Plantilla de carta responsiva de vehículo de la empresa
Una camioneta de empresa sale del patio con una persona al volante y un tanque de dudas: quién paga el deducible, quién paga la multa, qué pasa si la licencia venció el mes pasado. Casi ninguna de las tres se contesta el día del choque: se contesta el día de la entrega, o no se contesta nunca.
Esta responsiva asienta el vehículo con marca, modelo, placas y número de serie, el kilometraje con el que sale, el seguro con su póliza, y la licencia de quien recibe con su tipo y número. Esos cuatro datos son los que se piden cuando hay que reportar, reclamar o cobrar.
Y trae escrito lo que casi ningún formato de internet escribe: que las multas las paga quien las comete y no se descuentan del salario, porque el artículo 110 de la Ley Federal del Trabajo no lo permite.
La misma responsiva sirve para cada unidad de la flotilla, cada una con sus placas, su serie y su firma.
Qué trae la plantilla
- Qué se entrega. Marca, modelo, año y color del vehículo, con sus placas y su número de serie (NIV).
- Kilometraje y estado a la entrega. El kilometraje con el que sale y cómo sale la unidad, para comparar a la devolución.
- Licencia vigente. El tipo y número de licencia de quien recibe, y la obligación de avisar si vence o se suspende.
- Seguro y deducible. La aseguradora y la póliza, y quién paga el deducible en cada caso.
- Uso autorizado. Para qué se asigna la unidad y quién más puede conducirla.
- Multas e infracciones. Las paga quien las comete, directamente, y no se descuentan del salario.
- Embriaguez y drogas. Conducir así cancela el deducible a cargo de la empresa, además de estar prohibido por la ley.
- Mantenimiento y combustible. Quién lo programa, dónde se hace y cómo se comprueba el gasto.
- Daño o pérdida. El descuento sólo dentro de los límites que fija la ley.
- Devolución. Al terminar la asignación o la relación de trabajo, con llaves, documentos y accesorios.
- Ciudad y fecha. Dónde y cuándo se firma.
Y la forma, que es lo que distingue un contrato hecho de uno bajado de internet:
- Las placas y el número de serie van los dos: las placas cambian con el reemplacamiento, el NIV no cambia nunca y es con el que se identifica la unidad en un reporte.
- El kilometraje se copia del tablero en el momento de la entrega, no del último servicio.
- La licencia va con tipo y número, porque conducir con licencia vencida es exactamente el caso en el que la cobertura del deducible a cargo de la empresa deja de aplicar.
- Cabe en una hoja y la firman dos personas.
Lo que capturas
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Empresa que entrega | Logística Intermodal del Pacífico, S.A. de C.V. |
| Quién entrega por la empresa | Ricardo Salazar Montes |
| Nombre y puesto de quien recibe | María Fernanda López Ortiz, ejecutiva de ventas |
| Marca, modelo, año y color | Nissan NP300 2024, blanca |
| Placas | JU-12-345 |
| Número de serie (NIV) | 3N6AD35C1RK812345 |
| Kilometraje a la entrega | 18,450 km |
| Aseguradora y número de póliza | Qualitas, póliza 7012345678 |
| Tipo y número de licencia | licencia de chofer JAL-2345678 |
| Ciudad y fecha de firma | Monterrey, Nuevo León |
Qué dice la ley
El marco es el de cualquier herramienta de trabajo, y conviene leerlo porque acota lo que la responsiva puede pedir. El artículo 134, fracción VI, de la Ley Federal del Trabajo obliga a conservar en buen estado los instrumentos y útiles que se entregan para el trabajo, y en la misma frase exime del deterioro que origina el uso de esos objetos, del caso fortuito, de la fuerza mayor y de la mala calidad o defectuosa construcción. Las balatas de una camioneta con noventa mil kilómetros son uso; un cofre abollado no.
El tope del cobro es el renglón que más empresas desconocen. El artículo 110, fracción I, permite descontar por pérdidas y averías, pero la cantidad exigible nunca puede ser mayor al importe de los salarios de un mes y el descuento acordado no puede exceder del treinta por ciento del excedente del salario mínimo. Contra el valor de un vehículo eso es poco, y por eso lo que de verdad protege es el seguro, no la cláusula.
Y las multas no entran en esa lista. El artículo 110 no dice qué se puede descontar: dice que los descuentos en los salarios están prohibidos salvo en los casos y con los requisitos que enumera, y una infracción de tránsito no es ninguno de ellos. Por eso la responsiva las trata como lo que son: una obligación personal de quien las comete, que se paga directamente y se comprueba.
