¿Tengo que hacer un acta de investigación antes del acta administrativa?
La Ley Federal del Trabajo no exige un acta de investigación y no la nombra en ninguna parte. Aun así decide dos cosas que sí están en la ley. La primera es el reloj: la fracción I del artículo 517 da al patrón un mes para despedir y para disciplinar, y ese mes corre desde el día siguiente a que se tenga conocimiento de la causa o de la falta, o desde el momento en que se comprueben los errores cometidos o las pérdidas o averías imputables al trabajador. La segunda es la fracción X del artículo 423: la persona trabajadora tiene derecho a ser oída antes de que se aplique la sanción, y la investigación es donde se la escucha.
La pregunta del jefe que ya tiene un problema en la mano
Falta inventario en el almacén. Se cayó un montacargas. Alguien mandó un correo que no debía. Lo que llega a recursos humanos no es una falta probada, es un hecho confuso: hay un faltante y tres versiones.
La búsqueda en Google es «acta administrativa de investigación», y lo que aparece son formatos. La Ley Federal del Trabajo no trae ese documento. Lo que trae son dos reglas que dependen de él, y que casi ningún formato explica.
Las dos actas no son la misma cosa
| Acta de investigación | Acta administrativa | |
|---|---|---|
| Para qué es | Averiguar qué pasó y quién participó | Asentar la falta imputada a una persona y oírla |
| Cuándo se hace | Cuando hay un hecho y no hay certeza | Cuando ya se sabe a quién se imputa y con qué fracción |
| A quién se cita | A quien pueda aportar datos: testigos, supervisores, el propio trabajador | A la persona a la que se imputa la falta, y a sus testigos |
| Qué concluye | Hechos comprobados, o que no se comprobaron | La imputación con su fracción del artículo 47 y la postura del trabajador |
| Qué fija en el tiempo | El momento en que se comprueban los hechos, que es desde donde corre el mes del 517 | La fecha de la imputación y de la respuesta |
| Está en la ley | No se nombra | Tampoco se nombra; el aviso de rescisión sí (artículo 47) |
Cómo se levanta la segunda, paso por paso, está en tengo que levantar un acta administrativa: cómo se hace, y la diferencia con el acta de hechos, en el acta de hechos laboral no es el acta administrativa.
El reloj del artículo 517, que es lo que de verdad está en juego
La fracción I del artículo 517 dice que prescriben en un mes las acciones de los patrones para despedir a los trabajadores, para disciplinar sus faltas y para efectuar descuentos en sus salarios. Un mes. Y el párrafo que sigue es el que casi nadie lee completo.
En los casos de la fracción I, la prescripción corre a partir, respectivamente, del día siguiente a la fecha en que se tenga conocimiento de la causa de la separación o de la falta, desde el momento en que se comprueben los errores cometidos, o las pérdidas o averías imputables al trabajador, o desde la fecha en que la deuda sea exigible.
Tres supuestos distintos, y el segundo es el que cambia la operación. Cuando lo que hay es un error, una pérdida o una avería, el mes no corre desde que apareció el faltante: corre desde el momento en que se comprueba. El acta de investigación es el documento que fija ese momento con fecha, nombre y firma. Sin ella, la fecha de comprobación es lo que cada parte diga que fue.
La lectura prudente es la contraria a la cómoda: investigar sin prisa no amplía el plazo si el hecho ya era conocido, y alargar la investigación por semanas puede dejar al patrón sin acción. Lo que conviene es investigar rápido y dejar por escrito el día en que se tuvo el resultado.
El derecho a ser oído está en el reglamento interior
La fracción X del artículo 423 dice qué debe contener el reglamento interior de trabajo en materia de disciplina: disposiciones disciplinarias y procedimientos para su aplicación, que la suspensión como medida disciplinaria no podrá exceder de ocho días, y que la persona trabajadora tendrá derecho a ser oída antes de que se aplique la sanción. Esa última frase viene de la reforma publicada en el Diario Oficial el 19 de diciembre de 2024.
Ahí está la razón por la que una investigación bien hecha no es papeleo. Si la empresa va a suspender, descontar o rescindir, el expediente tiene que poder mostrar que la persona fue oída antes. Y si el reglamento interior no tiene procedimiento disciplinario, el primer arreglo no es el acta: es el reglamento. Cómo se deja firmado el enterado está en el reglamento interior de trabajo y la firma de enterado.
Qué lleva el acta de investigación
- 1Lugar, fecha y hora de apertura, y quién la instruye, con su puesto.
- 2El hecho que se investiga, descrito sin calificarlo todavía: «faltante de 14 piezas en el conteo del 3 de noviembre», no «robo».
- 3Qué se revisó: bitácoras, accesos, cámaras, inventarios, correos, con la fecha de cada documento.
- 4Las personas que aportaron datos, una por una, con lo que dijo cada una y su firma.
- 5La comparecencia del trabajador involucrado, con sus preguntas y respuestas, y la mención de que se le informó para qué era.
- 6La conclusión: qué quedó comprobado y qué no, y el día en que se tuvo el resultado. Ésa es la fecha del 517.
- 7Firmas de quien instruye, de los que comparecieron y de dos testigos de asistencia.
