¿Qué uso para firmar contratos comerciales en línea en México y llevar el control de vigencias?

Dos problemas que se compran como uno

La pregunta llega casi siempre así: queremos firmar en línea y además saber cuándo se vence cada contrato. Son dos problemas con naturalezas distintas. El primero es un problema de evidencia en el momento de firmar. El segundo es un problema de archivo y de calendario, y dura años.

Conviene separarlos antes de elegir herramienta, porque una plataforma de firma resuelve el primero y casi ninguna resuelve el segundo, y porque la ley les pide cosas diferentes.

La parte de firmar: lo que la ley ya resolvió

El título del comercio electrónico del Código de Comercio empieza en el artículo 89, que somete la interpretación y aplicación de la materia a los principios de neutralidad tecnológica, autonomía de la voluntad, compatibilidad internacional y equivalencia funcional del mensaje de datos frente a la información en medios no electrónicos, y de la firma electrónica frente a la firma autógrafa.

El mismo artículo define la Firma Electrónica como los datos en forma electrónica consignados en un mensaje de datos, o adjuntados o lógicamente asociados al mismo por cualquier tecnología, que se usan para identificar al firmante en relación con el mensaje e indicar que aprueba la información contenida en él, y que produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa, siendo admisible como prueba en juicio. El artículo 89 bis lo remata: no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a cualquier tipo de información por la sola razón de que esté contenida en un mensaje de datos.

El artículo 93 cubre la forma escrita: cuando la ley exija forma escrita para los actos, convenios o contratos, el requisito se tiene por cumplido tratándose de mensaje de datos siempre que la información contenida se mantenga íntegra y accesible para su ulterior consulta, sin importar el formato; y cuando además exija la firma de las partes, el requisito se cumple siempre que el mensaje sea atribuible a dichas partes. Y el artículo 1298-A dice cómo se valora: se reconoce como prueba los mensajes de datos, y para valorar su fuerza probatoria se estimará primordialmente la fiabilidad del método con que haya sido generada, archivada, comunicada o conservada.

Léase junto: no hace falta una tecnología concreta, hace falta un método fiable y un documento atribuible. Qué debe traer el expediente para que eso se pueda demostrar está en qué es un acuse de auditoría y qué debe traer, y el concepto que sostiene todo lo anterior, en qué es la equivalencia funcional y qué es la neutralidad tecnológica. Si alguien te dice que necesitas e.firma del SAT para un contrato con un cliente, la respuesta está en la e.firma del SAT y los contratos privados.

Los diez años del artículo 49

Aquí está la obligación que casi ninguna hoja de cálculo contempla. El artículo 49 dice que los comerciantes están obligados a conservar por un plazo mínimo de diez años los originales de aquellas cartas, telegramas, mensajes de datos o cualesquiera otros documentos en que se consignen contratos, convenios o compromisos que den nacimiento a derechos y obligaciones.

Y añade el requisito que importa en digital: para efectos de la conservación o presentación de originales, en el caso de mensajes de datos se requerirá que la información se haya mantenido íntegra e inalterada a partir del momento en que se generó. El artículo también prevé que la Secretaría de Economía emita la Norma Oficial Mexicana con los requisitos de conservación.

Lo que diez años le piden a la herramienta

Tres consecuencias prácticas, y las tres cambian qué herramienta te sirve:

1. 1El original es el archivo, no la impresión. Una carpeta con PDF impresos y vueltos a escanear no acredita integridad desde el momento en que se generó. Cuál es el original cuando imprimes un contrato firmado en línea es su propia discusión, y vale leerla antes de archivar nada.
2. 2Diez años es más que la vida de muchas suscripciones. Si los contratos viven sólo dentro de una plataforma, la obligación de conservación depende de que sigas pagándola: si dejo de pagar la plataforma, qué pasa con mis contratos. Una copia propia, con su acuse, no es desconfianza: es el artículo 49.
3. 3La integridad hay que poder comprobarla, no afirmarla. Una huella del archivo —un SHA-256— permite que un tercero verifique que el documento es el mismo diez años después: cómo verificar que un documento firmado no fue alterado explica el mecanismo.

Dónde conviene que vivan esos archivos, y por qué el criterio no es «en la nube» sino quién puede recuperarlos, está en dónde se guardan los contratos firmados.

Qué pedirle a la herramienta, en cinco preguntas

1. 1¿La contraparte puede firmar sin abrir cuenta y sin pagar? Es el filtro que decide cuántos contratos se cierran. Un cliente que tiene que registrarse para firmar es un contrato que se atora.
2. 2¿El acuse dice quién, cuándo, desde dónde y con qué archivo? Hora, dirección IP, dispositivo y huella del documento. Eso es la «fiabilidad del método» del 1298-A en términos operativos.
3. 3¿Puedo exportar los documentos y sus acuses? Por el artículo 49, la respuesta tiene que ser sí, y conviene probarlo antes de meter mil contratos.
4. 4¿Alguien ajeno puede comprobar un documento sin cuenta? Si la verificación depende de tener acceso a la plataforma, no sirve el día que el contrato se discute con un tercero.
5. 5¿Dónde vive la fecha del aviso? Si la plataforma no la guarda, hay que decidir dónde se guarda: un calendario, un sistema o una hoja con dueño. Lo que no tiene dueño no se vigila.

Las plantillas, que convierten la vigencia en un dato

Y una recomendación de orden que ahorra la mitad del problema: trabajar con plantillas en lugar de documentos sueltos. Un contrato armado desde una plantilla trae siempre la misma cláusula de vigencia y de aviso, en el mismo lugar, y eso convierte el control de vigencias en un dato que se captura al firmar y no en una lectura de cada contrato. Hay plantillas mexicanas por documento y por estado en plantillas, y la de servicios, que es la que más se repite en una cartera comercial, es el contrato de prestación de servicios.

Cómo se ve esto armado

Con SignSolú el contrato sale por WhatsApp desde tu número o por correo, la contraparte firma desde su teléfono sin abrir cuenta y sin pagar, y el acuse guarda hora, dirección IP, dispositivo y la huella SHA-256 del archivo. Cualquiera —tu contraparte, su abogado, un juez, tú mismo dentro de nueve años— comprueba que el archivo es el firmado en la página de verificación, sin cuenta y sin acceso a la plataforma. Para una cartera comercial, el flujo completo está en cómo funciona, el envío a varios firmantes en mandar el mismo contrato a varias personas a la vez, y el seguimiento de lo que no se ha firmado en cuando el cliente no firma. El plan gratis son 10 documentos sin caducidad y sin tarjeta, y las dudas de validez están en las preguntas legales frecuentes.

La parte de vigencias se arma encima: al firmar, se captura la fecha de inicio, la de fin y el último día para avisar, y el aviso se manda también como documento firmado, para que quede constancia de que se mandó y cuándo. Cómo se avisa de manera que deje constancia está en cómo se avisa la terminación de un contrato, y la mecánica completa del calendario, en el control de vigencias y renovaciones. Si administras varias sucursales o varios clientes con el mismo contrato base, el caso está en software para firmar contratos de arrendamiento en línea, que es el mismo problema con otro documento.

De dónde salen las citas

• Código de Comercio, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.