¿Qué papeles le hago firmar a un trabajador el primer día?
Basada en Ley Federal del Trabajo, arts. 24, 25, 132, 153-A, 153-V y 422 a 425 · Revisada en octubre de 2026
Seis documentos: el contrato individual de trabajo con los nueve datos del artículo 25 de la Ley Federal del Trabajo, en dos ejemplares por el artículo 24; el aviso de privacidad; el acuse de entrega del reglamento interior; la responsiva del equipo que recibe; la constancia de la capacitación y del equipo de protección cuando aplica; y los datos para nómina y seguridad social. Y hay uno que conviene entender bien: el reglamento interior no se vuelve obligatorio porque el trabajador lo firme. El artículo 425 dice que surte efectos a partir de la fecha de su depósito, y lo que la firma acredita es la entrega.
Entra alguien nuevo el lunes. En muchas empresas chicas el expediente de ingreso se arma a mano: el contrato que se usó la última vez, una hoja de datos, y lo demás sobre la marcha. Seis meses después, cuando hay que acreditar algo, falta la mitad.
Esta pieza es sobre qué se firma, no sobre cómo. Cómo firma una empresa que contrata gente cada mes está en tengo una pyme y cada mes contrato gente; el formato del contrato está en la plantilla de contrato individual de trabajo.
El contrato: nueve datos y dos ejemplares
El artículo 24 de la Ley Federal del Trabajo manda hacer constar las condiciones de trabajo por escrito cuando no hay contrato colectivo aplicable, y pide dos ejemplares por lo menos, uno en poder de cada parte. El artículo 25 dice qué tiene que contener ese escrito, y son nueve fracciones:
- 1Nombre, nacionalidad, edad, sexo, estado civil, CURP, RFC y domicilio del trabajador y del patrón.
- 2Si la relación es para obra o tiempo determinado, por temporada, de capacitación inicial o por tiempo indeterminado, y si está sujeta a periodo de prueba.
- 3El servicio o servicios que deban prestarse, «los que se determinarán con la mayor precisión posible». Esa frase es la que hace inútil un «realizar las actividades que le sean asignadas».
- 4El lugar o los lugares donde deba prestarse el trabajo.
- 5La duración de la jornada.
- 6La forma y el monto del salario.
- 7El día y el lugar de pago del salario.
- 8La indicación de que será capacitado o adiestrado conforme a los planes y programas de la empresa.
- 9Otras condiciones, como días de descanso, vacaciones y las demás que convengan las partes.
La tercera fracción es la que más cuesta cuando falta, porque de la descripción del puesto depende después qué es una orden razonable y qué no. Y si la contratación es por obra determinada, lo que cierra el ciclo al final está en constancia de terminación de obra determinada. Y si el trabajo se presta en varios estados, el lugar de la cuarta fracción no es un detalle: está desarrollado en obras en tres estados cambian los contratos de trabajo.
El reglamento interior no se vuelve obligatorio porque lo firme
Es el malentendido más común del paquete de ingreso. El reglamento interior de trabajo es, según el artículo 422, el conjunto de disposiciones obligatorias para personas trabajadoras y empleadoras en el desarrollo de los trabajos. Su contenido lo lista el 423 en una docena de fracciones: horas de entrada y salida, días y lugares de pago, normas para prevenir riesgos, permisos y licencias, disposiciones disciplinarias y los procedimientos para aplicarlas.
Lo que decide su vigencia está en los dos artículos siguientes. El 424 dice que se formula por una comisión mixta de representantes de los trabajadores y del patrón, y que dentro de los ocho días siguientes a su firma cualquiera de las partes lo deposita ante el Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral. Y el 425 cierra: «El reglamento surtirá efectos a partir de la fecha de su depósito. Deberá imprimirse y repartirse entre los trabajadores y se fijará en los lugares más visibles del establecimiento».
