Como fazer assinatura digital em um documento

As três formas de assinar um documento

No dia a dia, todo mundo chama as três de assinatura digital. No sentido técnico, digital é a que usa certificado, e eletrônica é o nome do gênero. O guia dos tipos de assinatura explica a diferença entre simples, avançada e qualificada.

Como assinar um PDF em um minuto

1. 1Abra o PDF na ferramenta acima desta seção. Funciona no Android, no iPhone e no computador.
2. 2Desenhe a assinatura com o dedo, o mouse ou a caneta.
3. 3Toque no lugar da página onde a assinatura vai. Arraste para ajustar o tamanho.
4. 4Baixe o PDF assinado. No celular, é um toque na barra marrom embaixo.

O arquivo não sai do seu aparelho. A ferramenta é grátis, não pede cadastro e acrescenta um certificado com a data e a impressão digital do arquivo. Para usar a mesma assinatura em outros arquivos, crie sua assinatura em PNG.

Como fazer a assinatura pelo gov.br

A página oficial da assinatura gov.br descreve o caminho. O serviço é regulado pelo Decreto 10.543/2020 e pede uma conta gov.br nível prata ou ouro.

1. 1Entre no portal de assinatura com a conta gov.br, ou abra o aplicativo gov.br no celular.
2. 2Envie o arquivo. O portal aceita PDF, DOC, DOCX, ODT, JPG e PNG de até 100 MB.
3. 3Clique onde a assinatura vai e depois em «Assinar digitalmente».
4. 4Digite o código que chega pelo aplicativo gov.br.
5. 5Baixe o documento assinado. A conferência é feita no validador do ITI.

A assinatura gov.br é pessoal. Cada pessoa assina com a própria conta e manda o arquivo para a próxima. Quando o contrato tem duas partes ou mais, esse vai e vem por e-mail é o passo que mais atrasa.

Como fazer assinatura com certificado digital ICP-Brasil

O certificado ICP-Brasil é comprado de uma autoridade certificadora, com validação da identidade. O A1 é um arquivo instalado no computador. O A3 fica em um token, em um cartão ou na nuvem.

Com o certificado instalado, você assina em um programa que leia PDF ou no próprio Word. Pela MP 2.200-2/2001, art. 10, § 1º, o que é assinado com ICP-Brasil se presume verdadeiro em relação a quem assinou. É a assinatura qualificada da Lei 14.063/2020.

Como mandar um contrato para outra pessoa assinar

Quando quem assina é o cliente, o inquilino ou o funcionário, o mais rápido é mandar o link. Você sobe o documento ou escolhe um modelo e escreve o nome e o celular de cada pessoa.

1. 1Suba o documento de uma conta grátis do SignSolú, em PDF ou Word.
2. 2Adicione quem assina. O link vai pelo WhatsApp ou por e-mail.
3. 3A pessoa assina no celular. Ela toca na barra marrom embaixo, que diz «Assinar como …», e desenha a assinatura.

Uma linha junto ao botão de assinar registra o aceite do meio eletrônico. O PDF assinado termina com um certificado de auditoria com IP, data, hora e a impressão digital SHA-256. O SignSolú usa assinatura eletrônica simples, sem certificado ICP-Brasil. Os dez primeiros documentos são grátis e não pedem cartão.

Qual forma escolher

• Vai assinar sozinho um PDF agora. Use a ferramenta desta página ou o Assinar PDF.
• Um órgão público pede gov.br. Use a conta gov.br.
• A lei exige assinatura qualificada. Use o certificado ICP-Brasil.
• Duas pessoas ou mais vão assinar um contrato. Mande o link pelo SignSolú, como no contrato de aluguel.
• O documento está no Word. Veja como assinar no Word.

A assinatura feita assim tem validade?

Sim, na maioria dos contratos entre particulares. A MP 2.200-2/2001, art. 10, § 2º, aceita a assinatura sem ICP-Brasil quando as partes admitem o meio como válido. O Código Civil, art. 107, não exige forma especial, salvo quando a lei pede.

Alguns atos pedem outra forma, como a escritura de imóvel acima de 30 salários mínimos e o testamento. O guia de validade jurídica traz a lista do Brasil e de Portugal.

E em Portugal?

Em Portugal, o Cartão de Cidadão e a Chave Móvel Digital fazem a assinatura qualificada do Estado. Para contratos entre particulares, o Regulamento eIDAS, art. 25.º, impede que se negue efeito a uma assinatura só por ser eletrónica. O Decreto-Lei n.º 12/2021, art. 3.º, n.º 9, aceita a assinatura que as partes adotam numa convenção sobre prova, como na minuta de arrendamento.

Erros comuns ao assinar um documento

• Colar a foto da assinatura em um arquivo, sem registro de quem colou nem quando.
• Editar o PDF depois de assinado. A impressão digital deixa de bater com a do certificado.
• Imprimir, assinar e escanear. O arquivo vira uma imagem e perde as evidências digitais.
• Assinar uma versão diferente da que a outra parte aprovou.
• Não guardar o PDF assinado junto com o certificado.