Tengo una inmobiliaria chica: qué usan las demás para firmar los contratos de renta

La pregunta real detrás de ésta casi nunca es cuál plataforma. Es si vale la pena dejar de imprimir, y qué tan raro se le va a hacer al inquilino. La respuesta a lo segundo es que ya no se le hace raro a nadie: en las operaciones que pasan por aquí, quien firma un arrendamiento lo hace desde el teléfono en menos de un día, y el que tarda es el obligado solidario, no el inquilino.

Lo que sí conviene decidir con cuidado es sobre qué números eliges. Dos, y ninguno tiene que ver con la marca.

Número uno: cuántos documentos consume cerrar una renta

Casi todos cuentan «un contrato por renta» y por eso el plan que compran les queda chico a los dos meses. Una renta cerrada de verdad consume más:

• El apartado, que es el documento que más se subestima y el que primero se discute cuando la operación se cae. Por qué pesa tanto está en firma electrónica para inmobiliarias y administradores.
• El contrato de arrendamiento, que es el que todo mundo cuenta.
• El inventario, firmado por las dos partes como anexo. Es lo único de la operación que no se puede reconstruir después.
• El del obligado solidario o el fiador, que es un documento aparte y con otra persona firmando.
• El recibo del depósito, que cierra la entrega de llaves sin discusión.

Son cinco. Si cierras cuatro rentas al mes, tu operación consume veinte documentos al mes, no cuatro. Ése es el número con el que hay que ir a mirar precios, y por eso el plan gratuito de casi cualquiera se acaba en la segunda renta.

Número dos: por dónde llega tu firmante

Aquí está la diferencia entre una inmobiliaria y una empresa que firma con proveedores. Tu contraparte casi siempre es una persona física sin correo de empresa: un inquilino que te dio un Gmail que revisa poco, unos padres que van a salir como obligados solidarios, un propietario que vive en otra ciudad. Lo que contestan es WhatsApp.

Eso descalifica, en la práctica, cualquier herramienta que exija que el firmante cree una cuenta, instale una aplicación o tenga la e.firma del SAT. No porque no sirva, sino porque nadie la va a usar. Y si el propietario o el inquilino están en otra ciudad, la operación completa a distancia tiene su propio orden, en mi inquilino vive en otra ciudad: cómo firma el contrato de renta.

Lo que no hay que comprar

La firma electrónica avanzada. Es lo que se vende más caro y es lo que un arrendamiento no pide. El artículo 1834 bis del Código Civil Federal tiene por cumplida la forma escrita cuando se usan medios electrónicos, siempre que la información sea atribuible a las personas obligadas y accesible para su ulterior consulta; no pide firma avanzada ni certificado de nadie. Exigirla frena la operación porque tu inquilino tendría que tener la e.firma del SAT vigente y saber usarla. La diferencia y cuándo sí hace falta están en firma simple o avanzada, y qué se necesita para que la firma aguante un pleito está en valor probatorio de la firma electrónica en un juicio.

Tampoco hay que comprar una plataforma pensando en la compraventa. Esa sí pide fedatario y no se resuelve con una liga; la línea entre lo que se cierra con firma y lo que necesita notario está trazada en firma electrónica o fedatario público.

El contrato es el del estado del inmueble

Es el error más caro de una inmobiliaria chica que empieza a operar en dos entidades. El arrendamiento es materia local: el depósito máximo, la prórroga a favor del inquilino, el aviso con el que se termina y el incremento de renta los decide el código civil del estado donde está el inmueble, no el de tu oficina ni el del estado donde vive el propietario. Un contrato copiado de internet casi siempre trae cláusulas de la Ciudad de México.

Por eso conviene tener el formato por entidad y no uno solo. Aquí están las 32 plantillas de arrendamiento por estado, con lo que cambia en cada una, más el formato general de contrato de arrendamiento para ver cómo está armado. Las dos que más se usan son la de la Ciudad de México y la del Estado de México; si rentas local y no vivienda, el caso cambia y está en contrato de arrendamiento de local comercial.

Las dos cosas que sí se pagan solas

Una es el control de vencimientos. Una cartera en administración pierde dinero por renovaciones que se pasan, no por contratos mal firmados, y eso se ordena con fechas y avisos: control de vigencias y renovaciones de contratos.

La otra es poder comprobar una copia años después, cuando el propietario pide el expediente o cuando hay que exhibir el contrato. Que cualquiera pueda verificar el documento sin cuenta y sin instalar nada está en la página de verificación, y qué debe traer el comprobante está en qué es un acuse de auditoría. Para probar con tu propia operación, el registro es gratis y los diez primeros documentos no vencen.

De dónde salen las citas

• Código Civil Federal, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.