Tengo una arrendadora de autos, ¿cómo firma el cliente el contrato y el inventario en el mostrador?

La escena es la misma en todos los mostradores: el cliente ya pagó, tiene el vuelo encima o la junta en dos horas, y falta firmar el contrato y revisar el auto. Si firmar toma quince minutos, alguien va a saltarse el inventario. Y el inventario es el único documento que después te permite cobrar un rayón.

La respuesta operativa es corta y está abajo. Pero conviene empezar por lo que no se ve, porque es lo que hace que el contrato sirva o no sirva.

Antes de la firma: el contrato de adhesión y Profeco

Si tus clientes son personas y el contrato lo redactaste tú en formato uniforme para todos, eso es un contrato de adhesión tal como lo define el artículo 85 de la Ley Federal de Protección al Consumidor: un documento elaborado unilateralmente por el proveedor para establecer en formatos uniformes los términos aplicables a la prestación de un servicio, aun cuando no contenga todas las cláusulas ordinarias de un contrato. Y el mismo artículo le pone tres condiciones de validez: en español, con caracteres legibles a simple vista y de tamaño y tipo uniforme, y sin prestaciones desproporcionadas ni obligaciones inequitativas o abusivas.

Hasta ahí, nada raro. Lo que sí sorprende a muchas arrendadoras es que el arrendamiento de vehículos está nombrado con esas palabras en la norma que obliga al registro. El numeral 2.1 de la NOM-174-SCFI-2007, «Prácticas comerciales-Elementos de información para la prestación de servicios en general», publicada en el Diario Oficial del 1 de noviembre de 2007, la hace aplicable a una lista de proveedores donde aparece «arrendamiento de vehículos». Y el numeral 5.1 dice que los contratos de adhesión de seis de esos servicios —entre ellos, otra vez con nombre, el arrendamiento de vehículos— deben estar registrados ante la Procuraduría. En la elaboración de esa norma participó la Asociación Nacional de Arrendadores de Vehículos, A.C.

La consecuencia de no registrarlo no es una multa: es peor. El segundo párrafo del artículo 87 de la ley dice que los contratos que deban registrarse y no se registren, así como aquéllos cuyo registro sea negado, no producirán efectos contra el consumidor. O sea que el documento que firmaste en el mostrador existe, el cliente puede hacerlo valer a su favor, y tú no puedes hacerlo valer contra él. Un contrato así es un papel de una sola dirección.

• El número de registro va impreso en el contrato. El numeral 5.1.2 pide la fecha y el número de registro otorgado por la Procuraduría dentro del propio documento. Si tu plantilla no lo trae, el cliente no puede comprobarlo y un verificador tampoco.
• El modelo registrado se usa tal cual. El tercer párrafo del 87 dice que los contratos registrados deben utilizarse en todas las operaciones comerciales y corresponder fielmente con los modelos registrados. Eso significa que no se le mejoran dos cláusulas al vuelo: cualquier cambio pide solicitar la modificación del registro.
• El registro se resuelve en treinta días hábiles, y si pasa el plazo sin resolución los modelos se entienden aprobados y la Procuraduría está obligada a registrarlos, quedando la solicitud como prueba de inscripción. Lo dice el primer párrafo del 87.
• Las penas tienen que ser recíprocas. El numeral 5.1.14 pide las penas convencionales a las que «de manera equitativa» se hacen acreedoras las partes. Un contrato con cinco penas para el cliente y ninguna para la arrendadora es exactamente lo que el 85 llama obligación inequitativa.

Un detalle que importa para la firma electrónica: firmar en línea no cambia nada de lo anterior, ni para bien ni para mal. El registro es del modelo, no del medio. Lo que sí hace la firma electrónica es volver fácil cumplir el tercer párrafo del 87 —que el modelo se use fielmente en todas las operaciones—, porque una plantilla cargada una vez se manda igual mil veces, y el mostrador deja de tener fotocopias con anotaciones a mano.

Si tu cliente es una empresa y no una persona, esto no aplica: ahí no hay consumidor en el sentido de la ley y el contrato es libre entre comerciantes. Ese caso está completo en rento camionetas a empresas y, cuando son varias unidades, en arrendamiento de flotilla.

Ahora sí: los cuatro minutos del mostrador

El orden que cabe en cuatro minutos

Son dos documentos y un orden. Lo que hace que quepa en cuatro minutos es que el cliente no instala nada, no crea cuenta y no imprime: abre una liga en su propio teléfono.

