Renta de equipo de cómputo a una empresa: las tres cosas que viajan en la misma laptop
El contrato de renta de equipo de cómputo se parece al de maquinaria en una sola de sus tres capas. La primera es el equipo, y ahí manda el Código Civil Federal: la renta corre desde que el cliente recibe la cosa (2426), el arrendador responde de los vicios ocultos anteriores al arrendamiento (2412 fracción V) y el arrendatario responde de los perjuicios por su culpa o negligencia (2425 fracción II). La segunda es el software: el artículo 104 de la Ley Federal del Derecho de Autor deja al titular del programa el derecho de autorizar o prohibir el arrendamiento de los ejemplares, incluso después de venderlos. Y la tercera son los datos que el cliente dejó en el disco, con las obligaciones de seguridad y confidencialidad de los artículos 18 y 20 de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares. Las tres se liquidan por separado al devolver, y los formatos sólo traen la primera.
Por qué el formato de maquinaria no alcanza
Una revolvedora se entrega, se usa, se regresa y se revisa. Lo que puede salir mal es físico y se ve: una fuga, un golpe, una pieza faltante. Por eso el contrato de renta de maquinaria y equipo está construido alrededor de un inventario y un estado de entrega, y funciona.
Veinte laptops para un proyecto de seis meses no se comportan así. Regresan físicamente completas y con dos cosas adentro que no son tuyas: el software que alguien licenció y la información que el cliente capturó. Ninguna de las dos aparece en el acta de entrega, y las dos son las que generan el reclamo tres meses después.
Capa uno: el equipo, y las cuatro fechas que deciden el dinero
El arrendamiento de bienes muebles es el mismo contrato del Código Civil Federal, y cuatro de sus reglas resuelven casi toda la discusión si se escriben:
- La renta corre desde que se recibe. El 2426 dice que el arrendatario no está obligado a pagar la renta sino desde el día en que reciba la cosa arrendada, salvo pacto en contrario. En cómputo eso se vuelve concreto: ¿desde que llegó la caja o desde que el equipo quedó configurado? Si la configuración la haces tú y tarda tres días, el contrato tiene que decirlo. El mismo problema en maquinaria está en desde cuándo corre la renta de una máquina pesada.
- Lo que ya venía mal es tuyo. El 2412 fracción V obliga al arrendador a responder de los daños y perjuicios que el arrendatario sufra por los defectos o vicios ocultos de la cosa, anteriores al arrendamiento. Una batería al final de su vida o un disco con sectores dañados es eso.
- Lo que se rompió usándolo es del cliente. El 2425 fracción II lo obliga a responder de los perjuicios que la cosa sufra por su culpa o negligencia, la de sus familiares, empleados o subarrendatarios. Una pantalla estrellada es el caso típico; cómo se documenta está en el equipo rentado regresó dañado y el cálculo del cobro, en el anexo que decide cuánto cobras cuando el equipo regresa mal.
- El uso convenido es el límite. El 2425 fracción III obliga a servirse de la cosa solamente para el uso convenido o conforme a su naturaleza y destino. En cómputo el uso se vuelve una lista: minería de criptomonedas, servidores expuestos a internet, software que no licenció nadie.
Y el número de serie es el inventario
En maquinaria el anexo describe la unidad. En cómputo el anexo es una tabla con el número de serie de cada equipo, su configuración y su estado, porque veinte laptops iguales no se distinguen de otro modo y la que regresa dañada tiene que poderse identificar. Cómo se arma ese anexo por unidad está en qué datos de cada unidad van en el contrato, y la entrega con fotos, en el acta de entrega del equipo con fotos.
Capa dos: el 104, que casi nadie lee antes de rentar
Aquí está el hallazgo. El artículo 104 de la Ley Federal del Derecho de Autor dice que, como excepción a la regla general, el titular de los derechos de autor sobre un programa de computación o sobre una base de datos conserva, aun después de la venta de ejemplares, el derecho de autorizar o prohibir el arrendamiento de dichos ejemplares. Y el 106 fracción III incluye el alquiler entre los actos que el titular puede autorizar o prohibir.
