Le doy la camioneta de la empresa a un vendedor, ¿qué tiene que firmar antes?

La camioneta es de la empresa, el vendedor la va a traer de lunes a sábado y alguien en administración imprimió una responsiva que dice que el empleado «se hace responsable de cualquier daño». Esa frase es la que no funciona, y no funciona por una razón concreta que está en la Ley Federal del Trabajo. Vale saberla antes, porque cambia qué se escribe.

Lo que la ley ya dice sin que nadie lo firme

La fracción VI del artículo 134 de la Ley Federal del Trabajo obliga a los trabajadores a «restituir al patrón los materiales no usados y conservar en buen estado los instrumentos y útiles que les haya dado para el trabajo», y sigue con la parte que casi ninguna responsiva reconoce: «no siendo responsables por el deterioro que origine el uso de estos objetos, ni del ocasionado por caso fortuito, fuerza mayor, o por mala calidad o defectuosa construcción».

Esa obligación existe con responsiva o sin ella, y sus excepciones también. Un documento que diga que el empleado responde «por cualquier daño» está pretendiendo quitarle las tres excepciones que la ley le da, y no lo va a lograr: lo que pacta en contra de la ley laboral no se aplica. Las llantas que se gastaron con cuarenta mil kilómetros son deterioro del uso. El granizo es caso fortuito. La transmisión que falló a los ocho meses, mala calidad.

Del otro lado hay una prohibición que sí juega a favor del patrón y que casi nadie cita. La fracción IX del 135 prohíbe al trabajador «usar los útiles y herramientas suministrados por el patrón, para objeto distinto de aquél a que están destinados». Ésa es la que vuelve exigible la regla de uso: la camioneta es para la ruta, no para el fin de semana en la playa. Pero sólo funciona si el documento dice cuál es el objeto al que está destinada.

Por qué la responsiva no es un instrumento de cobro

Aquí está el dato que cambia la conversación. El artículo 110 prohíbe los descuentos en el salario salvo en los casos que enumera, y su fracción I incluye el «pago de deudas contraídas con el patrón por anticipo de salarios, pagos hechos con exceso al trabajador, errores, pérdidas, averías o adquisición de artículos producidos por la empresa». Un choque entra ahí. Pero la misma fracción pone dos topes: «La cantidad exigible en ningún caso podrá ser mayor del importe de los salarios de un mes y el descuento será al que convengan el trabajador y el patrón, sin que pueda ser mayor del treinta por ciento del excedente del salario mínimo.»

Los dos topes juntos dicen algo incómodo para quien redactó la responsiva pensando en cobrar: un deducible de veinte mil pesos no se recupera por nómina si el salario mensual es de doce mil, porque el máximo exigible es el importe de un mes; y lo que sí se puede exigir se cobra en abonos que no pasan del treinta por ciento del excedente del salario mínimo, lo que estira el plazo. Además el descuento se conviene: no es una facultad que el patrón ejerza solo por tener una firma.

Entonces para qué sirve, y es bastante

Sirve para dos cosas que no se consiguen de otro modo. La primera es probar el estado de entrega: con kilometraje, combustible, llantas, golpes previos, accesorios y herramienta, y foto. Sin eso, cualquier reclamo posterior es la palabra de uno contra la del otro, y la del patrón vale menos porque es quien tiene la carga de la prueba en materia laboral. La segunda es fijar el uso convenido, que es lo que activa el 135 fracción IX y, si el caso es grave, las causales de rescisión.

Porque ahí está la consecuencia de verdad, y no es el descuento. El artículo 47 enumera las causas de rescisión sin responsabilidad para el patrón, y dos tocan este caso: la fracción V, «ocasionar el trabajador, intencionalmente, perjuicios materiales durante el desempeño de las labores o con motivo de ellas, en los edificios, obras, maquinaria, instrumentos, materias primas y demás objetos relacionados con el trabajo», y la fracción VI, los mismos perjuicios «siempre que sean graves, sin dolo, pero con negligencia tal, que ella sea la causa única del perjuicio». La fracción VII agrega comprometer por imprudencia o descuido inexcusable la seguridad del establecimiento o de las personas.

