¿Cómo hago que mis trabajadores firmen sus recibos de nómina en línea?

La pregunta llega casi siempre de un área de recursos humanos que cada quincena anda detrás de cuarenta personas con una carpeta. Y la respuesta que esperan es una herramienta. La respuesta real es menos cómoda y más barata: revisa primero si esa firma te la pide alguien.

Esto lo escribimos aunque nos quite trabajo, porque es lo que dice la ley y porque un proyecto de firma montado sobre un requisito que no existe se abandona a los tres meses. Lo que sigue es el texto del artículo, lo que sí hay que firmar y cómo se prueba un CFDI cuando hay juicio.

Lo que dice el artículo 101, completo

El artículo 101 de la Ley Federal del Trabajo empieza con el salario en moneda de curso legal y va sumando párrafos de reformas distintas. Los dos que importan aquí se agregaron el 1 de mayo de 2019.

El primero: «En todos los casos, el trabajador deberá tener acceso a la información detallada de los conceptos y deducciones de pago. Los recibos de pago deberán entregarse al trabajador en forma impresa o por cualquier otro medio, sin perjuicio de que el patrón lo deba entregar en documento impreso cuando el trabajador así lo requiera».

Y el segundo, que es el que contesta la pregunta: «Los recibos impresos deberán contener firma autógrafa del trabajador para su validez; los recibos de pago contenidos en comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI) pueden sustituir a los recibos impresos; el contenido de un CFDI hará prueba si se verifica en el portal de Internet del Servicio de Administración Tributaria, en caso de ser validado se estará a lo dispuesto en la fracción I del artículo 836-D de esta Ley».

• La firma autógrafa se exige para el recibo impreso, y «autógrafa» quiere decir de puño y letra. Una firma electrónica no es una firma autógrafa: qué es cada una está en qué es una firma autógrafa digitalizada.
• El CFDI sustituye al recibo impreso. No lo complementa: lo sustituye. Si vas por esa ruta, el recibo impreso con firma deja de ser el documento.
• El CFDI prueba por verificación, no por firma. La propia ley dice cómo: se verifica en el portal del SAT.
• Y el trabajador conserva un derecho: puede pedir el recibo en documento impreso, y entonces hay que entregárselo.

Cómo se prueba un CFDI de nómina en un juicio

Un fedatario abre la liga y compulsa

Esta es la parte que casi nadie conoce y que vuelve innecesaria la cacería de firmas. El artículo 836-D de la misma ley regula el desahogo de la prueba de medios electrónicos, y su fracción I tiene un párrafo escrito a la medida del recibo de nómina, agregado también el 1 de mayo de 2019.

Dice: «Tratándose de recibos electrónicos de pago el Tribunal designará a un fedatario para que consulte la liga o ligas proporcionadas por el oferente de la prueba, en donde se encuentran los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet o CFDI, compulse su contenido, y en el caso de coincidir, se tendrán por perfeccionados, salvo prueba en contrario».

O sea que para el recibo electrónico de pago la ley no manda peritos a dictaminar si el documento está íntegro —que es lo que la misma fracción I ordena para los demás documentos digitales—: manda a un fedatario a abrir la liga y comparar. Y si coincide, el recibo queda perfeccionado. Es un camino más corto que el de cualquier otra prueba electrónica, y es el camino que el legislador eligió para la nómina.

Vale subrayar las dos palabras finales: «salvo prueba en contrario». El CFDI perfeccionado no es inatacable; lo que es, es suficiente para que la carga se mueva de lado. Cómo se valora en general la prueba electrónica está en valor probatorio de la firma electrónica en juicio y qué significa ese término, en qué es el valor probatorio.

Lo que sí tienes que guardar, y por cuánto tiempo

El riesgo real de una empresa en materia de nómina no es la falta de firma: es no tener el documento. El artículo 804 obliga al patrón a conservar y exhibir en juicio, en su fracción II, las «Listas de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios». Y el último párrafo pone los plazos: los documentos de la fracción I —los contratos individuales— se conservan mientras dure la relación laboral y hasta un año después; los de las fracciones II, III y IV, «durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral».

