Un trabajador me pidió permiso sin goce de sueldo: ¿qué firmamos, y qué pasa con el IMSS?

Lo primero: no está en la lista

El artículo 42 de la Ley Federal del Trabajo enumera las causas de suspensión temporal de las obligaciones de prestar el servicio y pagar el salario, sin responsabilidad para el trabajador y el patrón. Son nueve y vale leerlas, porque la que la gente busca no está.

1. 1La enfermedad contagiosa del trabajador.
2. 2La incapacidad temporal ocasionada por un accidente o enfermedad que no constituya un riesgo de trabajo.
3. 3La prisión preventiva seguida de sentencia absolutoria.
4. 4El arresto del trabajador.
5. 5El cumplimiento de los servicios y cargos del artículo 5o. constitucional y de las obligaciones del 31, fracción III, de la Constitución.
6. 6La designación como representante ante organismos estatales, la Comisión Nacional de los Salarios Mínimos y otros semejantes.
7. 7La falta de los documentos que exijan las leyes y reglamentos, necesarios para la prestación del servicio, cuando sea imputable al trabajador.
8. 8La conclusión de la temporada en el caso de trabajadores contratados bajo esa modalidad.
9. 9La licencia del artículo 140 Bis de la Ley del Seguro Social, la de cuidado de hijos con cáncer.

Ninguna dice «permiso que el trabajador pide para atender un asunto personal». Y eso tiene una consecuencia concreta: el artículo 43, que dice desde cuándo y hasta cuándo surte efectos cada suspensión —hasta el periodo que fije el Instituto en las fracciones I y II, hasta dos meses en la VII, hasta seis años en la V y la VI— no tiene nada que decir sobre este caso. El calendario del permiso lo escriben las partes o no existe.

Por qué un convenio sí sirve

El artículo 1792 del Código Civil Federal define el convenio como el acuerdo de dos o más personas para crear, transferir, modificar o extinguir obligaciones. Suspender temporalmente de común acuerdo la obligación de prestar el servicio y la de pagar el salario es exactamente modificar obligaciones por un tiempo, y eso las partes lo pueden acordar.

Lo que no pueden acordar es renunciar a derechos del trabajador: el artículo 5o. de la Ley Federal del Trabajo tiene por no escritas las estipulaciones que impliquen renuncia de derechos consignados en las normas de trabajo. Así que un permiso no puede traer de regalo una renuncia a la antigüedad, a vacaciones devengadas ni a nada acumulado antes del permiso.

La diferencia con un abandono de trabajo

Ésta es la razón de fondo por la que conviene el papel, y no es burocracia: sin convenio, la misma ausencia se puede contar de dos maneras. El patrón puede verla como faltas injustificadas que acumulan y el trabajador como un permiso autorizado de palabra. La fracción X del artículo 47 hace causa de rescisión tener más de tres faltas de asistencia en un periodo de treinta días sin permiso del patrón o sin causa justificada, y la frase clave es «sin permiso del patrón». El convenio es el permiso.

El caso contrario, cuando de verdad hubo abandono, se documenta distinto y está en el acta administrativa por abandono de trabajo y en el acta por faltas injustificadas. Y el procedimiento general del expediente, en cómo se levanta un acta administrativa.

El IMSS: ocho días es la frontera

El artículo 31 de la Ley del Seguro Social está escrito justo para esto: cuando por ausencias del trabajador a sus labores no se paguen salarios, pero subsista la relación laboral, la cotización mensual se ajusta a sus reglas. Dos tramos.

• Menos de ocho días, consecutivos o interrumpidos: se cotiza y se paga por esos periodos únicamente en el seguro de enfermedades y maternidad. El patrón debe presentar la aclaración correspondiente indicando que se trata de cuotas omitidas por ausentismo, y comprobar la falta de pago de salarios con las listas de raya o las nóminas. El número de días del mes se obtiene restando las ausencias sin pago de salario al total de días del periodo de cuotas.
• Ocho días consecutivos o más: el patrón queda liberado del pago de las cuotas obrero patronales, siempre y cuando proceda en los términos del artículo 37.

