¿Cómo firmo un acta administrativa si el trabajador y los testigos no están en el mismo lugar?

En una constructora o en una rentadora con gente en varias obras, la escena es ésta: pasó algo en el frente de Cholula a las nueve de la mañana, el residente avisa, y en la oficina está el responsable de recursos humanos que tiene que levantar el acta. El trabajador sigue en la obra, los dos compañeros que vieron el pleito están ahí también, y para el jueves el supervisor ya los mandó a otro lado.

La pregunta que llega entonces es «¿puedo levantar el acta a distancia?», y la respuesta tiene dos mitades. Una parte sí y una parte no, y vale la pena separarlas, porque la que no se puede es la que tira las actas. Cómo se levanta paso por paso está en tengo que levantar un acta administrativa, ¿cómo se hace?; esta pieza es sólo sobre la distancia.

Lo que no se puede hacer a distancia

El acta administrativa no está regulada con ese nombre en la Ley Federal del Trabajo. Es la forma en que en México se documenta un hecho para poder aplicar después lo que sí está en la ley, y su fuerza viene de que registra algo que ocurrió y de que al trabajador se le oyó. Las dos cosas pasan en un lugar.

La fracción X del artículo 423 de la Ley Federal del Trabajo manda que el reglamento interior contenga las disposiciones disciplinarias y el procedimiento para su aplicación, y da a la persona trabajadora derecho a ser oída antes de que se le aplique la sanción. Ese «ser oída» no es un correo: es el momento en que se le pregunta y se escribe lo que contesta, en sus términos, aunque no convenga.

Los testigos tienen que haber estado

Aquí está el error más común y el más caro. Dos testigos que firman desde otra ciudad no son testigos: son dos firmas. Si el día del juicio se les pregunta qué vieron y la respuesta es «me mandaron una liga», el acta no documenta nada y se vuelve en contra de la empresa.

El criterio práctico es simple: los testigos son los que presenciaron el hecho, o al menos el levantamiento del acta, y para eso estuvieron ahí. Quien haya estado puede firmar después y desde donde sea; quien no estuvo no debe firmar aunque sea más fácil conseguirlo. La misma regla, para contratos que exigen testigos por ley, está en contratos que piden dos testigos y cómo se firman en línea.

Lo que sí se puede repartir: la firma

Un acta administrativa típica la firman cuatro personas: quien la levanta por la empresa, el trabajador y dos testigos. En papel eso significa juntar a cuatro en una oficina con una impresora, y en una empresa con gente en obra significa que el acta se firma el viernes o no se firma.

Con firma en línea el documento se arma el mismo día, se lee en el lugar de los hechos y la liga sale a los cuatro. Cada uno firma desde su propio teléfono, sin crear cuenta ni instalar nada. El orden se puede fijar —primero quien levanta, luego el trabajador, luego los testigos— y eso está explicado en varios firmantes en un documento: el orden importa.

Qué deja cada firma, en concreto

• La hora exacta en que cada persona firmó, no la hora en que alguien dice que firmó.
• La dirección IP y el dispositivo desde los que se firmó. En un acta donde después se discute si el trabajador estuvo o no, ese renglón pesa.
• La huella SHA-256 del documento, que permite comprobar que el PDF que se exhibe es el mismo que se firmó. Qué es exactamente está en qué es un hash SHA-256.
• El momento en que cada firmante abrió la liga, que es distinto del momento en que firmó, y a veces es el dato que explica una demora.

Todo eso vive en el acuse de auditoría, que cualquiera puede comprobar en /verificar sin cuenta y sin pagar. Qué debe traer un acuse para servir está en qué es un acuse de auditoría y qué debe traer, y por qué el documento no se puede cambiar después, en cómo sé que un contrato firmado en línea no lo van a cambiar.

Y si el trabajador se niega a firmar

Pasa, y no invalida el acta. Lo que se hace es asentarlo: que se le leyó, que se le preguntó, que manifestó lo que manifestó —o que no quiso manifestar nada— y que se negó a firmar, con la hora. Los testigos firman igual y el acta queda completa como documento de la empresa.

