¿Cómo hago que mis trabajadores firmen sus vacaciones sin papel?
La respuesta corta
Primero conviene saber qué se firma, porque son tres documentos y la mayoría de las empresas firma el que la ley no pide. El que la ley obliga a entregar es la constancia anual del artículo 81 de la Ley Federal del Trabajo: «Los patrones entregarán anualmente a sus trabajadores una constancia que contenga su antigüedad y de acuerdo con ella el período de vacaciones que les corresponda y la fecha en que deberán disfrutarlo». El que la ley obliga a conservar es el comprobante de pago de vacaciones y su prima, por la fracción IV del 804, durante el último año y un año después de que se extinga la relación. Y el tercero —la solicitud y autorización del periodo— es el que todos firman y la ley no nombra: es útil, pero no sustituye a los otros dos. Los tres se firman con una liga desde el celular, y eso resuelve el problema de la empresa con gente en obra.
En una empresa con cuarenta trabajadores repartidos en obras, el trámite de vacaciones es una carpeta de hojas que viajan en una camioneta. Alguien imprime la solicitud, se la manda al residente, el residente la persigue, el trabajador la firma, la hoja regresa a la oficina dos semanas después y se archiva.
La pregunta de cómo quitarle el papel a eso tiene una respuesta fácil y una incómoda. La fácil: los tres documentos se firman con una liga desde el celular. La incómoda es que esos tres documentos no son los que la mayoría cree, y el que más se firma es precisamente el que la ley no menciona.
El documento que la ley obliga a entregar: la constancia anual
El artículo 81 de la Ley Federal del Trabajo tiene dos frases y la segunda casi nadie la cumple: «Las vacaciones deberán concederse a los trabajadores dentro de los seis meses siguientes al cumplimiento del año de servicios. Los patrones entregarán anualmente a sus trabajadores una constancia que contenga su antigüedad y de acuerdo con ella el período de vacaciones que les corresponda y la fecha en que deberán disfrutarlo».
Es una obligación de hacer, con periodicidad anual y con contenido definido: antigüedad, periodo que corresponde y fecha en que deberá disfrutarse. No dice «si el trabajador la pide»: dice que el patrón la entrega. Y no es la misma cosa que la solicitud que el trabajador firma cuando se quiere ir en diciembre.
Qué números tiene que decir
La constancia no se puede llenar sin la tabla de la ley, y la tabla cambió. El artículo 76, reformado el 27 de diciembre de 2022, da a quien tiene más de un año de servicios un periodo anual de vacaciones pagadas que «en ningún caso podrá ser inferior a doce días laborables, y que aumentará en dos días laborables, hasta llegar a veinte, por cada año subsecuente de servicios». Y su segundo párrafo: «A partir del sexto año, el periodo de vacaciones aumentará en dos días por cada cinco de servicios».
Tres artículos más la completan. El 77 da a quienes prestan servicios discontinuos y a los de temporada un periodo proporcional al número de días trabajados en el año. El 78 deja a la persona trabajadora disfrutar «doce días de vacaciones continuos, por lo menos», y agrega que ese periodo, «a potestad de la persona trabajadora podrá ser distribuido en la forma y tiempo que así lo requiera». Y el 80 da derecho a una prima «no menor de veinticinco por ciento» sobre los salarios del periodo.
Y lo que no se puede, aunque el trabajador lo pida
El 79 es tajante: «Las vacaciones no podrán compensarse con una remuneración». Pagar los días en vez de darlos no es una opción, ni siquiera de común acuerdo. El mismo artículo resuelve el otro caso: si la relación termina antes de cumplirse el año de servicios, el trabajador tiene derecho a una remuneración proporcional al tiempo trabajado.
Eso tiene un efecto en el documento que casi nadie nota: una solicitud de vacaciones redactada como «solicito el pago de mis días» está pidiendo algo que la ley no permite, y firmarla no mejora la posición de la empresa. Lo que se firma es el disfrute del periodo, con sus fechas.
El documento que la ley obliga a conservar: el comprobante de pago
El segundo documento aparece en otro lado de la ley, en el capítulo de pruebas. El artículo 804 obliga al patrón a conservar y exhibir en juicio, entre otros, los «comprobantes de pago de participación de utilidades, de vacaciones y de aguinaldos, así como las primas a que se refiere esta Ley, y pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social».
