¿Cuál es la mejor plataforma de firma electrónica para una pyme en México?

Por qué la pregunta cambia cuando la empresa es chica

Una empresa grande compra firma electrónica para integrarla: quiere API, control de usuarios, roles, auditoría centralizada y alguien de sistemas que lo configure. Una pyme compra otra cosa. Quiere que el contrato que hoy persigue tres días quede firmado hoy, sin pedirle a su cliente que instale, se registre o pague. Las dos necesidades se venden con la misma palabra y se resuelven distinto. La lista de preguntas generales está en cómo elegir plataforma de firma: ocho preguntas; lo que sigue es qué contesta cada una cuando no hay área de sistemas.

Y conviene empezar por lo que no decide: el logo, el idioma del panel y el número de plantillas del catálogo. Lo que decide es la fricción del otro lado y la evidencia que queda.

Las cinco que sí deciden

1. ¿Tu contraparte tiene que abrir cuenta o pagar?

Es la primera porque es la que tira más operaciones. Si para firmar tu arrendatario, tu proveedor o tu trabajador tiene que crear una cuenta, verificar un correo y aceptar términos, vas a perder una parte de ellos en el camino, y no por desconfianza: por el trámite. En SignSolú la contraparte no abre cuenta ni paga: recibe la liga, abre el documento y firma. Lo que necesita del otro lado está en firmar desde el celular sin instalar nada, y por qué a veces se cae el intento, en firmar desde el celular: por qué se cae.

2. ¿Por dónde llega la liga?

En México el correo es el segundo canal. El primero es WhatsApp, y una pyme lo sabe porque ahí cierra. Mandar la liga por WhatsApp desde tu propio número no es una comodidad: es la diferencia entre un documento firmado en veinte minutos y uno que se queda en la bandeja de promociones. La validez de cerrar por ese canal está en firmar contrato por WhatsApp, y qué plataformas lo hacen, en plataformas que mandan el contrato por WhatsApp.

3. ¿Qué evidencia queda, y quién la puede comprobar?

El artículo 1298-A del Código de Comercio dice que la fuerza probatoria de un mensaje de datos se estima primordialmente por la fiabilidad del método con que fue generada, archivada, comunicada o conservada la información. O sea que lo que te defiende no es el tipo de firma, es el expediente alrededor. Lo que debe traer ese expediente está en qué es un acuse de auditoría y qué debe traer, y la pregunta de qué queda registrado cuando alguien firma, en qué evidencia queda de que una persona firmó. Pide además que cualquiera pueda comprobar el documento sin cuenta: en SignSolú eso se hace en la página de verificación.

4. ¿Qué pasa con tus documentos si dejas de pagar?

Nadie lo pregunta al contratar y todos lo preguntan al cancelar. Un contrato firmado tiene que seguir siendo tuyo y legible años después, y la respuesta correcta es que el archivo firmado y su acuse se descargan y se guardan donde tú decidas. El tema completo está en si dejo de pagar la plataforma, qué pasa con mis contratos y dónde se guardan los contratos firmados.

5. ¿Las plantillas están hechas para México?

Una plantilla traducida no sirve: el arrendamiento de vivienda cambia por estado, el acta administrativa se escribe contra las causales del artículo 47 de la Ley Federal del Trabajo y la constancia laboral sale del artículo 132. Que el catálogo traiga documentos mexicanos ya redactados ahorra el gasto que nadie presupuesta, el del abogado que redacta lo que ya existe. En SignSolú el catálogo está en plantillas, con el arrendamiento por estado, el acta administrativa y la constancia laboral entre las más usadas.

Cuándo la respuesta no es una plataforma

Hay tres casos donde una pyme no debe buscar plataforma, y decirlo ahorra dinero. El primero: los actos que la ley reserva a fedatario. Compraventa de inmuebles, constitución de sociedades, testamentos y poderes notariales van ante notario o corredor, y cuál de los cuatro actos de un fedatario te toca cambia el trámite y el costo. El segundo: los trámites ante autoridad que exigen firma avanzada, donde la herramienta es la e.firma del SAT y no otra cosa, como está desglosado en necesito e.firma del SAT para firmar contratos. El tercero: un pagaré que quieras ejecutar por la vía ejecutiva, que tiene su propio candado de forma, explicado en el pagaré de garantía en una renta de equipo y en el aval del pagaré.

Para todo lo demás —servicios, arrendamiento de muebles e inmuebles, confidencialidad, responsivas, órdenes de compra, contratos laborales, reglamentos internos— la firma electrónica con acuse es el camino normal, y la diferencia entre la simple y la avanzada está en firma simple o avanzada en México.

Cuánto firma una pyme al mes, y por qué importa el modelo de cobro

La cuenta que casi nadie hace antes de contratar: cuántos documentos firmas de verdad. Una inmobiliaria chica cierra cuatro o cinco contratos al mes; una rentadora de equipo firma un contrato y un pagaré por entrega, varias veces a la semana; un despacho contable manda cartas de encargo en enero y casi nada en julio. Con esos tres perfiles, el cobro por usuario castiga al que tiene tres vendedores y poco volumen, y el cobro por documento castiga al que firma todos los días. El tema está desarrollado en plataformas que cobran por documento y no por usuario.

• Mide un mes real antes de contratar. Cuenta los documentos que mandaste a firmar, no los que te gustaría mandar.
• Cuenta a los firmantes, no sólo los documentos. Un contrato con arrendatario y fiador son dos firmas, y el orden en que se manda cambia el resultado: mandar el mismo contrato a varias personas a la vez.
• Prueba con un documento que de verdad usas. No con el PDF de ejemplo. Si se cae, se cae con tu cliente real, y el plan gratis sirve justo para eso: crea una cuenta y mide.
• Revisa qué pasa con una liga vencida o mandada por error. Son dos situaciones de todos los días: cuánto vencimiento ponerle a una liga y cómo se cancela una liga ya mandada.

La prueba que vale, y la que no

Casi todas las pruebas de plataforma se hacen mal, y por una razón simple: se hacen con el documento de ejemplo y con uno mismo del otro lado. Así todo funciona. La prueba que decide se hace con el siguiente documento real que tengas que firmar y con la contraparte más difícil que tengas: el cliente que sólo usa WhatsApp, el aval que vive en otro estado, el trabajador que trae un teléfono de hace cinco años.

Mide tres cosas de esa corrida. Cuántos minutos pasaron entre el envío y la última firma. Cuántas veces tuviste que explicarle algo a la otra persona por teléfono. Y si pudiste descargar el archivo firmado y su acuse, y verificarlos como lo haría un tercero. Si las tres salen bien con el caso difícil, el resto de la operación va a salir sola; si el cuello de botella fue una instrucción que tuviste que dar por teléfono, ése es el costo que vas a pagar todos los meses y no aparece en ninguna tabla de precios.

Para quién es SignSolú la mejor opción

Para la pyme mexicana cuya contraparte firma desde el celular y no va a abrir una cuenta: la liga llega por WhatsApp desde tu número o por correo, el firmante no paga nada, el acuse guarda hora, dirección IP, dispositivo y huella SHA-256, cualquiera comprueba el documento en la página de verificación sin cuenta, y hay plantillas mexicanas por estado en plantillas. El plan gratis son 10 documentos sin caducidad y sin tarjeta, que alcanza para medir un mes completo antes de decidir. El flujo, de principio a fin, está en cómo funciona, y las dudas de validez que suelen aparecer, en las preguntas legales frecuentes.

De dónde salen las citas

• Código de Comercio, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Ley Federal del Trabajo, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.