Con firma electrónica eso tiene una ventaja que en papel no existe: la negativa queda fechada por el propio sistema. La liga se mandó a tal hora, se abrió a tal hora y no se firmó; o no se abrió nunca. Es un dato más fino que «se negó a firmar» escrito a mano por el jefe. El caso vecino —cuando lo que no se quiere firmar es el aviso de rescisión— está en el trabajador no quiere firmar el aviso de rescisión.

El acta no rescinde: eso es otro documento

Vale repetirlo porque es el error más caro de la secuencia. El acta documenta hechos. Lo que rescinde es el aviso escrito del artículo 47, que refiere claramente la conducta y la fecha en que se cometió, y que se entrega personalmente al trabajador en el momento del despido o se comunica al Tribunal competente dentro de los cinco días hábiles siguientes. La falta de ese aviso, dice el mismo artículo, por sí sola presume la separación no justificada.

Son dos documentos y dos momentos. El formato del segundo es el aviso de rescisión; y si lo que se quiere es cerrar la relación de común acuerdo en vez de rescindir, el documento es otro y está en convenio de terminación laboral.

El reloj, que es la razón de fondo para no esperar al viernes

La fracción I del artículo 517 hace prescribir en un mes las acciones del patrón para despedir a los trabajadores, para disciplinar sus faltas y para efectuar descuentos en sus salarios. Y aclara desde cuándo corre: «a partir, respectivamente, del día siguiente a la fecha en que se tenga conocimiento de la causa de la separación o de la falta».

Un mes parece mucho hasta que la logística se come tres semanas. El trabajador rota de obra, un testigo se va de vacaciones, el acta se queda en una carpeta esperando firmas y cuando está completa ya no se puede sancionar. Ése es el motivo real por el que la firma distribuida importa en este documento más que en casi cualquier otro: no es comodidad, es el plazo.

Y el otro reloj: lo que hay que conservar

El artículo 804 obliga al patrón a conservar y exhibir en juicio los contratos individuales, las listas de raya o recibos de salarios, los controles de asistencia y los comprobantes de utilidades, vacaciones, aguinaldos, primas y cuotas de seguridad social; los de las fracciones II, III y IV, «durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral». Y el 805 establece la presunción de ser ciertos los hechos que el actor exprese en su demanda en relación con esos documentos cuando no se exhiben.

Un expediente firmado en línea resuelve esa parte casi por sí solo: el documento no se pierde con el almacenista que renunció ni se moja en la bodega de la obra. Dónde se guardan y cuánto tiempo está en dónde se guardan los contratos firmados y en cuánto tiempo guardar un contrato firmado.

Cómo queda la secuencia completa, con gente en tres obras

Las actas por causal, que ya traen lo que su caso pide

El acta genérica sirve para cualquier hecho; cuando la causal está clara conviene la que ya trae sus renglones. La de faltas injustificadas pide las fechas de cada falta; la de desobediencia, la orden que se desobedeció; la de daños a la empresa, el bien y su costo; la de incumplir el reglamento interior aplica una sanción y la relación sigue.

Y el reglamento interior es el documento del que cuelga todo esto: sin disposiciones disciplinarias escritas y con procedimiento, la fracción X del 423 se queda sin contenido. Cómo se firma de enterado está en reglamento interior de trabajo: firma de enterado.

El acta genérica y la plantilla

El formato es el acta administrativa, con los campos en el orden en que pasan los hechos. Los datos de la empresa se guardan una vez; después sólo cambian el trabajador, los testigos, la fecha, la hora y los hechos. Las dudas de ley están en el FAQ legal y el camino de una firma en cómo funciona. Son diez documentos gratis sin tarjeta desde tu cuenta.

Lo demás del expediente de una persona: el contrato individual de trabajo, la constancia laboral que la ley obliga a entregar, la carta responsiva del equipo que recibe y la carta de renuncia voluntaria si se va por su cuenta. Cómo se firma cuando el centro de trabajo no tiene señal está en firmar la entrega del equipo en una obra sin señal, y la validez de una firma hecha con el dedo en la pantalla, en es legal firmar con el dedo en el celular.

De dónde salen las citas

• Ley Federal del Trabajo, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.