Mi trabajador llega tarde casi diario, ¿qué acta le levanto y cómo la firma?
Le levantas un acta administrativa por incumplir el reglamento interior, una por cada retardo o por cada corte que tu reglamento fije, el mismo día. El acta dice la hora de entrada que fija el reglamento, la hora real de llegada y con qué se registró, si reincide, lo que el trabajador dijo al ser oído y la medida, que no puede ser multa ni pasar de ocho días de suspensión. Firman quien la levanta, el trabajador y dos testigos, y cada uno puede firmar desde su celular. Un retardo no es una falta de asistencia: el despido por faltas del artículo 47 es otra causa y otra acta.
La primera tentación con un trabajador que llega tarde todos los días es esperar a que se acumulen y despedirlo. Es justo lo que no funciona. La Ley Federal del Trabajo, leída hoy en el texto de la Cámara de Diputados con reformas hasta el 14 de mayo de 2026, trata el retardo como una falta al reglamento interior, que se sanciona con una medida disciplinaria y no con la rescisión, y le pone un reloj de un mes a cada falta. Lo que sirve es un acta corta, por cada retardo, firmada el mismo día.
Por qué el retardo va por el reglamento y no por el artículo 47
El artículo 47, fracción X, permite rescindir sin responsabilidad por «más de tres faltas de asistencia en un período de treinta días, sin permiso del patrón o sin causa justificada». Habla de faltas de asistencia, no de retardos. Un trabajador que llega a las 9:20 asistió. Esa causa tiene su propia plantilla, acta administrativa por faltas injustificadas, y su propio procedimiento con aviso de rescisión.
El retardo cae en otro lado. El artículo 423 dice qué contiene el reglamento interior de trabajo, y su fracción I son las «horas de entrada y salida de las personas trabajadoras». Llegar después de esa hora es incumplir el reglamento, y la fracción X del mismo artículo es la que permite sancionarlo: «Disposiciones disciplinarias y procedimientos para su aplicación».
¿Y los «tres retardos son una falta»?
Esa regla no está en la Ley Federal del Trabajo. Si está en tu reglamento, es tu reglamento el que la dice, y una falta que nace de sumar retardos es más fácil de discutir en un juicio que una falta de asistencia de verdad. Si tu plan es llegar a una rescisión, revisa esa cláusula con tu abogado antes de apoyarte en ella. Para la sanción disciplinaria, que es de lo que trata esta pieza, no la necesitas.
Lo que la ley le pone a la sanción
La fracción X del 423 trae tres reglas en una línea, y la tercera es la que más actas tumba:
- 1La sanción tiene que estar en el reglamento. Lo que no esté previsto ahí no se puede aplicar como medida disciplinaria. Amonestación verbal, por escrito y suspensión de días, en escalones, es lo que suelen traer.
- 2La suspensión no puede pasar de ocho días. Es un tope por falta, no un promedio.
- 3El trabajador tiene derecho a ser oído antes de que se aplique la sanción. Está escrito así desde la reforma del 19 de diciembre de 2024. Por eso el acta recoge lo que dijo antes de decir la medida, y no al revés.
Y dos más que vienen de otros artículos. El 107 dice que «está prohibida la imposición de multas a los trabajadores, cualquiera que sea su causa o concepto»: descontar cien pesos por retardo es una multa con otro nombre. Y el 517, fracción I, dice que la acción del patrón «para disciplinar sus faltas» prescribe en un mes, contado desde el día siguiente a que conoce la falta. El retardo del 2 de marzo ya no se puede sancionar el 10 de abril.
Sin reglamento depositado, no hay de dónde colgar la sanción
El artículo 425 dice que el reglamento «surtirá efectos a partir de la fecha de su depósito», y el 424, fracción II, que se deposita ante el Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral dentro de los ocho días siguientes a su firma. Un reglamento que vive en un cajón no surte efectos, y una sanción apoyada en él tampoco. Cómo se deposita y cómo firma cada trabajador el enterado está en reglamento interior de trabajo: la firma de enterado. Si no tienes reglamento, empieza por ahí; el acta de retardo viene después.
Qué renglones lleva el acta de un retardo
Un acta de retardo es corta, y lo que la hace servir es que cada renglón sea un dato y no un adjetivo. «Llegó tarde» no prueba nada; «el artículo 12 del reglamento fija la entrada a las 8:00 y el registro del reloj checador marca las 8:37» sí.
| Renglón | Cómo se escribe | Por qué |
|---|---|---|
| Hora pactada | La hora de entrada y el artículo del reglamento que la fija | Es la regla incumplida (423 fr. I) |
| Hora real | La hora de llegada y con qué se registró: reloj checador, bitácora, aplicación | Es el hecho, y el registro es la prueba |
| Antecedentes | Primera vez, o las fechas de los retardos anteriores con su acta | Decide el escalón de la sanción |
| Manifestación | Lo que dijo el trabajador, con sus palabras, o que no quiso decir nada | Derecho a ser oído (423 fr. X) |
| Medida | La que prevé el reglamento para ese escalón, y desde cuándo aplica | Sin multa (107) y sin pasar de ocho días |
| Testigos | Nombre, domicilio y qué les consta | Sostienen el acta si el trabajador no firma |
La plantilla que ya trae esos renglones es acta administrativa por incumplir el reglamento interior: cuatro firmas, la medida después de la manifestación y las opciones de sanción sin pasar del tope. Si lo que necesitas es el acta genérica para cualquier hecho, es acta administrativa, y el paso a paso de cualquier acta está en tengo que levantar un acta administrativa, ¿cómo se hace?.