Para llegar ahí hay que poder acreditar el hecho, y eso se acredita con documentos: la responsiva con el estado de entrega, el reporte del incidente y, si procede, el acta administrativa. Cómo se levanta un acta está en tengo que levantarle un acta administrativa, y las plantillas por causal, en acta administrativa y en la de daños a la empresa.

Y si el empleado atropella a alguien con la camioneta

Ese caso lo decide otro código y conviene no confundirlo con el anterior. El 1924 del Código Civil Federal obliga a los patrones y a los dueños de establecimientos mercantiles a responder de los daños y perjuicios que causen sus trabajadores en el ejercicio de sus funciones, y agrega que esa responsabilidad cesa si demuestran que en la comisión del daño no se les puede imputar ninguna culpa o negligencia. O sea: frente al tercero responde la empresa.

El 1928 deja la vuelta: «El que paga los daños y perjuicios causados por sus sirvientes, empleados, funcionarios y operarios, puede repetir de ellos lo que hubiere pagado.» Pero eso es una acción civil, con su juicio, no un descuento de nómina; el tope del 110 sigue valiendo para la nómina. Y el 1913 agrega la responsabilidad objetiva de quien usa mecanismos peligrosos por la velocidad que desarrollan, que es exactamente un vehículo: se responde del daño aunque no se obre ilícitamente.

La conclusión práctica no es jurídica, es de operación: el seguro es la herramienta de cobro, no la nómina. Lo que la responsiva tiene que decir del seguro es quién reporta el siniestro, en cuánto tiempo y qué pasa si el empleado no reporta —porque un reporte tardío es lo que de verdad convierte un siniestro cubierto en un gasto de la empresa—. El mismo razonamiento, del lado de la renta de equipo, está en el seguro del equipo rentado: quién lo contrata.

Qué firma, en orden

1. 1La responsiva de vehículo, antes de entregar las llaves: unidad con placas y número de identificación vehicular, kilometraje, combustible, estado de llantas, golpes previos, accesorios y herramienta. La plantilla es carta responsiva de vehículo.
2. 2El uso convenido, escrito: para qué se usa, en qué horario y en qué zona, si puede llevar pasajeros ajenos y si puede usarla en fin de semana. Es lo que activa el 135 fracción IX.
3. 3Las reglas del siniestro: a quién avisa, en cuánto tiempo, qué no mueve de lugar y qué fotos toma. Y la de las infracciones, que llegan por placa y llegan tarde.
4. 4El contrato individual de trabajo debe decir que el puesto implica conducir un vehículo de la empresa, si así es: contrato individual de trabajo y contrato individual de trabajo con firma electrónica.
5. 5El reglamento interior, si lo tienes, es donde vive la regla general de uso de bienes de la empresa: reglamento interior de trabajo y la firma de enterado.
6. 6El acta de devolución cuando entrega la unidad, con la misma lista. Sin ella, el expediente queda abierto.

Todo eso se firma en línea sin problema: el 93 del Código de Comercio tiene por cumplida la forma escrita con un mensaje de datos íntegro y accesible, y por cumplida la firma si el mensaje es atribuible a las partes. Si son varios empleados y varias unidades, la liga se manda a todos y cada uno firma la suya: mandar el mismo contrato a varias personas a la vez. El caso de la laptop, que es el mismo razonamiento con otro bien y sin la parte del 1913, está en mi empleado se lleva una laptop.

Y si la unidad la maneja alguien que no es tu empleado sino el chofer de un cliente, el documento cambia de dueño y de lógica: eso está en el chofer de la constructora viene por la máquina y en quién paga el flete del equipo rentado. Cuándo conviene mandar el mismo documento a varias personas a la vez, en mandar el mismo contrato a varias personas a la vez.

Si la camioneta no es tuya sino rentada, el documento del arrendador es otro y conviven los dos: eso está en flotilla en arrendamiento: los datos de cada unidad y en rento camionetas a empresas. Para el área completa, firma electrónica para recursos humanos.

Los primeros 10 documentos son gratis y sin tarjeta desde tu cuenta; el plan de paga son $399 MXN al mes con 500 documentos y usuarios ilimitados. Cada acuse se comprueba en verificar sin cuenta, y el flujo está en cómo funciona.

De dónde salen las citas

• Código de Comercio, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Ley Federal del Trabajo, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Código Civil Federal, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.