Acta administrativa por robo de dinero: qué se escribe cuando el faltante aparece en el corte

El error que vuelve inútil el acta

La mayoría de las actas por dinero se escriben como una acusación: «se detectó el robo de la cantidad de X por parte del trabajador». Eso no es un hecho, es una conclusión, y además es la conclusión de un delito que ni el patrón ni el acta pueden declarar. Lo que sostiene una rescisión es la otra cosa: el hecho descrito con detalle suficiente para que alguien que no estuvo ahí entienda qué pasó y cuándo.

La causal correcta está en la fracción II del artículo 47 de la Ley Federal del Trabajo: incurrir el trabajador, durante sus labores, en faltas de probidad u honradez. No dice «robo». Dice falta de probidad, que es más ancha y más fácil de acreditar: el dinero que se usó para otra cosa, el cobro que no se depositó, el corte alterado, el vale que se firmó solo. Si tú escribes «robo» y el expediente prueba un faltante, la defensa va a discutir la palabra en lugar del hecho.

El acta administrativa, como documento, no cambia: es la misma que se usa para cualquier causal, y su molde está en tengo que levantar un acta administrativa, cómo se hace. Lo que cambia es el relato, el soporte que se le anexa y la fecha desde la que cuentas el plazo.

El mes del artículo 517, y por qué la fecha del corte es la que cuenta

El artículo 517 de la Ley Federal del Trabajo dice que prescriben en un mes las acciones de los patrones para despedir a los trabajadores, para disciplinar sus faltas y para efectuar descuentos en sus salarios. Un mes es poco, y por eso conviene leer con cuidado desde cuándo corre, porque el propio artículo da tres puntos de partida distintos.

Su segundo párrafo dice que en el caso de la fracción I la prescripción corre, respectivamente, desde el día siguiente a la fecha en que se tenga conocimiento de la causa de la separación o de la falta, desde el momento en que se comprueben los errores cometidos, o las pérdidas o averías imputables al trabajador, o desde la fecha en que la deuda sea exigible. La frase que importa en un faltante es la segunda: desde el momento en que se comprueben las pérdidas.

• Robo visto el martes: el mes corre desde el miércoles. No hay discusión.
• Faltante que aparece en el corte del día 30: el mes corre desde que la pérdida quedó comprobada, y eso se acredita con el corte y el arqueo fechados. Un faltante de los días 3 al 28 no te deja fuera de plazo si el corte es del 30.
• Faltante que descubrió la auditoría tres meses después: el día de la comprobación es el de la auditoría, y por eso el informe tiene que estar fechado y firmado. Sin esa fecha, el plazo lo va a contar la otra parte desde el hecho más viejo.

Esto no es un truco para estirar el plazo: es el motivo por el que el acta de un faltante se levanta con los papeles del corte pegados y no de memoria. Si no hay un documento que diga cuándo quedó comprobada la pérdida, el mes se cuenta desde donde le convenga a quien lo discuta.

Lo que el acta tiene que decir, renglón por renglón

1. 1Lugar, fecha y hora de la diligencia. No la del hecho: la del acta. Las dos van en el documento y son distintas.
2. 2Quiénes están presentes, con nombre, puesto y en qué calidad intervienen. Quién conduce la diligencia, quién es el trabajador y quiénes acompañan.
3. 3El hecho, en pasado y en concreto. «El corte de caja del turno de 14:00 a 22:00 del 28 de octubre arrojó un faltante de 4,380 pesos contra el sistema; la caja estaba asignada a X desde las 14:05, según el registro de apertura.» Esa oración vale más que un párrafo de calificativos.
4. 4El soporte, enumerado. Corte, tickets, pólizas, depósitos, bitácora de apertura y cierre. Se lista y se anexa; lo que no está anexo no existe.
5. 5La manifestación del trabajador, íntegra. Si dice que no sabe, se escribe que dijo que no sabe. Un acta que recorta lo que la persona contestó es un acta que se va a poner en duda completa.
6. 6La firma de todos los que intervinieron, con la hora de cierre. Quién puede firmar como testigo, y qué pasa si el trabajador se niega, está en los testigos del acta administrativa.

La plantilla con esos campos ya redactados, y con la causal escrita como la pide la fracción II, es el acta administrativa por falta de probidad. Si lo que falta no es dinero sino una herramienta, el caso está desarrollado en robo de herramienta en la obra, y la diferencia entre este documento y el acta de hechos, en acta de hechos laboral.

