Rento mi salón de eventos, ¿qué pongo en el contrato si el cliente cancela?

Una boda se aparta con un año de anticipación y se cancela a los cuatro meses. El salón ya rechazó dos fechas, el cliente ya pagó el anticipo, y lo único que hay escrito es un recibo que dice «anticipo no reembolsable». De ahí sale una queja, y de la queja sale una lección cara: el contrato de un salón no se juega en la cláusula de servicios, se juega en la de cancelación.

Y hay una norma mexicana que ya decidió buena parte de lo que esa cláusula puede decir.

La norma que rige esto, y por qué conviene tenerla de tu lado

La NOM-174-SCFI-2007, «Prácticas comerciales-Elementos de información para la prestación de servicios en general», publicada en el Diario Oficial el 1 de noviembre de 2007 y en vigor desde el 31 de diciembre de ese año, sujeta a registro ante la Procuraduría los contratos de adhesión de eventos sociales y fija qué deben decir. Esa norma es la que le da forma al contrato de un salón de fiestas, y leerla con calma cambia la conversación con el cliente: deja de ser «nuestra política» y pasa a ser «lo que la norma pide».

El respaldo del registro está en la Ley Federal de Protección al Consumidor. El artículo 86 permite a la Secretaría sujetar contratos de adhesión a registro previo cuando impliquen prestaciones desproporcionadas, obligaciones inequitativas o abusivas o altas probabilidades de incumplimiento, y obliga a que el contrato registrado traiga una cláusula que reconozca a la Procuraduría como competente en la vía administrativa y que señale el número de registro. Cuándo un contrato necesita ese registro está en contrato de adhesión registrado en Profeco.

Lo que pasa si no se registra

El artículo 87 lo dice sin rodeos: los contratos que deban registrarse conforme a la ley, las normas oficiales mexicanas y demás disposiciones aplicables y no se registren, así como aquéllos cuyo registro sea negado, «no producirán efectos contra el consumidor». Es decir: la tabla de cancelación que tanto trabajo costó redactar no le es oponible al cliente si el contrato no está registrado. Ése es el renglón que convierte el registro en una decisión de negocio y no en un trámite.

El mismo artículo da el plazo del otro lado: la Procuraduría resuelve dentro de los treinta días hábiles siguientes a la solicitud, y si no resuelve, los modelos se entienden aprobados y queda como prueba de inscripción la propia solicitud de registro. Y el 86 QUATER cierra la puerta a usar un texto distinto del registrado: cualquier diferencia entre el contrato registrado y el que se usó en perjuicio del consumidor «se tendrá por no puesta».

La tabla de cancelación, y la parte que casi nadie escribe

La norma pide dos cosas distintas sobre cancelación, y conviene no mezclarlas. El numeral 5.1.12 pide decir cómo y en qué plazo se cancela o se cambia la fecha u horario sin pena. El numeral 5.1.14 pide las penas a las que «de manera equitativa» se hacen acreedoras las partes.

Esa palabra —equitativa— es la que falta en casi todos los contratos de salón que circulan. No significa que el salón no pueda cobrar por cancelar: significa que si el cliente que cancela con sesenta días paga treinta por ciento, el salón que cancela con sesenta días también paga treinta por ciento. Escribirlo así tiene un efecto que sorprende: la conversación con el cliente se vuelve más fácil, porque la tabla deja de verse como un castigo y se ve como un reparto del riesgo de una fecha.

El plazo sin pena no es un regalo

Un plazo corto de arrepentimiento —cinco días después de firmar, si falta más de un mes para el evento— cuesta poco y resuelve mucho, porque cancela solo a los clientes que todavía estaban comparando. Lo que no conviene es no tenerlo: sin ese renglón la norma pide el dato y el contrato se queda sin contestar lo que ella pregunta.

Los cinco datos que el contrato tiene que traer por norma

1. 1El lugar, la fecha y la hora de la prestación del servicio y de su conclusión (numerales 5.1.5 a 5.1.8). La hora de término es el dato que falta en la mitad de los contratos, y de ella sale el cobro de la hora adicional.
2. 2Los conceptos con su precio unitario y el monto total. El total va con impuestos y todo cargo incluido, porque el artículo 7 BIS de la ley obliga a informar de forma notoria y visible el monto total a pagar, incluyendo impuestos, comisiones, intereses, seguros y cualquier otro costo adicional.
3. 3El número y monto de los pagos parciales, y el anticipo con su fecha. No «50% al firmar»: la cifra y el día.
4. 4El número y la fecha del registro ante la Procuraduría (numeral 5.1.2) y la cláusula de competencia del artículo 86.
5. 5El lugar, los días y el horario para quejas, que es el dato que la norma pide y que un salón contesta en una línea.

Los proveedores externos y las horas extra

Dos renglones que generan más fricción que el precio, y los dos ya están decididos por la ley. El artículo 86 BIS obliga a incluir por escrito o por vía electrónica los servicios adicionales, especiales o conexos que el cliente pueda solicitar de forma opcional, y dice que el proveedor sólo puede prestar un servicio adicional no previsto en el contrato original con el consentimiento expreso del consumidor.

Y el 86 TER, fracción II, le da al cliente la prerrogativa de contratar los servicios adicionales con el proveedor que elija. El último párrafo de ese artículo remata: el consumidor goza de esas prerrogativas «aun cuando no hubieren sido incluidas de manera expresa en el clausulado». Traducido a un salón: la cláusula que obliga al cliente a usar el fotógrafo de la casa no se sostiene. Lo que sí se sostiene es cobrarle una cuota de acceso razonable al proveedor externo y fijarle reglas de horario y entrada, si eso está escrito.