O sea: un reglamento depositado obliga aunque el trabajador no haya firmado nada, y un reglamento firmado por todos pero nunca depositado no surte efectos por el hecho de las firmas. Entonces, ¿para qué sirve el acuse de entrega que se firma el primer día? Para acreditar la parte del 425 que sí es tuya: que el reglamento se repartió. Es prueba de entrega, no fuente de obligatoriedad, y conviene saber la diferencia antes de apoyar una medida disciplinaria en ese papel.
La responsiva del equipo, y los dos límites que tiene
Si el primer día recibe laptop, celular, herramienta o uniforme, lo que se firma es una carta responsiva: qué recibe, con número de serie, en qué estado y para qué. El formato está en la plantilla de carta responsiva, el caso del celular en carta responsiva de celular de la empresa y el de la herramienta de obra en le presto herramienta a mis trabajadores de obra.
Y conviene conocer dos límites que la ley le pone a ese documento, porque se cruzan seguido. El primero: la fracción III del artículo 132 obliga al patrón a proporcionar los útiles, instrumentos y materiales necesarios y agrega que «no podrá exigir indemnización alguna por el desgaste natural» que sufran. Una responsiva que pretenda cobrar el desgaste normal choca con esa frase. El segundo: la fracción IV del mismo artículo obliga a dar un local seguro para guardar las herramientas del trabajador, «sin que sea lícito al patrón retenerlos a título de indemnización, garantía o cualquier otro». Retener la herramienta de alguien como garantía no es una opción.
El equipo de protección y la capacitación
Si el puesto lo requiere, el primer día también se firma la entrega del equipo de protección personal, y eso tiene su propia forma: está en dejar firmado que recibió su equipo de protección. De la capacitación, el artículo 153-A obliga al patrón a proporcionarla y al trabajador a recibirla; y el 153-V define la constancia de competencias o de habilidades laborales como el documento con el cual el trabajador acredita haber llevado y aprobado un curso, con la obligación de la empresa de enviar a la Secretaría del Trabajo las listas de las constancias expedidas. Eso no es un papel del primer día, pero sí es el papel que la fracción VIII del artículo 25 anuncia en el contrato.
Los seis documentos, con lo que cada uno acredita
| Documento | Qué lo exige | Qué acredita | Si falta |
|---|---|---|---|
| Contrato individual de trabajo | Artículos 24 y 25 de la Ley Federal del Trabajo | Las condiciones pactadas, con sus nueve datos | Las condiciones se prueban con lo que el trabajador afirme |
| Aviso de privacidad | La ley de datos personales en posesión de los particulares | Que se informó qué datos se tratan y para qué | Queda sin acreditar el deber de información |
| Acuse del reglamento interior | Artículo 425: debe imprimirse y repartirse | La entrega, no la obligatoriedad, que nace del depósito | Se dificulta acreditar que se repartió |
| Carta responsiva del equipo | No la exige la ley; la pide la operación | Qué recibió, con serie y estado | No hay con qué identificar qué se entregó |
| Entrega de equipo de protección | La normativa de seguridad e higiene del puesto | Que se entregó y que se explicó su uso | Queda sin respaldo la entrega |
| Datos de nómina y seguridad social | Las obligaciones de registro del patrón | CURP, RFC, beneficiarios y cuenta de pago | Se atrasa el alta y el primer pago |
Qué no va en el paquete del primer día
Tres cosas que a veces se cuelan y no deberían. Una renuncia firmada en blanco, con o sin fecha: no se firma nunca, y por qué está en renuncia por WhatsApp: ¿vale o pido carta firmada?. Un pagaré por el valor del equipo que recibe, porque la relación laboral tiene sus propias reglas de descuento y la responsiva no es una garantía crediticia; el caso del préstamo está en mi trabajador me pidió un préstamo. Y las actas administrativas, que son documentos de un hecho concreto y no se firman por anticipado: cómo se levantan está en tengo que levantar un acta administrativa.
