Tengo trabajadores en home office: qué les hago firmar, y el 40% que decide si es teletrabajo

Primero el umbral, porque decide todo lo demás

Casi todas las dudas sobre qué firmar en home office se contestan al revés: primero hay que saber si lo que tienes es teletrabajo en el sentido de la ley, porque el paquete de obligaciones sólo se activa a partir de ahí.

El artículo 330-A de la Ley Federal del Trabajo define el teletrabajo como una forma de organización laboral subordinada que consiste en el desempeño de actividades remuneradas en lugares distintos al establecimiento del patrón, sin requerir la presencia física de la persona en el centro de trabajo, utilizando primordialmente las tecnologías de la información y comunicación para el contacto y el mando. Y después pone el corte: se rigen por este capítulo las relaciones laborales que se desarrollen más del cuarenta por ciento del tiempo en el domicilio de la persona trabajadora, o en el domicilio elegido por ésta. Cierra con una frase corta: no será considerado teletrabajo aquel que se realice de forma ocasional o esporádica.

Los siete contenidos del contrato

El artículo 330-B es el renglón que más seguido se incumple, y no por mala fe: se incumple porque el contrato individual de siempre no trae estos campos. Dice que las condiciones de trabajo se harán constar por escrito mediante un contrato, que cada una de las partes conservará un ejemplar, y que además de lo establecido en el artículo 25 de la Ley, el contrato contendrá:

1. 1Nombre, nacionalidad, edad, sexo y domicilio de las partes. El domicilio de la persona trabajadora deja de ser un dato de contacto: es el lugar de trabajo.
2. 2Naturaleza y características del trabajo.
3. 3Monto del salario, fecha y lugar o forma de pago.
4. 4El equipo e insumos de trabajo, incluyendo el relacionado con las obligaciones de seguridad y salud, que se entregan a la persona.
5. 5La descripción y el monto que el patrón pagará por concepto de pago de servicios en el domicilio relacionados con el teletrabajo. Nótese: descripción y monto.
6. 6Los mecanismos de contacto y supervisión, así como la duración y distribución de horarios, siempre que no excedan los máximos legales.
7. 7Las demás estipulaciones que convengan las partes.

Si la persona ya está contratada, lo que se firma no es un contrato nuevo sino una adenda que agrega estos puntos al que existe, y que documenta el cambio de modalidad. El documento base es el contrato individual de trabajo, y el detalle que no hay que olvidar es que la fracción V pide un monto, no una promesa de reembolso «contra comprobantes».

El cambio tiene que ser voluntario, y reversible

El artículo 330-G dice que el cambio de modalidad presencial a teletrabajo deberá ser voluntario y establecido por escrito, salvo casos de fuerza mayor debidamente acreditada. Y añade que cuando se dé ese cambio las partes tendrán el derecho de reversibilidad a la modalidad presencial, y que podrán pactar los mecanismos, procesos y tiempos necesarios para hacer válida su voluntad de retorno.

Esa última parte conviene escribirla, porque si no la pactas, el retorno se negocia en caliente. Un párrafo con el aviso —treinta días, por escrito, de cualquiera de las partes— resuelve el 90% de los casos.

Quién paga el internet y la luz

Es la pregunta que llega primero y la respuesta está en el artículo 330-E, que enumera las obligaciones especiales del patrón en la modalidad de teletrabajo. Son ocho, y vale leerlas enteras una vez:

• Proporcionar, instalar y encargarse del mantenimiento de los equipos necesarios para el teletrabajo, como equipo de cómputo, sillas ergonómicas, impresoras, entre otros.
• Recibir oportunamente el trabajo y pagar los salarios en la forma y fechas estipuladas.
• Asumir los costos derivados del teletrabajo, incluyendo, en su caso, el pago de servicios de telecomunicación y la parte proporcional de electricidad.
• Llevar registro de los insumos entregados a las personas trabajadoras, en cumplimiento de las disposiciones de seguridad y salud en el trabajo.
• Implementar mecanismos que preserven la seguridad de la información y datos utilizados por las personas en esta modalidad.
• Respetar el derecho a la desconexión al término de la jornada laboral.
• Inscribir a las personas en el régimen obligatorio de la seguridad social.
• Establecer mecanismos de capacitación y asesoría para la adaptación y el uso adecuado de las tecnologías, con énfasis en quienes cambian de presencial a teletrabajo.

La fracción III es la del dinero: la silla ergonómica, el internet y la parte proporcional de la luz son costo del patrón, no un favor. La fracción IV es la del papel: llevar registro de los insumos entregados. Y la fracción IV del artículo 330-K le da a los Inspectores del Trabajo la atribución expresa de comprobar que el patrón lleve ese registro, además de vigilar que el salario no sea inferior al del trabajador presencial con funciones iguales o similares.