Y ese artículo 37 es el que hay que leer antes de decidir: en tanto el patrón no presente al Instituto el aviso de baja del trabajador, subsistirá su obligación de cubrir las cuotas obrero patronales respectivas. Es decir, la liberación no es automática por el hecho de que la persona no venga: pasa por un aviso. Lo que conviene es que el convenio diga qué se va a hacer con el registro ante el Instituto, porque esa decisión la toma la empresa y tiene efectos para la persona.

Qué documento certifica después las semanas y qué documento certifica el empleo son dos cosas distintas, y la confusión es la más común de recursos humanos: está en la constancia del IMSS o la de la empresa.

Los ocho renglones del convenio

1. 1Quién pide el permiso y quién lo autoriza, con el cargo de quien autoriza. Debe ser alguien que pueda representar al patrón.
2. 2Fecha de inicio y fecha de regreso, las dos, en día exacto. «Un mes aproximadamente» es la redacción que después se discute.
3. 3Que es a solicitud del trabajador y que durante el permiso no se presta el servicio ni se paga salario.
4. 4Que la relación de trabajo subsiste y que la antigüedad no se interrumpe, con el puesto al que regresa.
5. 5Qué pasa con el registro ante el IMSS durante el permiso, dicho en concreto.
6. 6Qué pasa con lo devengado antes: vacaciones pendientes, prima, aguinaldo proporcional. No se renuncia a nada; se dice cómo se maneja.
7. 7Qué pasa si no regresa en la fecha, y con cuánta anticipación se avisa si cualquiera de las dos partes quiere cambiar la fecha.
8. 8Las firmas de las dos partes y la fecha, porque sin la del trabajador el documento es una decisión unilateral y no un convenio.

No hay una plantilla de permiso en el catálogo, así que el molde más cercano es el convenio de terminación laboral leído al revés —aquí no se termina nada, se pausa— y el expediente base del trabajador, el contrato individual de trabajo, con lo que toca firmar explicado en el contrato individual de trabajo y la firma electrónica. Si la persona va a seguir trabajando pero desde su casa, el documento es otro y hay obligaciones extra: tengo trabajadores en home office.

Lo que el patrón tiene que poder exhibir después

Si meses más tarde la ausencia se discute, el artículo 784 dice que corresponderá al patrón probar su dicho cuando exista controversia sobre, entre otras cosas, las faltas de asistencia del trabajador y la causa de rescisión de la relación de trabajo. Y añade que el Tribunal requerirá al patrón los documentos que tiene obligación legal de conservar, bajo el apercibimiento de que, de no presentarlos, se presumirán ciertos los hechos alegados por el trabajador.

El artículo 804 lista esos documentos e incluye los controles de asistencia cuando se lleven en el centro de trabajo, y el 805 repite la presunción. Un permiso de palabra no está en ningún control de asistencia, y ahí es donde la empresa pierde una discusión que en su momento era un favor.

Firmarlo el día en que se pide

El permiso casi siempre se pide con urgencia y para empezar mañana, lo que significa que el convenio se tiene que firmar hoy, muchas veces con la persona ya fuera de la planta. Firmarlo por liga no cambia nada de lo legal: el artículo 1803, fracción I, del Código Civil Federal admite que la voluntad se manifieste por medios electrónicos, y el 1298-A del Código de Comercio valora el mensaje de datos primordialmente por la fiabilidad del método con que fue generado, archivado, comunicado o conservado.

Con SignSolú el convenio sale por WhatsApp desde tu número o por correo, la persona lo abre en su teléfono y firma sin abrir cuenta ni pagar, y el acuse guarda hora, dirección IP, dispositivo y la huella SHA-256 del archivo, con la hora de cada firma por separado. Esa fecha es la que después prueba que el permiso existió antes de la ausencia y no después. Cualquiera comprueba que el documento no cambió en la página de verificación, sin cuenta. Lo que trae el acuse está en qué es un acuse de auditoría, el envío a varias personas en mandar el mismo contrato a varias personas a la vez, el flujo en cómo funciona, las dudas de validez en las preguntas legales frecuentes y los formatos de recursos humanos en las plantillas. El plan gratis son 10 documentos sin caducidad y sin tarjeta.

De dónde salen las citas

• Código de Comercio, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Ley Federal del Trabajo, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Código Civil Federal, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.