Y pone el plazo: los documentos de las fracciones II, III y IV se conservan «durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral». El 805 explica para qué: el incumplimiento «establecerá la presunción de ser ciertos los hechos que el actor exprese en su demanda, en relación con tales documentos, salvo la prueba en contrario».
Ésa es la consecuencia concreta de no tener el papel: no una multa, sino que lo que el trabajador diga sobre sus vacaciones se presuma cierto. Cuánto tiempo guardar cada cosa está en cuánto tiempo guardar un contrato firmado y dónde, en dónde se guardan los contratos firmados.
El recibo de nómina ya hace parte del trabajo
Si la empresa paga con comprobante fiscal digital, el pago de las vacaciones y de la prima ya queda en el recibo del periodo, con sus conceptos. Lo que el 804 pide es poder exhibirlo, y eso se cumple con el propio recibo. Cómo funciona esa parte —y por qué la firma que todo el mundo persigue no siempre es necesaria— está en mis trabajadores firman sus recibos de nómina en línea.
El tercero: la solicitud y autorización del periodo
Es el que todas las empresas firman y el que la ley no nombra. No es inútil, al contrario: es el documento operativo, el que deja constancia de qué días pidió el trabajador, qué días se le autorizaron y quién lo autorizó. En una empresa con gente en obra, sin eso la programación se vuelve memoria.
Lo que conviene es redactarlo sabiendo lo que está alrededor. Si el 78 deja al trabajador distribuir el periodo «en la forma y tiempo que así lo requiera» con el mínimo de doce días continuos, la solicitud es lo que recoge su elección, y la autorización es lo que la empresa escribe para poder operar la obra. Son dos cosas en la misma hoja.
- 1Antigüedad y días que le corresponden, tomados de la tabla del 76. Si ese número está mal, todo lo demás está mal.
- 2Los días que pide, con fecha de inicio y de regreso, y cuántos son continuos.
- 3Los días que quedan, si no agotó el periodo. Es lo que evita la discusión del año siguiente.
- 4Quién autoriza, con su puesto. En una empresa con obras, el residente y recursos humanos no son la misma firma.
- 5La fecha en que se paga la prima, que es el renglón que convierte la solicitud en algo que el trabajador quiere firmar.
Los tres, lado a lado
| Documento | Artículo | Quién lo hace | Cada cuándo |
|---|---|---|---|
| Constancia de antigüedad y periodo | 81 LFT | El patrón la entrega | Una vez al año, por trabajador |
| Comprobante de pago de vacaciones y prima | 804 fr. IV LFT | El patrón lo conserva | Cada pago; se guarda |
| Solicitud y autorización del periodo | Ninguno | El trabajador pide, la empresa autoriza | Cada vez que se toman días |
| Constancia laboral de antigüedad | 132 fr. VIII LFT | El patrón, a petición | Cuando el trabajador la pide |
La cuarta fila está ahí porque se confunde con la primera. La constancia del 81 es anual, la entrega el patrón por su cuenta y habla de vacaciones; la constancia laboral de antigüedad la pide el trabajador y habla de su relación de trabajo. El formato de esa segunda es la constancia laboral, que la fracción VIII del artículo 132 obliga a expedir a petición del trabajador.
Cómo se firman los tres sin papel
Los tres son documentos privados entre patrón y trabajador y los tres se pueden firmar electrónicamente. No hace falta e.firma: eso está explicado en ¿sirve la e.firma del SAT para firmar un contrato?, y el marco general en el Código de Comercio explicado para no abogados.
En la práctica, para una empresa con cuarenta personas en obra: la constancia anual se arma con la antigüedad de cada quien y sale por WhatsApp o correo; el trabajador la abre en su celular y firma de recibido en treinta segundos, sin crear cuenta ni instalar nada. Mandar el mismo documento a varias personas a la vez está en mandar el mismo contrato a varias personas a la vez.
Cada firma deja su acuse con hora, dirección IP, dispositivo y la huella SHA-256 del archivo, comprobable por cualquiera en /verificar sin cuenta. Qué debe traer ese acuse está en qué es un acuse de auditoría y qué debe traer, y por qué el documento no se puede cambiar después, en cómo sé que un contrato firmado en línea no lo van a cambiar. Si alguien no firma, los recordatorios que funcionan están en cuando el cliente no firma.