1. 1La liga del contrato, antes de que llegue. Si la reserva trae correo o WhatsApp, el contrato sale cuando el cliente va en camino. Llega al mostrador con el contrato ya firmado y lo único que queda es el auto. Es el cambio que más tiempo ahorra y no cuesta nada.
2. 2El contrato se firma en su teléfono, con el modelo registrado y su número de registro a la vista. Qué necesita exactamente el cliente —nada— está en firmar desde el celular sin instalar nada, y si se le cae el proceso a medias, por qué pasa y cómo se evita, en firmar desde el celular: por qué se cae.
3. 3El inventario se levanta junto al auto, no en el mostrador. Las fotos de las cuatro esquinas, el tablero con el odómetro y el nivel de combustible, los daños previos marcados, y la firma del cliente ahí mismo. La plantilla es acta de entrega y devolución de equipo, que sirve igual para una unidad.
4. 4La lectura del odómetro queda escrita en el inventario, porque es la base de cualquier cargo por kilometraje. Por qué ese renglón decide el cobro está en kilometraje excedente: cómo se pacta.
5. 5El acuse se queda solo. Hora, correo, IP y dispositivo de cada firma, atados al documento. Qué debe traer, en qué es un acuse de auditoría; cómo se comprueba después que nadie lo movió, en /verificar.

El inventario es el documento que más dinero decide

La razón está en el Código Civil Federal y cabe en dos artículos. El 2442 dice que si el arrendatario recibió la cosa con expresa descripción de las partes de que se compone, debe devolverla al concluir el arrendamiento tal como la recibió, salvo lo que hubiere perecido o se hubiere menoscabado por el tiempo o por causa inevitable. Y el 2443 dice que la ley presume que quien admitió la cosa sin esa descripción la recibió en buen estado, salvo prueba en contrario.

Dicho en mostrador: el inventario con fotos es la «expresa descripción» del 2442, y es lo que convierte un rayón en una cuenta en lugar de una discusión. Sin él todavía tienes la presunción del 2443 a tu favor, pero no tienes contra qué comparar, que es distinto. Y el 2468 te da la responsabilidad por el deterioro, no el monto: cómo se documenta un daño al regresar está en el equipo rentado regresó dañado.

Una cosa a favor del cliente que conviene escribir, porque también te protege: el 2426 dice que el arrendatario no está obligado a pagar la renta sino desde el día en que recibe la cosa arrendada, salvo pacto en contrario, y el 2429 la hace correr hasta el día que la entrega de vuelta. Las dos fechas son las del inventario de salida y de regreso, no las del mostrador ni las de la reserva.

Qué pedirle al cliente, y qué hacer con lo que te da

Identificar al cliente y localizarlo después

En una arrendadora la identificación es parte de la operación, y ahí hay dos cosas que se mezclan y no deberían. Una es qué necesitas para localizar al cliente después; la otra es qué obligaciones nacen para ti por tener sus documentos.

• Para localizarlo: el domicilio convencional pactado en el contrato vale más que un comprobante. Por qué, y qué sirve de verdad, en comprobante de domicilio para rentar.
• Si el cliente no tiene RFC, el contrato no cambia; lo que cambia es la factura y lo que pides antes: contrato de renta a persona física sin RFC.
• Y por la copia de la credencial, el aviso de privacidad y el resto: pedir el INE para firmar.
• El seguro es el tema que más reclamaciones genera en este giro, y el contrato de adhesión tiene que decir si existe póliza, por el numeral 5.1.18. Quién lo contrata y qué cubre, en seguro del equipo rentado.

Sobre el depósito y la garantía: en renta a consumidor conviene ser conservador. Una garantía que se queda sin devolver, o un cargo que no estaba desglosado, es justo lo que el 85 llama prestación desproporcionada, y el desglose de cargos adicionales o extraordinarios lo pide el numeral 5.1.7. El pagaré de garantía que funciona bien en renta de maquinaria —pagaré de garantía en renta de equipo— no se traslada igual a un consumidor, y es mejor saberlo antes que después.

Lo demás del giro: qué contrato se firma y por qué, en contrato de arrendamiento de vehículo; si lo que entregas es una unidad de la empresa a tu propio empleado, eso no es renta y va por mi empleado se lleva la camioneta de la empresa y carta responsiva de vehículo; el proceso completo de firma, en cómo funciona y en firma electrónica para transporte y logística, con la comparativa del sector en plataformas de firma electrónica para transporte y logística. Si el cliente te pregunta si firmar así es seguro, mándale me llegó un contrato para firmar por internet, ¿es seguro? y es legal firmar con el dedo en el celular. Los planes están en cuánto cuesta firmar contratos en línea y las dudas de validez, en preguntas legales.

De dónde salen las citas

• Código Civil Federal, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Ley Federal de Protección al Consumidor, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.