Traducido: comprar veinte licencias no te da el derecho de rentarlas. El propio 104 pone el límite de su regla —no se aplica cuando el ejemplar del programa no constituye en sí mismo un objeto esencial de la licencia de uso—, y ese límite es justo el caso de una laptop con su sistema operativo: lo que se renta es la máquina, no el programa. Pero deja de serlo en cuanto la renta incluye software especializado, que es cuando la pregunta se vuelve de dinero: un paquete de diseño, un CAD, una suite contable.
- 1Averigua de quién es cada licencia antes de cotizar. Si el software lo pone el cliente, el contrato lo dice y el cliente declara que tiene derecho a usarlo en los equipos rentados.
- 2Si el software lo pones tú, revisa en los términos del titular si el uso por un tercero está permitido, y escribe en el contrato qué programas van incluidos y cuáles no.
- 3Prohíbe instalar software no licenciado, con la consecuencia. Es la misma lógica del uso convenido del 2425 fracción III.
- 4Trata la copia de respaldo como temporal. El 105 fracción II permite una sola copia destinada exclusivamente como resguardo, y dice que deberá ser destruida cuando cese el derecho del usuario para utilizar el programa. Al terminar la renta, ese respaldo no se queda en ninguna parte.
Capa tres: el disco que regresa con información del cliente
La tercera capa es la que nadie factura y la que más riesgo tiene. Veinte equipos regresan con correos, nóminas, listas de clientes y documentos firmados. En ese momento, quien tiene esa información en sus manos es la arrendadora.
El artículo 18 de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares obliga al responsable a establecer y mantener medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas que protejan los datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción o el uso, acceso o tratamiento no autorizado, y a no adoptar medidas menores a las que mantiene para su propia información. El 20 obliga a establecer controles para que todas las personas que intervengan en cualquier fase del tratamiento guarden confidencialidad, obligación que subsiste aun después de terminar la relación. Y el 19 ordena informar de inmediato a la persona titular las vulneraciones que afecten de forma significativa sus derechos patrimoniales o morales.
| Momento | Qué se firma | Qué resuelve |
|---|---|---|
| Antes de entregar | Contrato con anexo de equipos por número de serie | Qué se entrega, en qué estado y desde cuándo corre la renta |
| Antes de entregar | Cláusula de software: quién licencia qué | El 104 y el 106 fr. III de la LFDA |
| Al entregar | Acta de entrega con fotos y configuración | El estado inicial de cada equipo |
| Durante la renta | Aviso de incidente, si lo hay | El artículo 19 de la LFPDPPP |
| Al devolver | Acta de devolución con el estado de cada equipo | El 2412 fr. V contra el 2425 fr. II |
| Al devolver | Constancia de borrado seguro, por número de serie | Los artículos 18 y 20 de la LFPDPPP y la copia del 105 fr. II |
La constancia de borrado es un documento, no un correo
La forma práctica de cerrar la tercera capa es un documento firmado por las dos partes, con la fecha, el método de borrado y la lista de números de serie. Sirve para dos cosas opuestas: le da al cliente la prueba de que su información no se quedó en tu bodega, y a ti la prueba de que la entregaste limpia si después aparece una fuga que no fue tuya. Es el mismo papel que hace el acta de entrega y devolución de equipo con lo físico.
Cómo se firma todo esto sin frenar la entrega
El problema de operación es que son varios documentos y la entrega no espera: el contrato, el anexo de equipos, el acta de entrega y, al final, el acta de devolución con la constancia de borrado. Si cada uno necesita una visita, el proyecto arranca con papeles pendientes y termina sin ellos.