No, el faltante no se descuenta de la nómina

Es la reacción natural y es la que más demandas genera. El artículo 110 de la Ley Federal del Trabajo empieza diciendo que los descuentos en los salarios de los trabajadores están prohibidos, y luego abre las excepciones. La fracción I cubre el pago de deudas contraídas con el patrón por anticipo de salarios, pagos hechos con exceso, errores, pérdidas, averías o adquisición de artículos de la empresa, con dos límites que casi nadie respeta:

• La cantidad exigible en ningún caso podrá ser mayor del importe de los salarios de un mes. Un faltante de tres meses de sueldo no se vuelve cobrable por nómina por mucho que esté probado.
• El descuento será al que convengan el trabajador y el patrón, y no puede ser mayor del treinta por ciento del excedente del salario mínimo. O sea que ni el monto ni el ritmo los decide el patrón solo.

Dos consecuencias prácticas. La primera: el convenio de descuento se firma, con monto, abonos y fechas, o no existe; y conviene que sea un documento aparte del acta, porque el acta describe un hecho y el convenio crea una obligación. La segunda: el artículo 517 también mete en el mismo mes las acciones del patrón para efectuar descuentos, así que el convenio tampoco se puede dejar para después.

Y una advertencia de orden: rescindir por falta de probidad y descontar el faltante son dos decisiones distintas. Si vas a rescindir, el tercer papel —el que de verdad decide el pleito— es el aviso, y su forma está en el aviso de rescisión. Lo que hay que hacer cuando la persona no quiere firmarlo está en el trabajador no quiere firmar el aviso de rescisión.

Los papeles que ya deberías tener antes del faltante

Un acta por dinero se gana o se pierde con lo que existía antes. El artículo 804 obliga al patrón a conservar y exhibir en juicio el contrato individual de trabajo, las listas de raya o recibos de pago de salarios, los controles de asistencia cuando se lleven en el centro de trabajo y los comprobantes de utilidades, vacaciones, aguinaldos, primas y cuotas de seguridad social. Los contratos se guardan mientras dure la relación y hasta un año después; los otros, el último año y un año después de que se extinga.

El artículo 805 explica para qué sirve esa obligación: incumplirla establece la presunción de ser ciertos los hechos que el actor exprese en su demanda en relación con tales documentos, salvo prueba en contrario. En un caso de caja eso pega donde más duele, porque lo primero que se discute es si la caja estaba asignada a esa persona y en qué turno.

• La asignación de la caja o del fondo, firmada. El molde es la responsiva: la carta responsiva, y el caso de un fondo de obra está en la caja chica de la obra.
• El reglamento interior de trabajo con firma de enterado, que es de donde sale la sanción disciplinaria y no de la ocurrencia del día: reglamento interior de trabajo y la firma de enterado.
• Los recibos de dinero de cada entrega, porque sin ellos el monto es palabra contra palabra: cómo se llena un recibo de dinero y el recibo de dinero.
• Los recibos de nómina firmados, que son prueba y además obligación de conservación: mis trabajadores firman sus recibos de nómina en línea.

Firmarla el mismo día, que es la parte que casi siempre se rompe

El problema operativo del acta por dinero no es redactarla: es juntar firmas el mismo día. El corte sale a las once de la noche, la persona que responde por la caja se va a su casa, el jefe de turno está en otra sucursal y el acta se firma tres días después con fecha de hoy, que es exactamente la clase de detalle que tumba un expediente.

Firmarla con una liga no cambia nada de lo legal y arregla lo operativo. El artículo 1803, fracción I, del Código Civil Federal dice que el consentimiento es expreso cuando la voluntad se manifiesta verbalmente, por escrito, por medios electrónicos, ópticos o por cualquier otra tecnología, o por signos inequívocos. Y el artículo 1298-A del Código de Comercio estima la fuerza probatoria de un mensaje de datos primordialmente por la fiabilidad del método con que fue generada, archivada, comunicada o conservada la información. El procedimiento completo, con la secuencia de firmas, está en cómo firmo un acta administrativa a distancia.

Con SignSolú el acta sale por WhatsApp desde tu número o por correo, cada quien firma desde su teléfono sin abrir cuenta y sin pagar, y el acuse guarda hora, dirección IP, dispositivo y la huella SHA-256 del archivo, que es lo que después se compara. Cualquiera verifica ese documento en la página de verificación, sin cuenta. Si firman el conductor de la diligencia, el trabajador y dos testigos, el orden del envío importa: está en mandar el mismo contrato a varias personas a la vez. El plan gratis son 10 documentos sin caducidad y sin tarjeta, el flujo está en cómo funciona y las dudas de validez en las preguntas legales frecuentes. Qué debe traer el acuse para que sirva de prueba está en qué es un acuse de auditoría y qué debe traer.

De dónde salen las citas

• Código de Comercio, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Ley Federal del Trabajo, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Código Civil Federal, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.