La consecuencia de no tenerlos está en el artículo 805, en una línea: «El incumplimiento a lo dispuesto por el artículo anterior, establecerá la presunción de ser ciertos los hechos que el actor exprese en su demanda, en relación con tales documentos, salvo la prueba en contrario». Dicho de otro modo: la carpeta ordenada vale más que las firmas. Cuánto tiempo guardar cada cosa, en general, está en cuánto tiempo guardar un contrato firmado, y dónde viven los documentos firmados, en dónde se guardan los contratos firmados.

Cuándo sí conviene montar la firma de recibos

No siempre la respuesta es «no hagas nada». Hay tres casos en que la firma del recibo sí te sirve, y conviene distinguirlos del impulso de firmar todo.

1. 1Si pagas en efectivo o sigues entregando recibo impreso. Ahí el artículo 101 es categórico: la firma autógrafa es requisito de validez del recibo impreso. Y autógrafa no se sustituye con una liga: se firma en papel.
2. 2Si lo que firmas no es el recibo, sino un acuse de recepción del comprobante. Es legítimo y es otra cosa: no valida el recibo —el CFDI ya se valida solo—, documenta que la persona tuvo acceso a la información detallada de conceptos y deducciones, que es lo que el 101 exige «en todos los casos».
3. 3Si vas a pagar un concepto que no es salario ordinario —una liquidación, un bono extraordinario, un reembolso, un pago por convenio—. Eso no es un recibo de nómina y ahí la firma es el documento. El recibo de dinero está en su plantilla y la figura, en recibo de anticipo y apartado.

Y hay un cuarto caso, de otra naturaleza: cuando el pago del salario se hace por transferencia o tarjeta, el artículo 101 lo permite «previo consentimiento del trabajador», y agrega que «los gastos o costos que originen estos medios alternativos de pago serán cubiertos por el patrón». Ese consentimiento sí es un documento que vale la pena tener firmado, una vez por persona, y es exactamente el tipo de cosa que se firma desde el celular en dos minutos.

Lo que de verdad hay que firmar en una plantilla de nómina

Si vas a montar firma electrónica para recursos humanos, el inventario rinde mucho más que la quincena. Son documentos que se firman una vez, que la ley sí pide, y que son los que faltan cuando hay una demanda.

• El contrato individual de trabajo, que el 804 fracción I obliga a conservar y exhibir. Formato en su plantilla y la explicación en contrato individual de trabajo con firma electrónica.
• El consentimiento para pago por medios electrónicos, por el párrafo del 101.
• La responsiva del equipo que se lleva la persona: laptop, teléfono, camioneta. Formatos en carta responsiva y sus variantes por objeto, y el caso en mi empleado se lleva una laptop.
• El enterado del reglamento interior de trabajo, con su matiz: surte efectos desde su depósito, no desde la firma. Está en reglamento interior de trabajo: firma de enterado.
• La constancia laboral cuando se pide, que es obligatoria por la fracción VIII del artículo 132: plantilla.
• Y la salida completa: carta de no adeudo y finiquito, convenio de terminación laboral y, si toca, el aviso de rescisión, que tiene reglas propias de entrega.

Cómo se manda eso a cuarenta personas sin perseguir a nadie está en mandar el mismo contrato a varias personas a la vez, el caso de una pyme que contrata cada mes en tengo una pyme y cada mes contrato gente, y el giro completo en firma electrónica para recursos humanos y plataformas de firma electrónica para recursos humanos.

Del lado práctico: la persona recibe la liga por WhatsApp o correo y firma desde su teléfono sin crear cuenta ni instalar nada, y las dos partes se quedan con el PDF y su certificado de auditoría —hora, dispositivo y huella del archivo—, comprobable en /verificar. Son diez documentos gratis sin tarjeta desde tu cuenta. El camino de una firma está en cómo funciona y las dudas de ley en el FAQ legal.

De dónde salen las citas

• Ley Federal del Trabajo, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.