¿Puedo hacer que mis empleados firmen el aviso de privacidad en línea?
La respuesta corta
Puedes, pero conviene saber que la ley no te lo pide para todo. Lo que el artículo 16 de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares exige es poner el aviso a disposición de la persona, no que lo firme; y el artículo 9, fracción IV, te libera incluso de recabar consentimiento cuando los datos se requieren para cumplir obligaciones derivadas de la relación jurídica, que es el caso de casi todo lo que llevas de un trabajador. Donde la firma sí es requisito es en los datos sensibles: el artículo 8 pide consentimiento expreso y por escrito, y nombra la firma autógrafa, la firma electrónica o cualquier mecanismo de autenticación. Ahí sí, y se recaba desde el celular.
La pregunta suele llegar por el lado equivocado: «¿cómo hago que los cincuenta firmen el aviso de privacidad?». Antes de resolver el cómo vale la pena revisar el si, porque la respuesta cambia el trabajo de la semana y la ley dice menos de lo que se cree.
Poner a disposición no es hacer firmar
La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares vigente es nueva: se publicó en el Diario Oficial el 20 de marzo de 2025. Su artículo 16 dice qué hay que hacer con el aviso, y el verbo es «poner a disposición»: el responsable debe ponerlo a disposición de las personas titulares «a través de formatos impresos, digitales, visuales, sonoros o cualquier otra tecnología».
Y lo detalla en dos fracciones. Si los datos se obtienen personalmente a través de formatos impresos, el aviso debe darse a conocer en ese momento, salvo que ya se hubiera facilitado antes. Si se obtienen por medio electrónico, óptico, sonoro, visual o cualquier otra tecnología, el aviso se proporciona en su modalidad simplificada —que debe traer al menos la información de las fracciones I a IV del artículo 15— señalando el sitio donde se puede consultar el aviso integral.
En ninguna de las dos aparece la palabra firma. Lo que la ley te exige probar es que lo pusiste a disposición, y eso se puede probar de varias maneras: un acuse, un correo, una constancia en el expediente.
Por qué con tus trabajadores casi no necesitas consentimiento
Aquí está el renglón que ahorra la mitad del trabajo. El artículo 9 lista los casos en que el responsable no está obligado a recabar el consentimiento, y su fracción IV dice: cuando los datos personales «se requieran para ejercer un derecho o cumplir obligaciones derivadas de una relación jurídica entre la persona titular y el responsable».
Una relación de trabajo es exactamente eso. El nombre, el domicilio, el RFC, la CURP, el número de seguridad social, la cuenta donde se deposita la nómina: todo se requiere para cumplir obligaciones que la ley laboral y la fiscal te imponen. No necesitas que nadie te autorice a tenerlos.
El artículo 7 agrega el otro lado. El consentimiento puede ser expreso o tácito, y «será tácito cuando habiéndose puesto a disposición de la persona titular el aviso de privacidad, esta no manifieste su voluntad en sentido contrario». Y remata: «Por regla general será válido el consentimiento tácito, salvo que las disposiciones jurídicas aplicables exijan que la voluntad de la persona titular se manifieste expresamente».
| Qué dato o finalidad | ¿Hace falta consentimiento? | De dónde sale |
|---|---|---|
| Datos para cumplir la relación de trabajo | No | Artículo 9, fracción IV |
| Finalidades distintas a la relación de trabajo | Sí, y el aviso las tiene que distinguir | Artículo 15, fracción III |
| Datos financieros o patrimoniales | Sí, expreso | Artículo 7, quinto párrafo |
| Datos personales sensibles | Sí, expreso y por escrito | Artículo 8 |
| Todo lo demás, con el aviso a disposición | Tácito basta, por regla general | Artículo 7 |
Dónde la firma sí es requisito: los datos sensibles
El artículo 8 es tajante y es el que conviene memorizar: «Tratándose de datos personales sensibles, el responsable deberá obtener el consentimiento expreso y por escrito de la persona titular para su tratamiento, a través de su firma autógrafa, firma electrónica, o cualquier mecanismo de autenticación que al efecto se establezca».
Dos cosas de ese texto. La primera es que la propia ley nombra la firma electrónica como medio válido, al lado de la autógrafa: no hay que argumentarlo, está escrito. La segunda es el segundo párrafo del mismo artículo, que prohíbe crear bases de datos con datos sensibles «sin que se justifique la creación de las mismas para finalidades legítimas, concretas y acordes con las actividades o fines explícitos que persigue el sujeto regulado». O sea: antes de preguntarte cómo recabas el consentimiento, pregúntate si de verdad necesitas el dato.
Qué pasa con la huella del checador
Es el caso que más se repite en una empresa chica, y es el que vale la pena revisar con cuidado antes de instalar el aparato. Un dato biométrico no se trata como el domicilio, y el artículo 8 pide consentimiento expreso y por escrito para los sensibles. Conviene preguntar a quien lleve tu cumplimiento si el dato que vas a guardar cae ahí, y si hay una alternativa que resuelva lo mismo con menos dato: una tarjeta, un código, una app.
Y con la cuenta de nómina
El quinto párrafo del artículo 7 dice que los datos financieros o patrimoniales requieren consentimiento expreso de la persona titular, salvo las excepciones de los artículos 9 y 36. Para el depósito de nómina normalmente cae en la fracción IV del 9 —cumplir una obligación de la relación jurídica—, pero recabar el consentimiento expreso cuesta un clic y despeja la duda. Cómo se firman los recibos de ese depósito está en mis trabajadores firman sus recibos de nómina en línea.
