Firma electrónica o fedatario público: cuál necesita tu documento, y para qué exactamente
La respuesta corta
La pregunta no es cuál de los dos, porque la ley los pone juntos: el segundo párrafo del artículo 1834 bis del Código Civil Federal y el tercero del 93 del Código de Comercio contemplan que el fedatario y las partes usen medios electrónicos. Lo que sí hay que decidir es cuál de los cuatro actos de un fedatario necesita tu documento —escritura pública, ratificación de firmas, protocolización o fe de hechos— porque sólo el primero cambia la forma del contrato. Y para actos mercantiles que no toquen inmuebles, el corredor público puede hacerlo tan bien como el notario.
SignSolú es una plataforma de firma electrónica, así que el límite va por delante: no somos fedatarios, no damos fe pública y nada de lo que emitimos la sustituye. Lo que sigue es la línea entre las dos cosas, con artículo, porque la mayoría de las páginas del tema la dibujan a medias y casi siempre a favor de quien vende.
La pregunta, como se hace, está mal planteada
«¿Firma electrónica o notario?» supone que son dos caminos para lo mismo. No lo son, y la ley lo dice sin rodeos. El segundo párrafo del artículo 1834 bis del Código Civil Federal contempla que, cuando la ley exija instrumento ante fedatario público, éste y las partes generen y comuniquen la información por medios electrónicos, con la obligación del fedatario de hacer constar en el instrumento los elementos por los que atribuye esa información a las partes y de conservar una versión íntegra. El tercer párrafo del artículo 93 del Código de Comercio dice lo mismo para la materia mercantil. O sea que «necesita notario» nunca significó «no puede ser electrónico»: el listado completo de lo que sí queda fuera está en documentos que no se pueden firmar electrónicamente.
Los cuatro actos de un fedatario
Decir «lo llevo al notario» no dice nada, porque un fedatario hace cuatro cosas distintas que ni cuestan lo mismo ni sirven para lo mismo. Saber cuál te toca es la mitad de la decisión.
- 1Escritura pública o póliza. El acto nace ante el fedatario: él lo redacta, lo autoriza y lo guarda en su protocolo. Aquí la firma electrónica no sustituye nada, aunque el instrumento sí pueda armarse por medios electrónicos con el 1834 bis.
- 2Ratificación de firmas. El documento lo escribieron las partes; lo que el fedatario certifica es que quien firmó compareció y reconoció su firma. Es un acto de presencia, no un archivo. Hay plataformas mexicanas que hacen ese trámite en remoto con notarios y corredores públicos; qué resuelven y qué no, en SignSolú o Weetrust.
- 3Protocolización o cotejo. Un documento privado que ya existe se incorpora al protocolo, o se certifica que una copia coincide con su original. El documento de origen puede ser electrónico.
- 4Fe de hechos. Nadie firma: el fedatario da fe de algo que ocurrió. Sirve, por ejemplo, para dejar constancia de que un documento se entregó y no se contestó.
Notario o corredor público, que tampoco es lo mismo
Para un negocio mercantil la pregunta no es sólo si va fedatario, sino cuál. La fracción V del artículo 6o de la Ley Federal de Correduría Pública faculta al corredor público para actuar como fedatario y hacer constar los contratos, convenios y actos jurídicos de naturaleza mercantil excepto tratándose de inmuebles, así como para hacer constar los hechos de naturaleza mercantil. La fracción VI lo habilita en la constitución de sociedades y demás actos de la Ley General de Sociedades Mercantiles.
El renglón que casi nadie cita
El último párrafo de ese mismo artículo 6o cierra diciendo que esas funciones «no se consideran exclusivas de los corredores públicos». Es decir: en lo mercantil puedes elegir, y en inmuebles no —ahí sólo notario—. Esa sola línea resuelve la mayoría de las discusiones sobre a quién acudir.
Cuándo la ley sí exige fedatario, con número
| Qué estás firmando | Qué exige la ley | Quién |
|---|---|---|
| Venta de inmueble cuyo avalúo pasa de 365 veces el salario mínimo | Escritura pública (artículo 2320 del CCF) | Notario |
| Venta de inmueble por debajo de ese valor | Documento privado ante dos testigos y firmas ratificadas (artículo 2317) | Notario, juez competente o Registro Público de la Propiedad |
| Poder general, o mandato por más de mil veces el salario mínimo | Escritura pública o carta poder con firmas ratificadas (artículo 2555) | Notario, jueces o autoridades administrativas |
| Arrendamiento financiero, para pedir la posesión en juicio | Contrato ratificado ante fedatario (artículo 416 de la LGTOC) | Notario o corredor público |
| Constitución de una sociedad mercantil | Instrumento ante fedatario (LGSM y artículo 6o fracción VI de la LFCP) | Notario o corredor público |
| Contrato de servicios, arrendamiento de muebles, compraventa mercantil, NDA | Nada: basta el acuerdo y la forma escrita del 93 del Código de Comercio | Nadie |
Ratificar no es firmar, y por eso ninguna firma electrónica lo sustituye
Es la confusión más cara de todo el tema. Cuando la ley pide que las firmas se ratifiquen, no está pidiendo una firma mejor: está pidiendo que una persona comparezca ante alguien con fe pública y reconozca como suya una firma que ya puso. Ninguna tecnología reemplaza una comparecencia, ni la nuestra ni la de nadie. Lo que sí conviene saber es que el artículo 2317 admite hacerla ante notario, juez competente o Registro Público de la Propiedad, y el 2555, ante notario, jueces o autoridades administrativas correspondientes. Son tres puertas, no una, y casi todas las páginas del tema mencionan sólo la del notario. Cómo aterriza esto en un documento cotidiano está en la carta poder simple.