La hora adicional y los cargos que no están en el contrato

El artículo 10 prohíbe a los proveedores aplicar métodos o prácticas comerciales coercitivas y desleales, y cláusulas o condiciones abusivas o impuestas, y prohíbe prestar servicios adicionales a los originalmente contratados que no hubieren sido solicitados. De ahí sale una regla simple para la noche del evento: el precio de la hora adicional tiene que estar escrito antes, con número, y la hora extra se autoriza en el momento por quien contrató, no se cobra al día siguiente como sorpresa.

El depósito por daños, que no es un anticipo

Se confunden seguido y resuelven cosas distintas: el anticipo es parte del precio, el depósito responde de los daños y se devuelve. El contrato tiene que decir su monto y el plazo de devolución, y conviene que diga también cómo se comprueba un daño: recorrido al cierre, con el cliente o con quien él designe, y fotos.

Un depósito que se queda «hasta que se revise» sin plazo es un depósito que no se devuelve. Y un depósito del que se descuenta sin presupuesto es una cifra inventada. La diferencia entre depósito y otras garantías está en depósito en garantía o fianza, y el documento con el que se acusa recibo de cada pago, en recibo de anticipo y apartado y en el recibo de dinero.

Si el contrato se firmó fuera del salón

Vale la pena conocerlo porque cambia el plazo. El artículo 51 entiende por venta fuera del establecimiento la que se proponga o lleve a cabo fuera del local del proveedor, incluida la prestación de servicios, y el 56 da al consumidor cinco días hábiles, contados desde la entrega del bien o la firma del contrato —lo último que suceda—, para revocar su consentimiento sin responsabilidad. El mismo artículo pone el límite: tratándose de servicios, eso no aplica si la fecha de la prestación está a diez días hábiles o menos de la orden.

Así que una visita a domicilio para cerrar una boda de abril sí abre esos cinco días, y un evento que se contrata para la semana siguiente, no. Lo que no se puede decir es que todo contrato de salón trae cinco días de arrepentimiento: ese capítulo es el de ventas fuera del establecimiento.

Lo que el contrato de un salón no debe traer

• Intereses, recargos ni cargo por cheque devuelto. Un contrato de servicio describe el precio y sus fechas; cobrar lo vencido es otra cosa y otro documento.
• Un pagaré por el saldo. Mezcla una garantía de crédito con un contrato de servicio y hace discutible todo lo demás.
• Penas que sólo alcanzan al cliente. El numeral 5.1.14 pide que sean equitativas.
• Una obligación de usar sólo proveedores de la casa. Contra el 86 TER, fracción II.
• Un texto distinto del registrado. Por el 86 QUATER, la diferencia se tiene por no puesta.

Esa primera línea no es un detalle de estilo: un salón documenta su evento, no cobra deuda. Si el cliente no paga el segundo abono, lo que corre es la cláusula de cancelación con su tabla, no un interés moratorio.

Los otros contratos que rodean a un evento

Un salón casi nunca firma sólo con el cliente. Alrededor de la misma fecha hay proveedores, personal de refuerzo y, si el salón es grande, equipo rentado. Conviene que cada cosa tenga su documento, porque las obligaciones no se parecen y mezclarlas en el contrato del cliente lo vuelve ilegible.

• Con los proveedores de servicio —banquete, DJ, meseros de refuerzo—: la plantilla genérica es el contrato de prestación de servicios, y si el servicio es de aseo del inmueble, contrato de servicios de limpieza.
• Con el personal de la casa: el contrato individual de trabajo, y el acta cuando algo pasa en el turno, con las actas administrativas.
• Con quien le renta equipo al salón: renta de mobiliario para eventos y, si hace falta energía propia, planta de luz para un evento. Qué plataformas usan quienes rentan equipo para eventos, en esa lista.
• Con el cliente que trae invitados del extranjero: el contrato se puede mandar en inglés a ese firmante sin cambiar el tuyo, y la carátula del salón queda igual.
• Y el cambio de cuenta bancaria, que en eventos pagados a plazos es un vector de fraude conocido: la carta de cambio de cuenta bancaria lo documenta con monto y confirmación por otro medio.

Cómo se firma, un año antes de la boda

Casi nunca en el salón. La pareja visita, pide tiempo para pensarlo y decide por WhatsApp una semana después, muchas veces desde dos teléfonos distintos. La plantilla es el contrato de renta de salón de eventos, que trae el contenido mínimo de la norma, la tabla de cancelación y el depósito por daños; si el servicio es sólo de mobiliario o de equipo, las piezas son contrato de renta de mobiliario para eventos y planta de luz para un evento.

La liga sale por WhatsApp desde el número del salón o por correo, y cada quien firma desde su celular sin crear cuenta ni instalar nada. Si son dos firmantes, el orden se define al enviarlo: varios firmantes en un documento. Si hay que cancelar un envío que ya salió, cómo se cancela una liga de firma.

Todos se quedan con el PDF y su acuse de auditoría —hora, IP, dispositivo y huella SHA-256 del archivo—, y cualquiera comprueba en /verificar, sin cuenta, que el documento no cambió. Para un contrato que se va a ejecutar en un año, eso resuelve la pregunta de qué versión se firmó. El recorrido está en cómo funciona y las dudas de validez en el FAQ legal. Son diez documentos gratis sin tarjeta desde tu cuenta.

De dónde salen las citas

• Ley Federal de Protección al Consumidor, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.