Y si el trabajador no sabe o no puede firmar
Es un caso real en obra y tiene solución prevista en la ley: la firma a ruego. Cómo se hace y qué se asienta está en firma a ruego: cuando el firmante no puede firmar. Y si lo que preocupa es el teléfono viejo, qué necesita el firmante está medido en firmar desde el celular sin instalar nada; firmar con el dedo en la pantalla es válido y está en es legal firmar con el dedo en el celular.
El resto del expediente de la persona
Vacaciones es una pieza de un expediente que se arma igual: el contrato individual de trabajo, con su detalle en contrato individual de trabajo con firma electrónica; la carta responsiva del equipo que recibe; el reglamento interior, con su firma de enterado; el acta administrativa cuando hay un hecho que documentar, y la carta de renuncia voluntaria o el convenio de terminación al final.
Las dudas de ley están en el FAQ legal y el camino de una firma en cómo funciona. Son diez documentos gratis sin tarjeta desde tu cuenta, y para una empresa que apenas va a empezar con esto, lo que obtiene un plan gratis está en firma electrónica gratis: qué obtienes y qué no.
De dónde salen las citas
- Código de Comercio, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
- Ley Federal del Trabajo, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
Preguntas frecuentes
¿Qué documento de vacaciones me obliga la ley a entregar?
La constancia anual del artículo 81 de la Ley Federal del Trabajo. Su texto es claro: los patrones entregarán anualmente a sus trabajadores una constancia que contenga su antigüedad y, de acuerdo con ella, el período de vacaciones que les corresponda y la fecha en que deberán disfrutarlo. Es una obligación del patrón, anual y con contenido definido; no depende de que el trabajador la pida, y no es la misma cosa que la solicitud de días.
¿Cuántos días de vacaciones le tocan a cada quien?
El artículo 76 de la Ley Federal del Trabajo da a quien tiene más de un año de servicios un periodo anual que en ningún caso puede ser inferior a doce días laborables, y que aumenta en dos días laborables hasta llegar a veinte, por cada año subsecuente de servicios. A partir del sexto año el periodo aumenta en dos días por cada cinco de servicios. Quienes prestan servicios discontinuos o de temporada tienen derecho a un periodo proporcional a los días trabajados en el año, por el artículo 77.
¿Puedo pagarle los días en lugar de dárselos?
No. El artículo 79 de la Ley Federal del Trabajo dice que las vacaciones no podrán compensarse con una remuneración. No es una opción ni de común acuerdo. El mismo artículo resuelve el caso distinto: si la relación de trabajo termina antes de que se cumpla el año de servicios, el trabajador tiene derecho a una remuneración proporcional al tiempo de servicios prestados.
¿Qué pasa si no guardo el comprobante del pago de vacaciones?
Se activa una presunción en contra. La fracción IV del artículo 804 de la Ley Federal del Trabajo obliga al patrón a conservar y exhibir en juicio los comprobantes de pago de vacaciones, aguinaldos y primas, durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral. Y el artículo 805 establece que el incumplimiento presume ciertos los hechos que el actor exprese en su demanda en relación con esos documentos, salvo prueba en contrario.
¿Sirve la solicitud de vacaciones que ya usamos?
Sirve como documento operativo y no sustituye a los otros dos. La solicitud no está nombrada en la ley: es lo que deja constancia de qué días pidió el trabajador, qué se le autorizó y quién lo autorizó. Conviene redactarla sabiendo que el artículo 78 deja a la persona trabajadora distribuir el periodo en la forma y tiempo que requiera, con doce días continuos por lo menos, y que el artículo 80 da una prima no menor de veinticinco por ciento sobre los salarios del periodo.
¿Se pueden firmar los tres con una liga desde el celular?
Sí. Son documentos privados entre patrón y trabajador y ninguno pide firma electrónica avanzada ni e.firma. La constancia anual se arma con la antigüedad de cada persona y sale por WhatsApp o correo; el trabajador la abre en su teléfono y firma de recibido sin crear cuenta ni instalar nada. Cada firma deja su acuse con hora, dirección IP, dispositivo y la huella del archivo, que cualquiera puede comprobar sin cuenta. Esto no es asesoría legal.