la cifra que importa cuando son varias personas de recursos humanos mandando. Si lo que quieres ver primero es cómo queda del lado de quien contrata, está en firma electrónica para recursos humanos.

Dos cosas que conviene no hacer

• No exijas la e.firma del SAT. Para un contrato de trabajo no hace falta, y la mayoría de la gente que entra a una pyme no la tiene ni la va a tramitar el lunes. El por qué, con los artículos, está en si sirve la e.firma del SAT para contratos privados.
• No llames honorarios a lo que es trabajo. Si hay subordinación —horario, instrucciones, lugar—, la relación es laboral aunque el papel diga otra cosa, y el papel equivocado no protege: estorba. Qué sí es un contrato de prestación de servicios está en contrato de prestación de servicios profesionales.

De dónde salen las citas

• Ley Federal del Trabajo, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.