Contratos que piden dos testigos: cómo se documenta un testigo dentro de una firma electrónica

La casilla de «testigo» en una plataforma de firma es fácil: agregas un firmante más y listo. Lo que casi nadie decide es lo de atrás: qué está haciendo ese testigo, cuándo tiene que firmar para que su firma signifique algo, y si el documento que tienes enfrente es de los que la ley deja firmar así.

La pieza de arrendamiento en Chiapas se quedó con el caso concreto —el 2380 y el 2381 de ese estado, y el 2471 que extiende la regla al comodato—. Ésta es la otra mitad: cómo se documenta.

Los dos trabajos de un testigo, que no son el mismo

Al revisar los códigos civiles estatales que ya están cargados en las plantillas de SignSolú aparece una separación clara y que no está escrita en ninguna parte: la palabra «testigo» aparece en dos contextos distintos, con consecuencias opuestas para la firma electrónica.

Testigo que suscribe el contrato

Es el caso de Chiapas: el artículo 2380 de su Código Civil exige que el arrendamiento de casa habitación se otorgue por escrito y se suscriba en presencia de dos testigos. Aquí el testigo firma el mismo documento que las partes, al mismo tiempo, y su firma vive dentro del contrato. Es el caso que la firma electrónica resuelve bien: cuatro firmantes en lugar de dos, cada uno con su liga.

En materia laboral el patrón es el mismo. El acta administrativa se levanta con dos testigos que firman el documento y que el tribunal puede citar después; por eso la plantilla de sistema acta administrativa trae cuatro firmantes —patrón, trabajador, primer testigo, segundo testigo— con el domicilio de cada testigo, y el procedimiento está en tengo que levantar un acta administrativa.

Testigo de un acto, en lugar de notario o juez

El otro uso es distinto y aparece en media docena de códigos, casi siempre alrededor de la prórroga del arrendamiento: ahí los dos testigos son una alternativa al notario o al juez para hacer constar una notificación. No firman un contrato; presencian que alguien comunicó algo en una fecha.

La distinción importa porque el error que se comete es el segundo caso: mandar el aviso de prórroga por la plataforma con dos testigos en copia y creer que eso cumple el artículo. No cumple. Lo que tienes es un aviso con acuse fechado, que vale como prueba de que avisaste y de cuándo —y eso ya es mucho, está en cómo se avisa la terminación de un contrato—, pero la vía formal del código es otra. Dónde se parte el camino entre una y otra está en firma electrónica o fedatario público, y qué hace exactamente un fedatario con un hecho, en qué es la fe de hechos.

El testigo como firmante: qué cambia en la configuración

Para el primer caso —el que sí se firma— el testigo no es un campo del documento ni una casilla: es un firmante, con su propio correo, su propia liga y su propio acuse. Eso tiene tres consecuencias que conviene decidir antes de mandar nada.

1 · El orden no es un detalle: es el fondo

Un testigo que firma el lunes y unas partes que firman el jueves es un testigo que no presenció nada. Si la plataforma manda las cuatro ligas al mismo tiempo y los testigos son los más rápidos en contestar, acabas de documentar que atestiguaron un documento sin firmas. Las ligas se configuran en orden, con los testigos al final: primero arrendador y arrendatario, después los dos testigos. Por qué el orden pesa en cualquier documento con varios firmantes está en varios firmantes en un documento: el orden importa.

2 · Qué tiene que decir el acuse de un testigo

Lo mismo que el de cualquier firmante, y eso basta: su nombre, el correo al que llegó la liga, la hora en que abrió y en que firmó, la dirección IP y el dispositivo, y el hash del documento que firmó. Lo que hace útil ese acuse en el caso del testigo es la hora, porque es la que demuestra que firmó después de las partes y no antes. Qué debe traer un acuse está en qué es un acuse de auditoría y cómo se verifica que nadie lo movió, en cómo verificar que un documento firmado no fue alterado y en /verificar.

Una cosa que conviene anotar en el propio documento, en el bloque de firmas del testigo: su domicilio. No lo pide la firma electrónica; lo pide el uso. Si algún día hay juicio, al testigo lo van a citar, y el domicilio es lo que permite citarlo. Es la razón por la que el acta administrativa lo trae como campo.

3 · El testigo no puede hacer dos papeles

Hay un límite expreso en el Código Civil Federal que vale la pena tener presente cuando una de las partes no sabe o no puede firmar. El artículo 2318 dice que si alguno de los contratantes no supiere escribir, firmará a su nombre y a su ruego otra persona con capacidad legal, no pudiendo firmar con ese carácter ninguno de los testigos.

