Testigos en un acta administrativa: quién puede firmar, cuántos, y por qué el máximo es tres

Lo que la ley pide y lo que la costumbre pide

Mucha gente busca «testigo de asistencia en acta administrativa» creyendo que es un requisito con nombre legal. No lo es. El término viene de los formatos que circulan en las empresas, donde hay un renglón para el trabajador, otro para el representante del patrón y dos o tres para «testigos de asistencia», que son los que presenciaron la diligencia.

La Ley Federal del Trabajo no regula el acta administrativa ni le pone requisitos de forma. Lo que regula, en el artículo 47, es el aviso: el patrón que despida a un trabajador deberá darle aviso escrito en el que refiera claramente la conducta o conductas que motivan la rescisión y la fecha o fechas en que se cometieron, entregado personalmente en el momento del despido o comunicado al Tribunal competente dentro de los cinco días hábiles siguientes. Y remata que la falta de aviso, por sí sola, presume la separación no justificada, salvo prueba en contrario.

Entonces, ¿para qué los testigos? Porque el acta es un documento que escribe una de las partes. Su valor no viene de la hoja: viene de que lo que dice se pueda sostener con otra prueba. Y la otra prueba, en la práctica, son las personas que firmaron. El molde completo del documento está en tengo que levantar un acta administrativa, cómo se hace, y la diferencia con el acta de hechos, en acta de hechos laboral.

El artículo 813 y el máximo de tres

El artículo 813 de la Ley Federal del Trabajo arranca con una frase que conviene leer antes de pedirle un favor a alguien: todos los que tengan conocimiento de los hechos que las partes deben probar están obligados a declarar como testigos. Después pone los requisitos de quien ofrece la prueba testimonial, y el primero es el que decide cómo se arma el acta:

• Sólo podrán ofrecerse un máximo de tres testigos por cada hecho controvertido que se pretenda probar. Firmar el acta con seis testigos no multiplica la prueba: a la hora de ofrecerla hay que escoger tres.
• Hay que indicar los nombres y domicilios de los testigos. Un testigo cuyo domicilio no tienes es un testigo que no puedes presentar, y si el domicilio sale incorrecto, su presentación queda a tu cargo.
• Si el testigo radica fuera del lugar de residencia del Tribunal, hay que acompañar interrogatorio por escrito al ofrecer la prueba, con copias para cada parte; de no hacerlo, se declara desierta.
• Si no existe impedimento técnico o material, el Tribunal puede ordenar que el desahogo se rinda vía remota por videoconferencia, con el testigo en la sala que disponga el Tribunal exhortado.

La lectura práctica es incómoda y útil: el acta no se firma con quien esté disponible, se firma con quien vas a poder presentar. Dos personas de planta, con domicilio conocido y que de verdad vieron el hecho, pesan más que cinco firmas de pasillo.

A quién no conviene poner, y por qué

No hay una lista legal de personas impedidas para firmar un acta administrativa, porque la ley no regula el acta. Lo que hay es experiencia de qué testigos se caen en la audiencia. Tres casos se repiten.

El que no estuvo

Es el más común y el más caro. Un testigo que firma un acta de un hecho que no presenció va a tener que describirlo, y en la repregunta se le va a pedir la hora, el lugar, quién más estaba y qué dijo cada quien. Cuando dos testigos de la misma acta se contradicen en esos detalles, el problema deja de ser el testigo y pasa a ser el acta.

El que se va a ir

El pleito laboral llega meses o años después. Un testigo que es personal eventual, de una contratista o de una agencia tiene alta probabilidad de no estar localizable cuando haga falta, y el artículo 813 pone a tu cargo su presentación si el domicilio no resulta correcto. Si sólo tienes a esa persona, anota su domicilio completo y su teléfono en el momento de firmar, no después.

El único

Un acta con un solo testigo, y además el jefe que ordenó la diligencia, deja el hecho sostenido por una persona con interés visible. No está prohibido, pero es frágil. Dos testigos distintos, uno de los cuales presenció el hecho y otro la diligencia, cubren las dos cosas que se van a discutir: que el hecho ocurrió y que el acta se levantó como dice.

Las faltas de asistencia, donde el testigo importa menos

Hay un caso donde el peso de la prueba no está en los testigos sino en los papeles: las faltas injustificadas. La fracción X del artículo 47 da como causa de rescisión tener el trabajador más de tres faltas de asistencia en un periodo de treinta días, sin permiso del patrón o sin causa justificada. Lo que prueba eso es el control de asistencia, no un testimonio.

Y ese control tiene una regla propia. El artículo 804 obliga al patrón a conservar y exhibir en juicio los controles de asistencia cuando se lleven en el centro de trabajo, durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral. El artículo 805 añade la consecuencia de no exhibirlos: se presume que son ciertos los hechos que el actor exprese en su demanda en relación con tales documentos, salvo prueba en contrario. Una acta por faltas sin el control de asistencia anexo es un acta que se defiende sola contra una presunción.

La plantilla del acta para ese caso, con la causal escrita como la pide la fracción X y el espacio para enumerar las fechas, es el acta administrativa por faltas injustificadas. Para otras causales hay actas propias: por desobediencia, por retardos, por abandono de trabajo, por aliento alcohólico y por falta de respeto. Y cuando lo que falta es dinero, el expediente cambia: el acta por robo de dinero.

Juntar las firmas el mismo día, que es el problema real

El acta no se atora por la redacción. Se atora porque el hecho pasó en el turno de la noche, uno de los testigos descansa al día siguiente, el jefe de planta está en otra sede y el documento acaba firmado la semana que entra con la fecha de hoy. Ese desfase es justo lo que una repregunta busca.

Firmarla a distancia no cambia nada de lo legal. El artículo 1803, fracción I, del Código Civil Federal dice que el consentimiento es expreso cuando la voluntad se manifiesta verbalmente, por escrito, por medios electrónicos, ópticos o por cualquier otra tecnología, o por signos inequívocos. Y el artículo 1298-A del Código de Comercio estima la fuerza probatoria de un mensaje de datos primordialmente por la fiabilidad del método con que fue generada, archivada, comunicada o conservada la información. El procedimiento está en cómo firmo un acta administrativa a distancia, y qué hacer si el trabajador no quiere firmar el aviso, en el trabajador no quiere firmar el aviso de rescisión.

Con SignSolú el acta sale por WhatsApp desde tu número o por correo, cada firmante la abre en su teléfono y firma sin abrir cuenta ni pagar, y el acuse guarda hora, dirección IP, dispositivo y la huella SHA-256 del archivo de cada firma, así que la hora de cada testigo queda registrada por separado. Cualquiera comprueba después que el documento no cambió en la página de verificación, sin cuenta. El orden del envío cuando firman cuatro personas está en mandar el mismo contrato a varias personas a la vez, y lo que necesita del otro lado quien sólo trae su teléfono, en firmar desde el celular sin instalar nada. El plan gratis son 10 documentos sin caducidad y sin tarjeta; el flujo completo está en cómo funciona, lo que debe traer el acuse en qué es un acuse de auditoría y qué debe traer y las dudas de validez en las preguntas legales frecuentes.

De dónde salen las citas

• Código de Comercio, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Ley Federal del Trabajo, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Código Civil Federal, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.