Un contrato de arrendamiento de muebles no pide notario ni e.firma del SAT. El artículo 1834 bis del Código Civil Federal reconoce el consentimiento por medios electrónicos y el 1298-A del Código de Comercio hace depender la fuerza probatoria de la fiabilidad del método con que la información se generó, archivó, comunicó y conservó; está desarrollado en el valor probatorio. Con SignSolú el contrato y su anexo salen del celular de quien entrega, la liga llega por WhatsApp o correo, el cliente firma sin abrir cuenta ni pagar, y queda un acuse de auditoría con hora, IP, dispositivo y huella SHA-256 que cualquiera comprueba en /verificar sin cuenta. Si el documento tiene que firmarse en el momento de la entrega, firmar la entrega del equipo sin señal trabaja ese caso.
Si rentas otros equipos, lo mismo cambia de forma: equipo médico a una clínica, equipo de sonido para un evento y maquinaria y equipo industrial instalado en planta. Y si el cliente es una empresa con varias sedes, un mismo contrato para varias sucursales. El recorrido completo del producto está en cómo funciona, las dudas legales en preguntas frecuentes legales, y el resto de los documentos en /plantillas. El plan gratis son 10 documentos sin caducidad y sin tarjeta.
De dónde salen las citas
- Código de Comercio, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
- Código Civil Federal, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
- Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
Preguntas frecuentes
¿Puedo rentar laptops con el software ya instalado?
Depende de la licencia. El artículo 104 de la Ley Federal del Derecho de Autor deja al titular del programa el derecho de autorizar o prohibir el arrendamiento de los ejemplares, incluso después de venderlos, y el 106 fracción III incluye el alquiler. El mismo 104 exceptúa el caso en que el ejemplar del programa no sea en sí mismo un objeto esencial de la licencia de uso, que es la laptop con su sistema operativo. Con software especializado, hay que leer los términos del titular.
¿Desde cuándo le cobro la renta: desde el envío o desde la configuración?
El artículo 2426 del Código Civil Federal dice que el arrendatario no está obligado a pagar la renta sino desde el día en que reciba la cosa arrendada, salvo pacto en contrario. En cómputo conviene usar ese «salvo pacto en contrario»: si la configuración la haces tú y tarda días, el contrato debe decir si la renta corre desde la entrega física o desde la entrega configurada, con la fecha en el acta.
El equipo regresó con información de mi cliente. ¿Qué tengo que hacer?
Tratarla como datos bajo tu resguardo. El artículo 18 de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares obliga a mantener medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas, y a no adoptar medidas menores a las que usas para tu propia información; el 20 obliga a controles de confidencialidad que subsisten aun después de terminar la relación. La forma práctica es un borrado seguro documentado y una constancia firmada con los números de serie.
¿Quién paga una batería que ya venía gastada?
El arrendador. El artículo 2412 fracción V lo obliga a responder de los daños y perjuicios que el arrendatario sufra por los defectos o vicios ocultos de la cosa, anteriores al arrendamiento. Lo que sí responde el cliente, por el 2425 fracción II, son los perjuicios que la cosa sufra por su culpa o negligencia o la de sus empleados. Por eso el acta de entrega con el estado de cada equipo decide esta discusión antes de que empiece.
¿Qué pasa con la copia de respaldo al terminar la renta?
Se destruye. El artículo 105 fracción II de la Ley Federal del Derecho de Autor permite una sola copia destinada exclusivamente como resguardo para sustituir la copia legítima cuando ésta no pueda usarse por daño o pérdida, y dice expresamente que deberá ser destruida cuando cese el derecho del usuario para utilizar el programa. Conviene escribirlo en el contrato y recogerlo en la constancia de cierre.
¿Puedo firmar el contrato y las actas en línea?
Sí. El arrendamiento de bienes muebles no pide notario ni firma electrónica avanzada. El artículo 1834 bis del Código Civil Federal reconoce el consentimiento por medios electrónicos y el 1298-A del Código de Comercio hace depender la fuerza probatoria de la fiabilidad del método. Con SignSolú el contrato, el anexo por número de serie y el acta de devolución se mandan por WhatsApp o correo y se firman desde el celular sin abrir cuenta.