O sea que en un contrato que pide dos testigos y donde además alguien firma a ruego, hacen falta cinco personas: dos partes, dos testigos y quien firma a ruego, que no puede ser ninguno de los dos testigos. El caso completo de la firma a ruego, con su límite honesto en medios electrónicos, está en firma a ruego cuando el firmante no puede firmar.

La pregunta incómoda: «en presencia de»

El 2380 de Chiapas no dice «con la firma de dos testigos»: dice que el contrato se suscriba en presencia de dos testigos. Y cuatro personas firmando desde cuatro lugares distintos, con horas distintas, no están presentes en ningún lado. Es la objeción que un abogado va a poner y conviene contestarla sin adornos.

Lo que la ley federal resuelve es la forma escrita: el artículo 1834 bis tiene por cumplidos los supuestos de la forma escrita mediante medios electrónicos, siempre que la información generada o comunicada de forma íntegra sea atribuible a las personas obligadas y accesible para su ulterior consulta. Eso cubre que las cuatro firmas sean válidas y atribuibles. Lo que no resuelve ninguna ley con una frase es la palabra «presencia», que describe una circunstancia del acto y no su forma.

La lectura defendible es que lo que «presencia» protege —que alguien ajeno a las partes pueda dar cuenta después de que la suscripción ocurrió— se cumple con un acuse que fecha y atribuye cada firma. La lectura literal es más estricta y existe. Entre las dos, lo prudente no es escoger: es quitarle el filo al problema con el procedimiento.

1. 1Las cuatro firmas en la misma sesión, en el mismo lugar. Si el arrendamiento se firma en la oficina, los dos testigos están ahí y firman desde su propio teléfono en los minutos siguientes. Los cuatro acuses quedan con hora cercana y, en la práctica, con la misma red: eso es lo más parecido a «presencia» que puede dejar un expediente electrónico.
2. 2El orden configurado, con los testigos al final, como arriba.
3. 3Una declaración del testigo dentro del documento, en una línea: que estuvo presente en la suscripción, en tal lugar y tal fecha. Lo que un testigo atestigua debe estar escrito, no presumirse de su firma.
4. 4El domicilio de cada testigo, por lo de la citación.
5. 5Y si el monto es alto o el inmueble es caro, el fedatario. Decirlo es parte del trabajo: hay actos donde la vía formal cuesta menos que el riesgo de discutir la forma, y el reparto está en firma electrónica o fedatario público.

Vale la pena notar que el arrendamiento firmado así sigue siendo un documento privado con dos testigos, no un instrumento público. Eso no lo debilita —el 1834 bis y el valor probatorio de la firma electrónica están en valor probatorio de la firma electrónica en juicio—, pero tampoco lo convierte en algo que no es. Lo que sí es terreno vedado, con testigos o sin ellos, está en documentos que no se pueden firmar electrónicamente, y lo que un testigo no es se aclara en qué es la ratificación de firmas: la ratificación es una comparecencia, no una firma, y dos testigos no la sustituyen.

Dónde se topa con esto en la práctica

Tres situaciones cubren casi todos los casos reales en México.

• Arrendamiento de vivienda en Chiapas. Es el único de los códigos cargados en nuestras plantillas que pide testigos para suscribir el contrato. La plantilla ya trae la cláusula y las ocho estipulaciones mínimas: contrato de arrendamiento para Chiapas.
• Comodato en Chiapas. El 2471 extiende la misma regla al préstamo gratuito, con la falta de formalidad imputada al comodante. Lo general del documento está en contrato de comodato: firmar en línea.
• Actas y convenios laborales. Aquí el testigo no lo pide un código civil sino el uso, porque el tribunal lo cita: va en acta administrativa y, cuando lo que se cierra es una terminación, conviene leer convenio de terminación laboral, donde lo que cierra el asunto no es la firma sino la ratificación.

Para todo lo demás: mandar el mismo documento a cuatro personas se hace como se explica en mandar el mismo contrato a varias personas a la vez; si el testigo firma con el dedo en la pantalla, eso tiene su propia respuesta en es legal firmar con el dedo en el celular; y el marco general, sin jerga, está en Código de Comercio y firma electrónica para no abogados y en qué es el consentimiento expreso. Cómo queda el flujo de cuatro ligas, en cómo funciona, y las dudas de validez, en preguntas legales. Si el contrato que firmas es de arrendamiento en otro estado, la prórroga con testigos aparece en qué es la prórroga legal del arrendamiento, en Tamaulipas y en Tabasco.

De dónde salen las citas

• Código de Comercio, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Código Civil Federal, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.