Firma electrónica en reclutamiento y outsourcing: quién firma qué

La reforma de abril de 2021 cambió el negocio de personal en México y casi todo lo que se publicó desde entonces explica el registro. Lo que no está escrito en ningún lado es más terrenal: en una contratación que pasa por una agencia hay tres documentos, y quién firma cada uno es lo que después se discute.

Quién es el patrón, según la ley y no según la factura

El artículo 12 de la Ley Federal del Trabajo abre prohibiendo: «Queda prohibida la subcontratación de personal, entendiéndose esta cuando una persona física o moral proporciona o pone a disposición trabajadores propios en beneficio de otra». Y su segundo párrafo es el que le da lugar al reclutamiento: las agencias de empleo o intermediarios «podrán participar en el reclutamiento, selección, entrenamiento y capacitación, entre otros. Estas no se considerarán patrones ya que este carácter lo tiene quien se beneficia de los servicios».

La agencia recluta; el patrón es quien recibe el trabajo

Leído al revés, ese párrafo es una buena noticia para la agencia y una advertencia sobre su papelería. La ley no le reconoce el carácter de patrón, así que cualquier documento firmado por ella que se lea como si lo fuera va en contra de su propia posición. No es un tecnicismo: es lo que se pone sobre la mesa cuando alguien demanda y hay que decidir a quién.

Y el artículo 21 presume la relación con quien recibe el trabajo

El artículo 21 cabe en un renglón: «Se presumen la existencia del contrato y de la relación de trabajo entre el que presta un trabajo personal y el que lo recibe». El 20 completa el cuadro con algo que se pasa por alto: define el contrato individual «cualquiera que sea su forma o denominación» y remata que la prestación del trabajo y el contrato celebrado «producen los mismos efectos». O sea que el nombre del documento no decide nada; decide quién recibió el trabajo.

Los tres documentos y quién los firma

Los cinco se firman electrónicamente sin problema de forma, y el detalle del laboral —qué exige el escrito y cómo se desahoga en juicio un documento digital— está en contrato individual de trabajo con firma electrónica. Si lo que administras es el expediente completo de un alta, el orden está en firma electrónica para recursos humanos, y la plantilla del contrato en contrato individual de trabajo.

El contrato escrito lo pide el 14, no el 13

Aquí hay un error de cita que circula en casi todas las guías del tema y conviene no repetirlo, porque quien busca el requisito en el artículo equivocado no encuentra los dos contenidos que sí importan.

• El artículo 13 es el permiso. Permite subcontratar servicios especializados o la ejecución de obras especializadas «que no formen parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de la beneficiaria de estos», siempre que la contratista esté en el padrón del artículo 15. Nada dice de la forma del contrato.
• El artículo 14 es la forma. «Deberá formalizarse mediante contrato por escrito en el que se señale el objeto de los servicios a proporcionar o las obras a ejecutar, así como el número aproximado de trabajadores que participarán en el cumplimiento de dicho contrato.» Son dos datos concretos, y el segundo es el que casi nunca aparece.
• El mismo 14 trae el castigo. Quien subcontrata con una contratista que incumpla las obligaciones con sus trabajadores «será responsable solidaria en relación con los trabajadores utilizados para dichas contrataciones». La solidaridad no se pacta ni se excluye por contrato: la pone la ley.
• El artículo 15 es el registro. Hay que contar con registro ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social, acreditar estar al corriente de obligaciones fiscales y de seguridad social, y renovarlo cada tres años. El padrón «deberá ser público y estar disponible en un portal de Internet», y lo está en el portal del REPSE.

Lo que conviene guardar del día que se firmó

Si el registro se renueva cada tres años, la pregunta que llega con una auditoría no es si tu proveedor está registrado hoy, sino si lo estaba el día que firmaron. Eso no lo contesta una captura de pantalla sin fecha. Lo contesta un acuse que fije cuándo se firmó el contrato y qué archivo se firmó: qué campos debe traer está en qué es un acuse de auditoría, y la constancia del número de registro conviene firmarla como anexo del contrato, no guardarla aparte.

El documento que a la agencia no le conviene firmar

El contrato individual de trabajo. No porque esté prohibido firmarlo, sino porque el artículo 12 dice que la agencia no es patrón y el 21 presume la relación con quien recibe el trabajo. Un contrato individual firmado por la agencia, en su papelería y desde su cuenta, es exactamente la prueba que el trabajador va a ofrecer para sostener lo contrario.

• El alta la firma el patrón. Si la agencia opera la plataforma por comodidad, que el documento salga con el nombre del patrón como emisor y que él sea quien firma. El acuse registra quién mandó y desde qué cuenta, y ese dato es tan bueno para ti como en contra tuya.
• Los recibos de nómina no son terreno de la agencia. Y tampoco se cierran con una liga de firma cualquiera: la razón está en firma electrónica para recursos humanos.
• El convenio de terminación tampoco. Lo que compra la ratificación ante la autoridad, y por qué un convenio privado no la sustituye, está en convenio de terminación laboral.
• El reglamento interior es del centro de trabajo. No de quien recluta: reglamento interior de trabajo y la firma de enterado.

La falta del escrito se le imputa al patrón

El artículo 26 cierra el argumento de por qué al patrón le conviene firmar y no posponer: «La falta del escrito a que se refieren los artículos 24 y 25 no priva al trabajador de los derechos que deriven de las normas de trabajo y de los servicios prestados, pues se imputará el patrón la falta de esa formalidad». El escrito no protege al trabajador, que está protegido de todos modos: protege a quien lo omite, y por eso su ausencia se le carga a él.

Los datos del candidato, que son el otro expediente

Una agencia de reclutamiento recibe currículums, identificaciones, comprobantes de estudios y a veces referencias laborales de gente que nunca va a contratar. Ese material es un expediente de datos personales que se junta antes de que exista cualquier relación de trabajo, y no desaparece cuando la vacante se cierra.

• El aviso de privacidad va antes de pedir el primer documento, no al final del proceso. Qué es y qué tiene que decir está en qué es el aviso de privacidad.
• Lo que se comparte con el cliente conviene acotarlo por escrito. El acuerdo con el cliente y con el candidato es el mismo instrumento de siempre: acuerdo de confidencialidad.
• Y si tu servicio es reclutamiento y selección y no personal, el contrato que firmas con tu cliente es de prestación de servicios: la forma está en contrato de prestación de servicios profesionales.

Cómo queda la operación de una vacante

1. 1La agencia y el cliente firman el contrato del servicio, con el objeto escrito con precisión. Si hay trabajadores propios puestos a disposición, no es reclutamiento y hay que ir por la puerta del 13, el 14 y el 15.
2. 2El candidato firma confidencialidad y recibe el aviso de privacidad antes de entregar identificación.
3. 3La empresa que va a contratar manda la carta oferta con las condiciones que después van al contrato.
4. 4El patrón —no la agencia— manda a firmar el contrato individual, con sus dos ejemplares del artículo 24 y los contenidos del 25.
5. 5Cada documento queda con su acuse, su fecha y la huella del archivo, y cualquiera puede comprobar después que no cambió en la página de verificación.

El flujo completo, desde el envío hasta el acuse, está en cómo funciona. Cómo se ve esto en una operación de personal que ya lo hace está en el caso de recursos humanos, y puedes mandar tus primeros 10 documentos sin costo desde tu cuenta gratuita.

De dónde salen las citas

• Ley Federal del Trabajo, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.