Entonces qué conviene hacer
Firmar no es obligatorio en casi ningún caso, y aun así conviene hacerlo, por una razón que no es legal sino de prueba: lo que la ley te pide acreditar es que pusiste el aviso a disposición, y una firma con acuse es la forma más barata de tener esa constancia para cincuenta personas sin un archivero.
- 1Escribe el aviso con los seis renglones del artículo 15: identidad y domicilio del responsable; los datos que se tratan, identificando los sensibles; las finalidades, distinguiendo las que requieren consentimiento; las opciones para limitar el uso o divulgación; los medios para ejercer los derechos ARCO; y el procedimiento para comunicar cambios al aviso.
- 2Sepáralo del contrato de trabajo. Son dos documentos con dos propósitos, y meter el aviso como una cláusula del contrato hace imposible actualizarlo sin tocar el contrato.
- 3Distingue las finalidades. La fracción III del artículo 15 pide distinguir aquéllas que requieren consentimiento. Si vas a usar la foto del trabajador en redes sociales, ésa es una finalidad distinta y necesita su propia casilla.
- 4Recaba firma donde la ley la pide, y acuse donde sólo hace falta constancia.
- 5Guarda la constancia junto al expediente, no en un correo que nadie va a encontrar en tres años.
Cómo se recaba desde el celular
El artículo 8 ya nombró la firma electrónica, y para lo demás aplica la regla general: la fracción I del artículo 1803 del Código Civil Federal considera expreso el consentimiento manifestado «por medios electrónicos, ópticos o por cualquier otra tecnología», y el 1834 bis tiene por cumplido el requisito de firma con esos medios cuando lo firmado es atribuible a quien se obliga y queda accesible para consulta posterior.
En la práctica: el aviso se manda una vez a cada trabajador, la liga sale por WhatsApp o por correo y cada quien firma desde su teléfono sin abrir cuenta ni instalar nada. Cada firma queda con su acuse de auditoría —hora, IP, dispositivo y huella SHA-256 del archivo— y cualquiera lo comprueba en /verificar sin cuenta. Mandar el mismo documento a cincuenta personas de una vez está explicado en mandar el mismo contrato a varias personas a la vez.
Los otros papeles de RH que viven en el mismo expediente: contrato individual de trabajo, el reglamento interior de trabajo y su firma de enterado, y la constancia laboral. Cómo firman cuarenta trabajadores su contrato está en tengo 40 trabajadores en obra, y qué es exactamente un aviso de privacidad, en qué es el aviso de privacidad.
El camino completo está en cómo funciona y las dudas de ley en el FAQ legal. Hasta dónde conviene pedir identificación para firmar está en pedir INE para firmar, y qué es el consentimiento expreso, en qué es el consentimiento expreso. El plan gratis son diez documentos sin caducidad y sin tarjeta desde tu cuenta.
De dónde salen las citas
- Código Civil Federal, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
- Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
Preguntas frecuentes
¿Estoy obligado a que mis empleados firmen el aviso de privacidad?
La ley no lo exige como regla. El artículo 16 de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares te obliga a poner el aviso a disposición de la persona, no a recabar su firma, y el artículo 7 reconoce como válido por regla general el consentimiento tácito, que se da cuando habiéndose puesto a disposición el aviso la persona no manifiesta voluntad en sentido contrario. Donde sí hace falta consentimiento expreso y por escrito es en los datos sensibles, por el artículo 8.
¿Necesito el consentimiento de mi trabajador para tener su RFC y su CURP?
La fracción IV del artículo 9 dice que el responsable no está obligado a recabar el consentimiento cuando los datos se requieran para ejercer un derecho o cumplir obligaciones derivadas de una relación jurídica entre la persona titular y el responsable. Los datos que necesitas para cumplir tus obligaciones laborales y fiscales con ese trabajador caen ahí. Lo que sí tienes que hacer es ponerle a disposición el aviso.
¿Y la huella digital del checador?
Un dato biométrico merece revisión aparte, y el artículo 8 exige consentimiento expreso y por escrito para los datos sensibles, nombrando como medios la firma autógrafa, la firma electrónica o cualquier mecanismo de autenticación. El segundo párrafo del mismo artículo además prohíbe crear bases de datos con datos sensibles sin justificar su creación para finalidades legítimas y concretas. Conviene preguntarte si hay una forma de resolver el control de asistencia con menos dato. Esto no es asesoría legal: confírmalo con quien lleve tu cumplimiento.
¿Puedo meter el aviso de privacidad como cláusula del contrato de trabajo?
Se ve a menudo y tiene un costo práctico: el aviso cambia —cambian las finalidades, los medios para ejercer derechos, el domicilio— y el contrato no debería cambiar con él. La fracción VI del artículo 15 pide que el propio aviso diga el procedimiento y el medio por el cual se comunicarán los cambios, lo que supone un documento que vive por su cuenta. Conviene mandarlos como dos documentos y firmarlos en el mismo envío.
¿Sirve el aviso simplificado o tengo que mandar el completo?
Depende de cómo obtuviste los datos. La fracción II del artículo 16 dice que cuando los datos se obtienen por medio electrónico, óptico, sonoro, visual o cualquier otra tecnología, el aviso se proporciona en su modalidad simplificada, que debe contener al menos la información de las fracciones I a IV del artículo 15, y señalar el sitio donde se puede consultar el aviso integral. Si los datos se obtuvieron en persona con formatos impresos, el aviso se da a conocer en ese momento.