El detalle que cambia lo que te entregan
El segundo párrafo del artículo 100 del Código de Comercio dice algo que casi nunca se lee completo: las facultades de expedir certificados o de prestar servicios relacionados —conservación de mensajes de datos, sellado digital de tiempo, digitalización— no conllevan fe pública por sí misma, de modo que «los notarios y corredores públicos podrán llevar a cabo certificaciones que impliquen o no la fe pública». Traducido: el mismo notario puede darte dos papeles distintos, y sólo uno de ellos es un documento público. Si vas a pagar por una certificación, la pregunta que hay que hacer por escrito es si el acto se otorga con fe pública o no. La diferencia se ve en juicio y está explicada en qué es un documento privado.
Cuándo no necesitas fedatario y te lo están vendiendo
- «Para que tenga validez legal.» No. El artículo 1832 del CCF dice que en los contratos civiles cada quien se obliga como aparezca que quiso obligarse, sin formalidades determinadas fuera de los casos que la ley designe, y el 78 del Código de Comercio dice lo equivalente en lo mercantil.
- «Para que tenga fecha cierta.» Ahí sí cambia algo, pero no es lo mismo que validez, y el fedatario es sólo una de las tres vías que reconoce la jurisprudencia. El tema completo está en la constancia NOM-151.
- «Porque si no, la contraparte lo puede desconocer.» Lo puede desconocer de todos modos; lo que decide es la evidencia. Qué pasa cuando alguien impugna un documento electrónico está en valor probatorio de la firma electrónica en juicio.
- «Para un contrato de servicios o un acuerdo de confidencialidad.» Ninguno de los dos lo pide. Se firman con una liga y lo que importa es el acuse que queda.
Cómo se combinan en la práctica
El patrón que vemos más seguido no es elegir uno: es usar los dos en el mismo expediente. La operación se documenta con firma electrónica —cotizaciones, órdenes, anexos, actas de entrega—, y el único acto que va ante fedatario es el que la ley exige. Ahí el documento firmado en línea no compite con la escritura: la alimenta, porque es lo que prueba qué se acordó y cuándo. Si lo que estás decidiendo es qué plataforma usar para esa mitad, el método está en las ocho preguntas, y qué documentos aguantan una liga, en tipos de documento.
De dónde salen las citas
- Código de Comercio, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
- Código Civil Federal, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
- Ley General de Sociedades Mercantiles, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
Preguntas frecuentes
¿Puedo ahorrarme el fedatario firmando electrónicamente?
No, porque no son alternativas: si la ley exige esa formalidad para un acto, la exige igual en papel y en electrónico. Lo que sí ocurre es que la mayoría de los contratos no la exige. El artículo 1832 del Código Civil Federal no pide formalidades determinadas fuera de los casos expresamente designados por la ley, así que un contrato de servicios, un arrendamiento de bienes muebles o un acuerdo de confidencialidad se cierran con una liga y nada más.
¿Puede un corredor público hacer lo mismo que un notario?
En materia mercantil, en buena medida sí, con una exclusión expresa: la fracción V del artículo 6o de la Ley Federal de Correduría Pública lo faculta para hacer constar contratos, convenios y actos jurídicos de naturaleza mercantil excepto tratándose de inmuebles, y también hechos de naturaleza mercantil. El último párrafo de ese artículo aclara que esas funciones no son exclusivas suyas, así que en lo mercantil puedes elegir entre los dos.
¿La firma electrónica avanzada sustituye la ratificación de firmas?
No, y no por una limitación técnica. Ratificar es comparecer ante una persona con fe pública y reconocer una firma que ya se puso; es un acto, no un archivo. Lo que sí puede ser electrónico es el documento que se lleva a ratificar, y el propio instrumento, por el segundo párrafo del artículo 1834 bis del Código Civil Federal.
¿Para qué sirve una fe de hechos si nadie firma?
Para dejar constancia de algo que ocurrió y que después alguien va a negar: que un documento se entregó, que una liga se mandó y no se abrió, que una obra estaba en cierto estado un día determinado. En materia mercantil puede darla un corredor público, por la misma fracción V del artículo 6o de su ley. No convierte el documento en público, pero fija el hecho.
¿Qué gano llevando un contrato privado ante fedatario si no lo pide la ley?
Fecha cierta y un documento que llega a juicio con prueba plena puesta, en vez de adquirirla si nadie la objeta. Lo que conviene preguntar por escrito antes de pagarlo es si el acto se otorga con fe pública, porque el segundo párrafo del artículo 100 del Código de Comercio deja claro que un notario o corredor puede hacer certificaciones que la impliquen o no.