Rentarle equipo a una dependencia: qué se firma y dónde

La primera renta a una dependencia descoloca por algo que no tiene que ver con el equipo: desaparece la mitad del trabajo que una rentadora sabe hacer. No negocias el contrato, no pones tus cláusulas, no mandas tu liga de firma. A cambio aparecen plazos, un registro en un sistema ajeno y una forma de terminar el contrato que no existe en el patio. Si rentas a una constructora privada grande, el cuadro es otro y está en rentarle equipo a una constructora grande.

La ley cambió en 2025, y conviene saber cuál te aplica

La Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público que rige hoy es nueva: se publicó en el Diario Oficial el 16 de abril de 2025 y entró en vigor al día siguiente, abrogando la de enero de 2000. Si alguien de tu equipo aprendió esto hace tres años, los artículos que recuerda ya no son los que van.

Su artículo 1 dice de qué habla, y la renta de equipo entra por nombre propio: reglamenta las «adquisiciones, arrendamientos de bienes muebles y prestación de servicios de cualquier naturaleza», para las dependencias federales, los organismos descentralizados, las empresas de participación estatal mayoritaria y, cuando gastan recurso federal por convenio, los estados y municipios.

Esa última fracción decide muchos casos: un municipio que te renta una retroexcavadora con recurso propio se rige por su ley estatal; con recurso federal convenido, por ésta. Pregúntalo antes de cotizar.

El contrato lo pone la dependencia, y hay un orden de prelación

No es que la dependencia tenga un modelo más bonito: el modelo es parte del procedimiento. El artículo 66 lo dice sin rodeos: «la convocatoria a la licitación, el contrato y sus anexos son los instrumentos que vinculan a las partes». Y agrega la regla que importa cuando algo no cuadra: las estipulaciones del contrato no deben modificar las condiciones de la convocatoria y de sus juntas de aclaraciones, y en caso de discrepancia prevalece lo de la convocatoria.

Léelo al revés: lo que vas a cumplir no está en el contrato que firmas, está en la convocatoria y en las juntas de aclaraciones, donde se pide el modelo, la disponibilidad, el tiempo de respuesta ante una falla y el combustible. Si algo no se puede, ése es el único momento de decirlo.

Y se firma en la Plataforma, no en tu plataforma de firma

El mismo artículo 66 cierra con una frase que decide una pregunta muy concreta: «La formalización de los contratos, pedidos y las órdenes de suministro y de servicios, será realizada en la Plataforma». La Plataforma es la Plataforma Digital de Contrataciones Públicas, definida en la fracción XI del artículo 2 de la ley.

O sea: para ese contrato no vas a mandar una liga por WhatsApp, como sí haces con el contrato de renta de tus clientes privados. El artículo 67 manda firmarlo en la Plataforma en la fecha del fallo o, si no se previó, dentro de los quince días hábiles siguientes a la notificación —veinte si fue consolidado—; en adjudicación directa el 62 da quince días naturales. Si no firmas por causas tuyas, pueden adjudicar al segundo lugar sin nuevo procedimiento, si su precio no se pasa del diez por ciento.

El detalle de calendario que vale la pena mirar esta semana

La Plataforma todavía entra en operación por módulos. El transitorio Tercero de la ley dice que sus disposiciones entran en vigor conforme a los avisos que publique en el Diario Oficial la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, que los módulos de adquisiciones, arrendamientos y servicios deben estar «en completa operación» dentro de los dieciocho meses siguientes a la entrada en vigor —que se cumplen el 17 de octubre de 2026— y que la Plataforma completa tiene treinta meses. Mientras eso ocurre, «seguirán aplicando en lo conducente» las reglas de CompraNet. De ahí sale una pregunta de una línea al área contratante: ¿esta contratación se formaliza en la Plataforma o todavía en CompraNet? La respuesta cambia dónde tienes que estar dado de alta.

Los dos plazos del dinero, y el que casi nadie suma

Aquí está lo que una rentadora necesita para cotizar sin perder: dos relojes, en serie y no en paralelo. Nada que ver con el mostrador, donde se cobra al entregar: cómo se firma en el patio.

El artículo 72 obliga a la dependencia a prever cómo se verifica que los bienes o servicios cumplen lo pedido, y fija que la aceptación se realice en un plazo no mayor a diez días hábiles de haberlos recibido. En ese mismo artículo aparece una obligación tuya que sorprende a la mitad de los proveedores nuevos: «el proveedor deberá registrar su entrega en la Plataforma». Y remata: «Los diez días mencionados en el párrafo anterior, no se contabilizarán con el plazo del pago».

El artículo 73 pone el segundo reloj: la fecha de pago queda sujeta a lo que establezcan los contratos, pero no podrá exceder de diecisiete días hábiles contados a partir del envío y verificación de la factura a través de la Plataforma, previa entrega en los términos del contrato. Si no te pagan a tiempo, el mismo artículo te da derecho —a solicitud tuya— a gastos financieros a la tasa que la Ley de Ingresos de la Federación fija para la prórroga de créditos fiscales, computados por días naturales desde el vencimiento.

La conclusión no es jurídica, es de flujo. Si tu operación vive de rentas de mil pesos a dieciocho días con cliente de mostrador —los números están en con qué firman las rentadoras y la operación, en firmar sin oficina—, esto es otro negocio: el ticket es mayor y el dinero llega después.

