Cómo se cancela una liga de firma que ya mandaste

Compras corrigió el precio media hora después de que el contrato salió a firmar. El reflejo es buscar el botón de cancelar, y está bien buscarlo, pero el botón resuelve la mitad del problema: la mitad técnica. La otra mitad es que ya hiciste una oferta y alguien la tiene en su teléfono.

Dos cosas distintas que se confunden en una palabra

Cancelar la liga es un acto operativo: la plataforma invalida el enlace, el documento deja de poder firmarse y queda registrado quién lo canceló y cuándo. Retirar la oferta es un acto jurídico, y tiene sus propias reglas, que son más viejas que cualquier plataforma.

• Cancelar la liga detiene la firma. Es lo que hace el botón.
• Retirar la oferta la deja sin efectos. Es lo que hace un aviso, y sólo bajo las condiciones del 1808.
• Rescindir deshace un contrato que ya nació. Pide acuerdo de las dos partes o una causa.
• Corregir es mandar una versión nueva. Casi siempre es lo que de verdad se quería hacer.

El 1808, que llega siempre tarde

El artículo 1808 del Código Civil Federal dice, completo: «La oferta se considerará como no hecha si la retira su autor y el destinatario recibe la retractación antes que la oferta. La misma regla se aplica al caso en que se retire la aceptación».

Léelo despacio, porque la condición es de tiempo y no de forma: la retractación tiene que llegar antes que la oferta. Con una liga de firma eso es imposible salvo que el correo se haya quedado atorado: el documento llegó en segundos. Así que la vía del 1808 está cerrada desde el momento en que la notificación entró al teléfono de tu contraparte. No es un tecnicismo inútil, es la razón por la que cancelar no basta y hay que hacer algo más.

Y el 1804, que te ata al plazo que tú pusiste

El artículo 1804 es el que casi nadie relaciona con el campo de «vence en 7 días»: «Toda persona que propone a otra la celebración de un contrato, fijándole un plazo para aceptar, queda ligada por su oferta hasta la expiración del plazo». La fecha de vencimiento que pones en el envío es exactamente eso, un plazo para aceptar, y mientras corra sigues ligado.

Si no fijaste plazo y la contraparte no estaba presente, aplica el 1806: quedas ligado tres días más el tiempo necesario para la ida y vuelta regular del correo. Y si la conversación fue inmediata —por teléfono o por un medio electrónico que permita ofrecer y aceptar en el acto—, el 1805 te desliga si la aceptación no se hace de inmediato.

Cuándo nace el contrato, que es la línea que importa

Todo lo anterior cambia de golpe en el instante en que alguien acepta. El artículo 1807 dice que el contrato se forma en el momento en que el proponente recibe la aceptación, estando ligado por su oferta. Y para un contrato mercantil el artículo 80 del Código de Comercio lo dice con los medios electrónicos por nombre: los convenios celebrados mediante el uso de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología quedan perfeccionados desde que se reciba la aceptación de la propuesta o las condiciones con que fuere modificada.

En una firma electrónica, la aceptación es la firma, y el acuse es el que registra cuándo se recibió. Por eso el mismo acuse que te sirve de prueba cuando todo va bien es el que te dice si ya es tarde para cancelar. Qué debe traer está en qué es un acuse de auditoría, y cuándo se tiene por recibido un mensaje de datos —el 90, el 91 y el 92 del Código de Comercio— está contado en qué pasa si el firmante ya no tiene ese correo o ese número.

Qué hacer, en orden, el día que cambia el precio

1. 1Cancela la liga antes de escribir cualquier correo. Lo primero es que nadie firme la versión vieja.
2. 2Manda el aviso por escrito, por el mismo medio por el que salió el documento, diciendo que la propuesta anterior queda sin efectos y por qué.
3. 3Revisa si alguien ya firmó. Si sí, el aviso no basta: hay que acordar.
4. 4Manda la versión corregida como documento nuevo, no como «la misma pero actualizada». Dos documentos distintos son dos ofertas distintas.
5. 5Guarda el expediente de la liga cancelada. Es lo que vas a tener que explicar si alguien pregunta.
6. 6Si ya nació el contrato, se termina de común acuerdo: cómo se avisa la terminación de un contrato.

Lo que queda en el expediente, y por qué conviene que quede

Una liga cancelada no desaparece, y no debería. Lo que queda es un rastro: el documento que se mandó, a quién, cuándo se abrió, quién canceló y a qué hora. Eso es lo que te permite sostener después que la versión firmada es la buena y que la anterior se retiró, y es exactamente el mismo mecanismo que hace verificable un documento firmado: qué es la integridad documental y cómo verificar que un documento firmado no fue alterado.

• El documento tal como salió, con su versión. Dónde queda guardado: dónde se guardan los contratos firmados.
• A quién se le mandó y por qué vía: correo, WhatsApp o las dos.
• Quién abrió la liga y cuándo. Si firmó alguien, su firma y su hora.
• Quién canceló, cuándo y con qué motivo escrito.
• El documento nuevo, con su propia liga y su propio acuse.

La liga que vence sola, que es la mejor defensa

Si el 1804 te ata al plazo que pusiste, la conclusión práctica es poner plazos cortos a propósito. Una liga que vence en setenta y dos horas te deja ligado tres días; una que vence en treinta, un mes. Y el plazo corto tiene un segundo efecto, el que de verdad mueve la operación: la gente firma antes cuando el documento tiene fecha. Lo que funciona para que firmen —y lo que no— está medido en cuando el cliente no firma: recordatorios que funcionan y en cuánto tarda firmar un contrato electrónico.

• Plazo corto por defecto. Setenta y dos horas para un documento que ya se platicó.
• Plazo largo sólo cuando hay razón, y sabiendo que el 1804 corre todo ese tiempo.
• Sin plazo, nunca. Sin fecha aplica el 1806 y el cálculo se vuelve discutible.
• Un recordatorio antes del vencimiento, no tres después.
• Y el documento ya revisado antes de mandarlo, porque cancelar siempre cuesta más que leer: cómo elegir plataforma de firma.

El caso de la empresa: la cotización cambió

Es el caso más común y tiene una salida limpia. Si el contrato ya salió con el precio viejo y nadie firmó, se cancela, se avisa y se manda el nuevo: el costo es media hora. Si el cliente ya firmó, la honestidad barata gana a la complicada: se le dice qué cambió, se firma un convenio que deja sin efectos el anterior y se manda el nuevo en el mismo envío. Cómo se mandan varios documentos a varias personas está en mandar el mismo contrato a varias personas a la vez, y si lo que cambió es el alcance de una obra, eso tiene su propio documento: orden de cambio en obra.

• Nadie firmó: cancelar, avisar, reenviar. Tres pasos.
• Firmó el cliente y no tú: cancelar, avisar y acordar. El contrato puede haber nacido.
• Firmaron todos: convenio de terminación y contrato nuevo.
• Es una orden de compra aceptada: tiene sus propias reglas en orden de compra y cotización aceptada.
• Quien firmó no tenía facultades: ahí entra el 1802 y la ratificación, explicado en quién puede firmar por una persona moral.

Todo esto se apoya en que cada envío tenga su acuse y cada cancelación su registro. Los primeros 10 documentos son gratis y sin tarjeta desde tu cuenta; el plan de paga son $399 MXN al mes con 500 documentos y usuarios ilimitados, y cualquier acuse se comprueba en verificar. El flujo completo, en cómo funciona.

De dónde salen las citas

• Código de Comercio, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Código Civil Federal, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.