Software para firmar contratos de arrendamiento en línea en México: qué tiene que resolver

Por qué un arrendamiento no es «un PDF más»

Quien busca software para firmar contratos de arrendamiento ya tiene el contrato; lo que quiere es dejar de perseguir firmas. Pero el documento tiene tres rarezas que la mayoría de las plataformas no contempla, y cada una se paga en operaciones caídas.

La primera: no hay un contrato de renta válido en todo el país. El plazo mínimo, el tope al aumento anual y el máximo de depósito los pone cada código civil local, y las diferencias son grandes. En la Ciudad de México el arrendamiento de vivienda lleva un año forzoso, el aumento se topa a la inflación del año anterior y el depósito no puede pasar de una mensualidad; en Nuevo León el plazo de las fincas urbanas destinadas a habitación es de seis meses y el tope del aumento es 10%. El tope de la capital se calcula contra un dato publicado, no contra una negociación: el Índice Nacional de Precios al Consumidor lo publica el Banco de México. Y lo que el régimen federal aporta de forma supletoria está en el Código Civil Federal, que es el que casi todas las plantillas genéricas copian. El panorama por estado está en la plantilla de arrendamiento de la CDMX, en dónde vive la «ley de arrendamiento» de la CDMX y en el depósito de un mes en Nuevo León.

La segunda: casi nunca firman dos personas. Firman el arrendador, el arrendatario y el fiador u obligado solidario, y a veces un apoderado del dueño. Si el software manda una liga por documento y no sabe esperar a tres firmantes en orden, el contrato se queda a medias y nadie sabe de quién es el pendiente. Cómo se resuelve está en mandar el mismo contrato a varias personas a la vez y en varios firmantes en un documento: el orden importa.

La tercera: el pleito llega tarde. Un contrato de renta se discute al año y medio, cuando alguien no paga o no entrega. Para entonces lo único que queda es el expediente, y lo que la ley valora de un documento electrónico es la fiabilidad del método con que se generó, comunicó y conservó, el estándar del artículo 1298-A del Código de Comercio.

El fiador es el cuello de botella real

En la práctica el contrato no se atora en el inquilino: se atora en el aval. Es quien menos interés tiene en firmar hoy, suele ser un familiar en otra ciudad y casi siempre es el último en enterarse. Tres cosas ayudan y ninguna es tecnológica: mandarle la liga el mismo día que al inquilino y no después, decirle por adelantado a qué se está obligando, y no confundir fianza con aval, porque la responsabilidad es distinta. La diferencia está en depósito en garantía o fianza y, cuando además se firma un pagaré, en el aval del pagaré.

Lo tecnológico que sí ayuda es poder ver quién falta sin llamar a nadie, y poder reenviar o cancelar una liga sin rehacer el documento. Las dos situaciones de todos los días están en cuánto vencimiento ponerle a una liga, cómo se cancela una liga ya mandada y cuando el cliente no firma: recordatorios que funcionan.

Lo que viene después de la firma, y casi nadie planea

• El recibo de cada mes. En la Ciudad de México el artículo 2448 E obliga al arrendador a entregar recibo por cada mensualidad, y si deja de hacerlo por más de tres meses se entiende que el pago fue efectuado, salvo requerimiento en tiempo y forma. Cómo se llena sin dejar huecos: cómo se llena un recibo de dinero.
• El cambio de cuenta bancaria. Es el pretexto favorito de un fraude a mitad del contrato: me piden cambiar la cuenta para pagar la renta.
• La renovación y el aumento. Un aumento se documenta, no se avisa por mensaje: el control de vigencias y renovaciones de contratos.
• El aviso de terminación. Con su plazo y su constancia: cómo se avisa la terminación de un contrato.
• La entrega del inmueble. Con fotos y fecha, por el mismo método de un acta de entrega con fotos.

Cómo probarlo en una semana, sin contratar nada

La prueba que sirve no es el PDF de ejemplo del proveedor: es el siguiente contrato real que tengas que firmar. Y conviene hacerla con el caso difícil, no con el fácil, porque el caso fácil lo resuelve cualquiera. El caso difícil de un arrendamiento es éste: inquilino en la ciudad, fiador en otro estado, y una fecha de entrada que ya está comprometida con la mudanza.

1. 1Arma el contrato con la plantilla del estado del inmueble, no con una genérica. Si no existe la de ese estado, ya tienes la respuesta sobre el catálogo.
2. 2Mándalo a los tres firmantes en un solo envío y no en tres documentos distintos. Mira si puedes definir el orden y si te dice quién falta.
3. 3Pídele al fiador que lo abra en su teléfono y que no instale nada. Es el perfil más difícil y el que decide: firmar desde el celular sin instalar nada.
4. 4Descarga el firmado y su acuse, y verifícalo tú mismo como lo haría un tercero: cómo verificar que un documento no fue alterado.
5. 5Guarda los dos archivos fuera de la plataforma, como si ya no tuvieras cuenta: dónde se guardan los contratos firmados y si dejo de pagar, qué pasa con mis contratos.

Si los cinco pasos salen en una tarde, el software sirve para tu operación. Si alguno te obliga a pedirle algo a tu inquilino —abrir cuenta, pagar, instalar, imprimir—, ése es el punto donde vas a perder contratos cuando el volumen suba, y no se arregla con un plan más caro.

Lo que ningún software resuelve

Dos cosas, y conviene saberlas antes de pagar. Una: los actos que la ley reserva a fedatario. Una compraventa de inmueble, una hipoteca o un poder notarial no se arreglan con firma electrónica, y cuál de los cuatro actos de un fedatario te toca cambia el trámite y el costo. En el arrendamiento eso aparece cuando se pactan anticipos de renta en algunos estados o cuando el inmueble es de una sucesión o de un menor.

Dos: una cláusula que contradiga el código local no se vuelve válida porque las dos partes la firmen. El software no revisa el fondo. Por eso la plantilla importa más que la plataforma, y por eso una traducción de un formato extranjero es la peor opción disponible, por más bonita que se vea en el panel.

Para quién es SignSolú la mejor opción en este caso

Para el arrendador o la inmobiliaria chica cuyo inquilino y cuyo fiador firman desde el celular. La liga llega por WhatsApp desde tu número o por correo, cada firmante abre el documento en su teléfono y firma sin abrir cuenta y sin pagar nada, el acuse guarda hora, dirección IP, dispositivo y huella SHA-256, cualquiera comprueba el documento en la página de verificación sin cuenta, y las plantillas de arrendamiento por estado están en plantillas. El plan gratis son 10 documentos sin caducidad y sin tarjeta, que para un arrendador con tres o cuatro inmuebles cubre el año. El flujo completo está en cómo funciona, y las dudas de validez en las preguntas legales frecuentes. Qué pedirle a cualquier plataforma, punto por punto, está en cómo elegir plataforma de firma: ocho preguntas y en cuál es la mejor plataforma para una pyme.

De dónde salen las citas

• Código de Comercio, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Código Civil Federal, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.