Le presto herramienta a mis trabajadores de obra, ¿qué les hago firmar?

La pregunta sale sola en cuanto la cuadrilla crece: el rotomartillo se quedó en la obra, la pulidora volvió sin disco y el nivel láser no volvió. Y la respuesta que circula en los grupos de constructores es un documento donde el trabajador «se obliga a pagar el valor total de la herramienta en caso de daño o pérdida». Ese documento, tal cual, no se sostiene.

No porque firmar esté mal, sino porque la Ley Federal del Trabajo ya repartió el riesgo y lo hizo al revés de lo que ese párrafo supone. Vale la pena saber dónde está la línea antes de imprimir cien copias.

Lo que la ley ya decidió, y no se puede pactar en contra

Tres artículos de la Ley Federal del Trabajo deciden todo esto. El primero es el 132, fracción III: es obligación del patrón proporcionar oportunamente los útiles, instrumentos y materiales necesarios para el trabajo, «debiendo darlos de buena calidad, en buen estado y reponerlos tan luego como dejen de ser eficientes», salvo que el trabajador se haya comprometido a usar herramienta propia. Y remata: «El patrón no podrá exigir indemnización alguna por el desgaste natural que sufran los útiles, instrumentos y materiales de trabajo.»

El segundo es el 134, fracción VI. El trabajador está obligado a restituir los materiales no usados y a conservar en buen estado los instrumentos y útiles que se le hayan dado, «no siendo responsables por el deterioro que origine el uso de estos objetos, ni del ocasionado por caso fortuito, fuerza mayor, o por mala calidad o defectuosa construcción». Son cuatro causas por las que no responde, y la primera —el uso— es la que explica el 90% de las herramientas que vuelven peor de como salieron.

El tercero pone el tope del dinero. El 110, fracción I, permite descontar del salario el pago de deudas contraídas con el patrón por anticipos, pagos en exceso, errores, pérdidas, averías o adquisición de artículos de la empresa, y agrega dos límites: «La cantidad exigible en ningún caso podrá ser mayor del importe de los salarios de un mes y el descuento será al que convengan el trabajador y el patrón, sin que pueda ser mayor del treinta por ciento del excedente del salario mínimo.»

Lee los dos límites del 110 juntos, porque casi siempre se cita uno solo. El tope de lo exigible es un mes de salario —así la broca haya sido un nivel láser de treinta mil pesos—, y además el descuento tiene que convenirse con el trabajador y no puede pasar del 30% de lo que su salario excede al mínimo. Un descuento impuesto por una cláusula firmada el día que entró a trabajar no es un convenio sobre esa deuda.

Entonces para qué sirve la responsiva

Para dos cosas concretas, y las dos valen la pena. La primera es probar qué se entregó: pieza, marca, modelo, número de serie, estado y fecha. Sin ese papel, la discusión es «yo nunca recibí esa pulidora», y en materia laboral el que tiene que probar es el patrón.

La segunda casi nadie la nombra y es la más sólida. El 135, fracción III, prohíbe a los trabajadores «substraer de la empresa o establecimiento útiles de trabajo o materia prima o elaborada». Una responsiva firmada es precisamente la autorización que convierte sacar el rotomartillo de la bodega en algo permitido, con nombre, fecha y hasta cuándo. Sin ella, un trabajador que se lleva la herramienta a su casa el viernes está del lado equivocado de ese artículo, aunque la intención fuera buena.

Qué sí puedes exigir, en concreto

Los seis renglones que hacen útil la responsiva

1. 1La herramienta por pieza, con número de serie. «Rotomartillo marca X, modelo Y, serie 0423781.» Una responsiva que dice «herramienta diversa» no prueba nada el día que falta una pieza.
2. 2El estado en que se entrega. Con foto si hay algo que anotar. Es lo que después separa el desgaste del uso —que no le puedes cobrar— de un golpe.
3. 3La obra o el frente donde se va a usar, y hasta cuándo. Es lo que vuelve verificable el uso autorizado, y lo que hace que sacarla de ahí sea excepción y no costumbre.
4. 4Qué hacer si se rompe o se pierde: avisar el mismo día y a quién. Un aviso tardío es lo que convierte una falla chica en una herramienta inservible, y conviene tenerlo escrito y fechado.
5. 5Qué se devuelve al terminar y en qué plazo. El 134, fracción VI, obliga a restituir; el plazo lo pone tu operación.
6. 6Firma del trabajador y de quien entrega, con fecha y hora. Las dos. Una responsiva firmada sólo por el almacén es un vale interno.

La plantilla lista es la carta responsiva, que sirve para cualquier objeto. Si lo que entregas es una computadora, un celular o una camioneta, hay versiones con los campos propios de cada uno: responsiva de equipo de cómputo, de celular y de vehículo. La explicación larga del documento está en la carta responsiva: cómo firmarla en línea.

Dos documentos más que conviene tener, y no son la responsiva

El reglamento interior de trabajo es donde vive la regla general: quién pide herramienta, cómo se saca de la bodega, qué pasa si se usa fuera de la obra. Una conducta que el reglamento no prohíbe es difícil de sancionar después; cómo se firma de enterado está en el reglamento interior de trabajo: la firma de enterado.

Y el acta administrativa es lo que documenta el hecho cuando ya pasó: qué ocurrió, con qué se prueba y qué dijo el trabajador al ser oído. No es un paso automático ni una sanción: es el expediente. Cómo se levanta está en tengo que levantar un acta administrativa, la plantilla general en acta administrativa y la específica en acta administrativa por daños a bienes de la empresa.

Cómo se firma en una obra, sin impresora

El problema real de la responsiva no es el texto: es que se firme el día de la entrega. En una obra con cuarenta personas, el formato impreso termina firmado en bola una semana después, con la fecha del lunes puesta a mano. Eso no prueba la entrega: prueba que alguien llenó papeles.

Y hay un caso que conviene separar: si la herramienta no es tuya sino rentada, el trabajador firma la responsiva contigo y tú firmas el contrato con la rentadora, y los dos documentos tienen reglas distintas. Las de la renta están en el reglamento de uso del equipo rentado y en el inventario de herramienta en obra; lo que la rentadora te puede cobrar no se mide con la Ley Federal del Trabajo sino con el Código Civil, que sí presume el deterioro a cargo de quien usa.

Mandarla al celular resuelve justo eso. Al trabajador le llega la liga por WhatsApp o correo, firma con el dedo sin crear cuenta y los dos reciben el PDF con certificado de auditoría: hora, dispositivo y huella del archivo, comprobable en /verificar. Cómo se hace con una cuadrilla entera está en tengo 40 trabajadores en obra: cómo firman su contrato y mandar el mismo contrato a varias personas a la vez. Si la obra no tiene señal, el caso está resuelto en firmar la entrega del equipo en una obra sin señal.

Lo demás del expediente de una constructora —contrato individual, altas, actas— vive en firma electrónica para constructoras y en firma electrónica para recursos humanos. El contrato individual de trabajo y las demás plantillas están en el catálogo: diez documentos gratis, sin tarjeta, y el camino en cómo funciona. Las preguntas de ley, en el FAQ legal.

De dónde salen las citas

• Ley Federal del Trabajo, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.