Del lado de la conducta hay dos prohibiciones expresas que el documento sólo recoge: el artículo 135, fracciones IV y V, prohíbe a los trabajadores presentarse al trabajo en estado de embriaguez o bajo la influencia de narcóticos o drogas enervantes, salvo prescripción médica. Conducir una unidad de la empresa en ese estado es el supuesto en el que el deducible deja de ser un gasto de la empresa.
Esto no es asesoría legal. Las preguntas generales están en la guía legal.
El deducible es la conversación que hay que tener antes
Un choque con una unidad de empresa casi nunca se discute por el daño: se discute por el deducible, que es la parte que el seguro no paga.
La regla general: lo paga la empresa
El vehículo es un instrumento de trabajo y el riesgo de circular es del negocio que manda circular. La responsiva lo dice así de frente para que no quede a interpretación del día del accidente.
Las cuatro excepciones, escritas antes
Embriaguez, drogas, licencia vencida o suspendida, y uso no autorizado. Son los cuatro casos en los que el deducible pasa a quien conducía, y los cuatro tienen algo en común: no son accidentes, son decisiones.
Y aun en esos cuatro, el cobro tiene tope
Que la responsiva diga que el deducible lo paga quien conducía no vuelve descontable del salario cualquier cantidad: el artículo 110, fracción I, limita lo exigible al importe de los salarios de un mes. Lo que se puede cobrar por nómina y lo que se puede reclamar por otra vía no son lo mismo.
La licencia no es un trámite de la persona, es un dato del documento
El seguro de flotilla paga a quien maneja con licencia vigente del tipo que la unidad pide. Una camioneta de carga con licencia de automovilista es la clase de detalle que aparece hasta el peritaje.
Por eso el tipo y el número van asentados en la responsiva, y por eso la obligación de avisar si la licencia vence o se suspende está redactada como obligación y no como sugerencia. Una licencia que caducó en silencio convierte el deducible en problema de quien iba al volante.
Si en la misma entrega la persona recibe teléfono o computadora, cada cosa lleva su propio documento: la responsiva de celular trae IMEI, línea y plan, y la de equipo de cómputo, número de serie, programas y licencias.
La misma responsiva para cada unidad de la flotilla
Quien tiene ocho camionetas las entrega en ocho momentos distintos, y casi nunca con el gerente presente. La plantilla se llena con los datos de la empresa una vez y después sólo cambian el nombre, las placas, el NIV, el kilometraje y la fecha.
Se manda la liga por WhatsApp o por correo, las dos partes firman desde el celular en el patio, y cada quien se queda con el documento y su acuse: la hora, el dispositivo y la huella del archivo. Se puede comprobar después en la página de verificación.
Cuando lo que hay que documentar no es la entrega sino un daño que ya ocurrió, el documento es otro: el acta administrativa por daños a bienes de la empresa.
Preguntas frecuentes
- ¿Puedo descontarle del sueldo las multas de tránsito?
- No. El artículo 110 de la Ley Federal del Trabajo arranca diciendo que los descuentos en los salarios están prohibidos salvo en los casos que enumera, y una infracción de tránsito no es ninguno de ellos. Lo que la responsiva sí puede hacer es dejar asentado que la multa es responsabilidad personal de quien la comete y que se paga directamente. Esto no es asesoría legal.
- ¿Quién paga el deducible si choca la camioneta de la empresa?
- En esta plantilla, la empresa, salvo cuatro casos escritos desde la entrega: embriaguez, drogas, licencia vencida o suspendida y uso no autorizado. La razón es que el vehículo es un instrumento de trabajo y circular es el riesgo del negocio, no de la persona que recibió las llaves.
- ¿Para qué sirve anotar el número de serie si ya puse las placas?
- Porque las placas cambian y el número de serie no. Con un reemplacamiento o un cambio de estado, las placas de la responsiva dejan de coincidir con la unidad; el NIV la identifica igual diez años después, y es el dato con el que se levanta un reporte.
- ¿Hasta cuánto le puedo cobrar por un daño al vehículo?
- El artículo 110, fracción I, de la Ley Federal del Trabajo fija dos límites: la cantidad exigible no puede ser mayor al importe de los salarios de un mes, y el descuento acordado no puede exceder del treinta por ciento del excedente del salario mínimo. Y la fracción VI del artículo 134 exime del deterioro que origina el uso normal.
- ¿Sirve la responsiva genérica para un vehículo?
- Sirve para entregarlo, pero deja fuera los campos que sólo tiene un vehículo: placas, número de serie, kilometraje, licencia, póliza y deducible. Son justo los que se necesitan el día del choque o de la infracción, no el día de la entrega.
- ¿Se puede firmar en el patio, sin imprimir?
- Sí, y es lo práctico: la liga llega al celular de quien recibe, las dos partes firman con el dedo junto a la unidad y el kilometraje se copia del tablero en ese momento. Cada quien se queda con el documento firmado y su acuse de auditoría.