Garantías: cuánto, cuándo y cuándo no te la piden

El artículo 69 obliga a garantizar dos cosas: los anticipos —y ésos por la totalidad del monto— y el cumplimiento del contrato. El porcentaje de la segunda no lo fija la ley: lo fijan la titular de la dependencia o el órgano de gobierno, y el mismo artículo les pide considerar tus antecedentes para determinarte montos menores.

• Te la pueden eximir. El 69 permite a quien firma el contrato, bajo su responsabilidad, exceptuarla en los supuestos de las fracciones II, IV, V, XI y XIV del artículo 54, en los del 55 y en las órdenes de suministro o de servicio.
• El plazo es corto: si la convocatoria no dice otra cosa, diez días naturales desde la firma. La del anticipo va antes del anticipo.
• Se constituyen a favor de la Tesorería de la Federación si contratas con una dependencia (artículo 70).
• Las penas por atraso tienen techo, y es tu garantía. El 75 obliga a pactarlas y dispone que «no excederán del monto de la garantía de cumplimiento del contrato».

Ese techo del 75 es útil al revés de como suena: te dice tu exposición máxima por llegar tarde. Y el pagaré de garantía, que es la herramienta normal del giro, aquí no aplica: con un cliente de gobierno no se consigue, igual que con una constructora grande, y el papel que lo sustituye es la fianza.

Lo que sí controlas: la entrega, el inventario y la devolución

Este es el trabajo que nadie va a hacer por ti, y el que decide si la máquina regresa completa. Un contrato de la administración pública describe el servicio y los plazos; casi nunca describe cómo se recibe un equipo: en qué estado, con qué accesorios, con cuántas horas de horómetro y quién firma de recibido en el sitio.

1. 1Acta de entrega con inventario por pieza. Renglón por renglón, con número de serie o económico, accesorios, estado y fotos incrustadas en el mismo PDF que se firma. Dónde vive la foto importa más de lo que parece: está contado en el acta de entrega del equipo con fotos.
2. 2Lectura inicial del horómetro o del odómetro, firmada el mismo día. Si cobras hora excedente, es el único número que nadie puede discutir después: cómo se anota y se firma.
3. 3Quién recibe, con nombre y cargo, porque casi nunca es quien firmó el contrato: el chofer viene por la máquina, ¿puede firmar?.
4. 4Registro de la entrega en la Plataforma, que es obligación tuya por el artículo 72 y es lo que arranca el reloj de la aceptación.
5. 5Acta de devolución, con el mismo formato y la lectura final. Si el equipo regresó dañado, lo que decide el monto es esa acta: cómo se documenta un equipo que regresó dañado.

Esos documentos sí se firman con una liga, desde el celular de quien recibe en el sitio, y no entran en conflicto con la Plataforma: no son el contrato.

Las dos formas de que el contrato se acabe antes

Con un cliente privado el contrato se acaba porque alguien incumple o porque llega la fecha. Con una dependencia hay una tercera puerta.

Rescisión administrativa, con su procedimiento

El artículo 77 permite a la dependencia rescindir administrativamente el contrato en cualquier momento si incumples, pero con un procedimiento que te da tiempos: te comunican el incumplimiento a través de la Plataforma y tienes cinco días hábiles para exponer lo que a tu derecho convenga y aportar pruebas; la dependencia tiene diez días hábiles para resolver de forma fundada y motivada, y te lo comunica por la misma vía. Si la rescisión se notifica, se formula el finiquito de lo que deba pagarse por lo recibido hasta ese momento.

Terminación anticipada, que no es culpa de nadie

El artículo 78 permite a la dependencia dar por terminado el contrato anticipadamente «cuando concurran razones de interés general», de común acuerdo, o cuando por causas justificadas se extinga la necesidad y se demuestre que seguir causaría daño al Estado. Se sustenta con un dictamen, y al notificarse se extingue el contrato y se formaliza el finiquito.

Para una rentadora eso es concreto: la máquina puede regresar antes de lo planeado por una decisión que no tiene que ver contigo. No se evita, pero sí se puede estar listo. Tener el acta de devolución para firmarse el mismo día, la lectura final del horómetro y la renta corrida hasta la devolución —que por el artículo 2429 del Código Civil Federal corre hasta ese día— es la diferencia entre cerrar el finiquito en una semana y discutirlo tres meses.

Antes de cotizar: cinco preguntas al área contratante

• ¿Es con recurso federal por convenio o con recurso propio? De eso depende si aplica esta ley o la del estado.
• ¿Se formaliza en la Plataforma o todavía en CompraNet?
• ¿Qué porcentaje de garantía de cumplimiento se va a pedir, y hay anticipo?
• ¿Quién acepta la entrega en el sitio, con nombre y cargo, y a qué correo va el acta?
• ¿Qué cuenta como «entregado» para arrancar los diez días hábiles del artículo 72: la máquina en el patio de la obra, o la máquina operando?

Las cinco se contestan por escrito y se guardan. Lo que sí firmas con una liga son tus documentos: el acta de entrega, la responsiva de quien recibe y, con clientes privados, el contrato y su convenio de garantía, con certificado de auditoría comprobable en /verificar. El camino está en cómo funciona y las dudas de ley, en el FAQ legal.

De dónde salen las citas

• Código Civil Federal, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.