Una por retardo, y el mismo día
Juntar diez retardos en un acta de fin de mes tiene dos problemas. El primero es el mes del 517: los retardos de las primeras semanas pueden estar ya prescritos cuando se firma. El segundo es la prueba: un acta que narra diez mañanas de memoria es más débil que diez actas de cinco minutos, cada una con su hora y su registro.
Lo práctico es decidir un corte y cumplirlo. Si tu reglamento sanciona desde el primer retardo, un acta por retardo. Si sanciona por acumulación —por ejemplo, la amonestación al tercero en el mes—, un acta el día que se alcanza el corte, que cite las fechas y horas de los anteriores con su registro. En los dos casos la firma es el mismo día, con la persona todavía en el turno.
Si el trabajador no quiere firmar
Pasa seguido y no invalida nada. Su firma no es su confesión: es la constancia de que fue oído. Si se niega, la negativa se asienta en un acta aparte que firman quien levanta el acta y los dos testigos, y el documento del retardo se queda esperando su firma. Cómo se firman las actas con dos testigos sin juntar a todos en la misma mesa está en contratos que piden dos testigos, y qué cambia cuando el trabajador está en otra sucursal, en cómo firmo un acta administrativa a distancia.
Cómo se firma sin imprimir cuatro hojas
Un acta de retardo tiene cuatro firmas y casi siempre se levanta en la mañana, con prisa. Capturas los datos una vez, la liga sale por WhatsApp o por correo, y el trabajador y los testigos firman desde su celular sin abrir cuenta ni instalar nada. El orden se fija antes: primero quien levanta el acta, luego el trabajador, luego los testigos. Por qué ese orden importa está en varios firmantes en un documento.
Cada firma queda con su acuse de auditoría —hora, IP, dispositivo y huella SHA-256 del archivo—, y la hora del acuse es justo el dato que el 517 vuelve importante: prueba que el acta se firmó dentro del mes. Cualquiera puede comprobar el documento en /verificar sin cuenta. La misma plantilla sirve para cada persona de tu equipo, cada una con su firma y su fecha. El camino completo está en cómo funciona, y el plan gratis son diez documentos sin caducidad y sin tarjeta desde tu cuenta.
Los otros papeles de RH que se firman igual: los recibos de nómina, las vacaciones y el contrato individual de trabajo. El panorama completo está en firma electrónica para recursos humanos.
De dónde salen las citas
- Ley Federal del Trabajo, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos retardos necesito para despedir a mi trabajador?
La Ley Federal del Trabajo no fija un número de retardos para despedir. La fracción X del artículo 47 habla de más de tres faltas de asistencia en treinta días, y un retardo no es una falta de asistencia. Los retardos se sancionan con las medidas del reglamento interior, con el tope de ocho días de suspensión del artículo 423. Esto no es asesoría legal: para tu caso concreto consulta a tu abogado.
¿Le puedo descontar del sueldo cada vez que llega tarde?
Como sanción, no. El artículo 107 de la Ley Federal del Trabajo prohíbe imponer multas a los trabajadores por cualquier causa o concepto, y un descuento fijo por retardo es una multa. La sanción que la ley permite es la medida disciplinaria del reglamento, como la amonestación o la suspensión de hasta ocho días.
¿Puedo juntar los retardos del mes en una sola acta?
Puedes, pero corres un riesgo. El artículo 517 da un mes para disciplinar una falta desde que la conoces, y los retardos de las primeras semanas pueden estar prescritos cuando firmas. Si tu reglamento sanciona por acumulación, levanta el acta el día que se alcanza el corte y cita cada retardo anterior con su fecha, hora y registro.
¿Y si mi trabajador no quiere firmar el acta?
El acta sigue valiendo como constancia de los hechos. Su negativa se asienta en un acta aparte que firman quien levanta el acta y los dos testigos. Lo que sí tiene que constar es que se le oyó antes de aplicar la medida, porque es un derecho que la fracción X del artículo 423 le da.
¿Necesito reglamento interior para sancionar retardos?
Sí. La fracción X del artículo 423 pone las disposiciones disciplinarias dentro del reglamento, y el artículo 425 dice que el reglamento surte efectos a partir de su depósito ante el Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral. Sin reglamento depositado, la sanción no tiene de dónde colgarse.