Del lado de la persona, el artículo 330-F pide tener el mayor cuidado en la guarda y conservación de los equipos, materiales y útiles que reciba del patrón, informar con oportunidad sobre los costos pactados de telecomunicaciones y consumo de electricidad, conducirse con apego a las disposiciones de seguridad y salud, y atender los mecanismos y sistemas de supervisión.

El registro de insumos es una responsiva, y es el documento que falta

La fracción IV del 330-E pide un registro; lo que en la práctica resuelve el registro es una responsiva firmada por cada entrega, con número de serie. Un inventario en hoja de cálculo sin firma demuestra que alguien escribió una lista, no que la laptop se entregó.

• La responsiva del equipo de cómputo, con marca, modelo, número de serie, accesorios y estado: la carta responsiva de equipo de cómputo.
• El celular de la empresa, si lo hay, que tiene su propia hoja: la carta responsiva de celular y el caso explicado en la carta responsiva de celular de la empresa.
• Las fotos del equipo al entregarlo, que es lo que después evita la discusión sobre el golpe en la tapa: el acta de entrega del equipo con fotos.
• La devolución, que se documenta igual y casi nunca se documenta: el acta de entrega-recepción de equipo.

Y el aviso de privacidad, porque la fracción V del 330-E pide mecanismos que preserven la seguridad de la información y los datos. Lo que ese documento debe decir cuando se firma con el personal está en el aviso de privacidad para empleados firmado en línea.

El tercer documento: el reglamento interior

Es el que más se olvida porque no se firma uno por persona. El artículo 330-D dice que los patrones que no cuenten con un contrato colectivo de trabajo deberán incluir el teletrabajo en su reglamento interior de trabajo y establecer mecanismos que garanticen la vinculación y el contacto entre las personas que trabajan en esta modalidad. Si hay contrato colectivo, el 330-C mete la modalidad ahí y obliga a entregar gratuitamente una copia a cada persona que trabaje así.

El reglamento es, además, de donde sale la consecuencia disciplinaria cuando alguien no cumple el horario pactado o no atiende los mecanismos de supervisión del 330-F. Sin él, el acta administrativa se queda sin norma que invocar: la mecánica está en el reglamento interior de trabajo y la firma de enterado y en tengo que levantar un acta administrativa, cómo se hace. Para faltas de asistencia en remoto, lo que prueba es el registro, no el testimonio: los testigos del acta administrativa.

Vale la pena recordar que el 330-H obliga a promover el equilibrio de la relación laboral para que estas personas gocen de igualdad de trato en remuneración, capacitación, formación, seguridad social y acceso a mejores oportunidades, y a observar una perspectiva de género que permita conciliar la vida personal y la disponibilidad en la jornada. Y que el 330-J remite las condiciones especiales de seguridad y salud a una Norma Oficial Mexicana que debe considerar factores ergonómicos y psicosociales.

Cómo se firman cuando nadie va a la oficina

Aquí está la ironía operativa: el régimen que existe porque la persona no va al centro de trabajo exige tres documentos firmados, y la práctica común es pedirle que imprima, firme, escanee y regrese. Eso tarda semanas y se queda a medias en la mitad de los casos.

El medio no es el problema. El artículo 1803, fracción I, del Código Civil Federal dice que el consentimiento es expreso cuando la voluntad se manifiesta verbalmente, por escrito, por medios electrónicos, ópticos o por cualquier otra tecnología, o por signos inequívocos. Y el artículo 1298-A del Código de Comercio estima la fuerza probatoria de un mensaje de datos primordialmente por la fiabilidad del método con que fue generada, archivada, comunicada o conservada la información. Lo que la ley laboral pide es que las condiciones consten por escrito y que cada parte conserve un ejemplar: las dos cosas se cumplen mejor con un acuse que con un papel en un cajón.

Con SignSolú la adenda, la responsiva y el acuse de enterado del reglamento salen por WhatsApp desde tu número o por correo, la persona firma desde su teléfono sin abrir cuenta ni pagar, y el acuse guarda hora, dirección IP, dispositivo y la huella SHA-256 del archivo, que es justo el registro que pide la fracción IV del 330-E. Cualquiera comprueba después que el documento no cambió en la página de verificación, sin cuenta. Si es el mismo acuse de enterado para toda la plantilla, el envío va en un solo movimiento: mandar el mismo contrato a varias personas a la vez. Los recibos de nómina y las vacaciones se firman por la misma vía: mis trabajadores firman sus recibos de nómina en línea y mis trabajadores firman sus vacaciones sin papel. El plan gratis son 10 documentos sin caducidad y sin tarjeta; el flujo completo está en cómo funciona, lo que necesita del otro lado quien sólo trae su teléfono en firmar desde el celular sin instalar nada, y las dudas de validez en las preguntas legales frecuentes.

De dónde salen las citas

• Código de Comercio, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Ley Federal del Trabajo, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Código Civil Federal, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.