Cómo se firma el lunes sin imprimir seis juegos
Los seis documentos se arman una vez como plantillas y después sólo cambian los datos de la persona. La liga sale por WhatsApp o por correo y se firma desde el celular, sin crear cuenta ni instalar nada, antes de que la persona llegue o en la primera media hora. Cada quien se queda con su ejemplar en el momento, que es lo que pide el artículo 24. Lo mismo aplica a los documentos que vienen después, como los recibos de nómina y las vacaciones: están en mis trabajadores firman sus recibos de nómina en línea y en mis trabajadores firman sus vacaciones sin papel. Si son varios ingresos el mismo día, el mismo documento se manda a varias personas a la vez: está en mandar el mismo contrato a varias personas a la vez.
Las dos partes se quedan con el PDF y su acuse de auditoría —hora, IP, dispositivo y huella SHA-256 del archivo—, que cualquiera comprueba en /verificar sin cuenta. La validez del contrato laboral firmado así está en contrato individual de trabajo con firma electrónica, y cuando hay cuarenta ingresos de golpe en una obra, en tengo 40 trabajadores en obra: cómo firman su contrato. Hay plantillas mexicanas en /plantillas, el camino completo en cómo funciona y las dudas de ley en el FAQ legal. Son diez documentos gratis sin tarjeta desde tu cuenta.
De dónde salen las citas
- Ley Federal del Trabajo, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos documentos son, como mínimo?
Seis en una empresa normal: el contrato individual de trabajo, el aviso de privacidad, el acuse de entrega del reglamento interior, la carta responsiva del equipo que recibe, la constancia de entrega del equipo de protección cuando el puesto lo requiere, y los datos para nómina y seguridad social. De esos, el único cuyo contenido está listado en la ley es el contrato, en el artículo 25 de la Ley Federal del Trabajo.
¿El reglamento interior obliga porque el trabajador lo firmó?
No. El artículo 425 de la Ley Federal del Trabajo dice que el reglamento surte efectos a partir de la fecha de su depósito, que conforme al artículo 424 se hace ante el Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral dentro de los ocho días siguientes a su firma por la comisión mixta. La firma del trabajador acredita la entrega que el propio 425 ordena, que es una obligación del patrón, pero no es la fuente de la obligatoriedad.
¿Tengo que darle una copia del contrato?
Sí. El artículo 24 de la Ley Federal del Trabajo pide que se hagan dos ejemplares por lo menos, de los cuales quedará uno en poder de cada parte. Firmado en papel eso significa imprimir dos juegos; firmado en línea se cumple sin trámite extra, porque las dos partes se quedan con el mismo archivo y con su acuse desde el momento de la firma.
¿Qué pasa si el contrato no describe bien el puesto?
La fracción III del artículo 25 pide que los servicios se determinen «con la mayor precisión posible», así que una cláusula de «realizar las actividades que le sean asignadas» cumple mal. El costo aparece después: de la descripción del puesto depende qué es una instrucción razonable, qué es un cambio de funciones y qué se le puede exigir sin modificar las condiciones de trabajo.
¿Puedo pedirle un pagaré por la laptop que le entrego?
No conviene. La carta responsiva documenta qué recibió y en qué estado, y eso es lo que corresponde a la relación laboral. La fracción III del artículo 132 prohíbe al patrón exigir indemnización por el desgaste natural de los útiles de trabajo, y la fracción IV le prohíbe retener las herramientas del trabajador a título de garantía. Los descuentos al salario tienen límites propios y un pagaré no los sortea.
¿Y la constancia de capacitación, va el primer día?
No, porque documenta un curso que todavía no ocurrió. Lo que va el primer día es la fracción VIII del artículo 25, que es la indicación en el contrato de que el trabajador será capacitado conforme a los planes de la empresa. La constancia de competencias o de habilidades laborales la define el artículo 153-V como el documento con el cual se acredita haber llevado y aprobado el curso, y llega después.