Quién puede firmar como testigo y qué pasa si se niegan está en testigos en un acta administrativa: quién firma. Si lo investigado es un faltante de inventario, el acta que sigue está en el acta administrativa por faltante de inventario; si es dinero, en el acta por robo de dinero; y si es un daño a una máquina, en el acta por daños a la maquinaria de la empresa.
Qué pasa después: la fracción y el aviso
Si la investigación comprueba la falta, lo que sigue es escoger la fracción del artículo 47 que corresponde, y ahí la precisión vale dinero. La fracción V pide perjuicios intencionales; la VI, perjuicios graves, sin dolo, pero con negligencia tal que ella sea la causa única del perjuicio; la VII, comprometer por imprudencia o descuido inexcusable la seguridad del establecimiento o de las personas. Son tres supuestos distintos y el acta tiene que narrar los hechos de uno, no de los tres.
El detalle de esa diferencia está en el acta por negligencia y la causa única, y la del abuso de confianza frente al robo, en el acta por abuso de confianza. Cuando lo que hay es desobediencia, en el acta por desobediencia.
Y si la conclusión es la rescisión, el artículo 48 recuerda lo que está del otro lado: si en el juicio el patrón no comprueba la causa de la rescisión, el trabajador tiene derecho, además, a los salarios vencidos computados desde la fecha del despido hasta por un período máximo de doce meses. El acta de investigación existe para que esa comprobación sea posible.
Si la investigación no comprueba nada
Es el resultado más incómodo y el que más conviene escribir. Un acta que concluye que no se comprobó la falta cierra el expediente, protege a la persona investigada de que el rumor vuelva en seis meses, y deja a la empresa en claro de que actuó. Cerrar sin conclusión, en cambio, deja un expediente abierto que después nadie puede explicar.
Y conviene recordar de qué lado pesa la falta de papeles: el artículo 804 obliga al patrón a conservar y exhibir contratos, nóminas y controles de asistencia, y el 805 establece que no hacerlo presume ciertos los hechos que el trabajador exprese. Está desarrollado en sin contrato ni recibos: ¿hay constancia?.
Cómo se firma cuando la gente no está en el mismo lugar
La parte logística hunde más investigaciones que la parte legal: el supervisor está en otra sucursal, el testigo salió de vacaciones, el trabajador no quiere ir a la oficina. El artículo 1803, fracción I, del Código Civil Federal admite que el consentimiento se exprese por medios electrónicos, y el 1834 bis tiene por cumplida la forma escrita cuando la información generada o comunicada en forma íntegra sea atribuible a las personas obligadas y accesible para su ulterior consulta.
Con SignSolú el acta sale por WhatsApp desde el número de la empresa o por correo, cada quien firma desde su celular sin abrir cuenta ni pagar, y el acuse guarda hora, dirección IP, dispositivo y la huella SHA-256 del archivo. Eso resuelve justo el problema del 517, porque la hora de cada firma queda registrada. Cualquiera comprueba después que el acta no cambió en la página de verificación, sin cuenta. El detalle del acuse está en qué es un acuse de auditoría, el flujo en cómo funciona, las dudas de validez en las preguntas legales frecuentes y los formatos laborales en las plantillas. El plan gratis son 10 documentos sin caducidad y sin tarjeta.
El formato del acta que viene después está en el acta administrativa, y si la consecuencia es la separación, en el aviso de rescisión. Cómo se firma un acta a distancia está en cómo firmo un acta administrativa a distancia, y qué hacer si el trabajador se niega a firmar el aviso, en el trabajador no quiere firmar el aviso de rescisión. Para una empresa con varias sucursales, plataformas de firma electrónica para recursos humanos.
De dónde salen las citas
- Ley Federal del Trabajo, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
- Código Civil Federal, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
Preguntas frecuentes
¿La ley obliga a hacer un acta de investigación?
No. La Ley Federal del Trabajo no la nombra. Lo que sí regula es el plazo de un mes de la fracción I del artículo 517 y el derecho a ser oído antes de la sanción de la fracción X del artículo 423, y los dos se prueban con la investigación.
¿Desde cuándo corre el mes para sancionar?
Según el supuesto: desde el día siguiente a la fecha en que se tenga conocimiento de la causa o de la falta; desde el momento en que se comprueben los errores cometidos o las pérdidas o averías imputables al trabajador; o desde la fecha en que la deuda sea exigible. Lo dice el párrafo que sigue a la fracción I del artículo 517.
¿Investigar más tiempo me da más plazo para despedir?
No conviene contar con eso. El segundo supuesto del 517 corre desde que se comprueban las pérdidas o averías, pero el primero corre desde que se conoce la falta. Alargar la investigación puede dejar al patrón sin acción, así que conviene investigar rápido y fechar el resultado.
¿Hay que oír al trabajador antes de sancionarlo?
La fracción X del artículo 423 dice que la persona trabajadora tendrá derecho a ser oída antes de que se aplique la sanción, y que la suspensión disciplinaria no puede exceder de ocho días. Esa frase entró con la reforma publicada en el Diario Oficial el 19 de diciembre de 2024.
¿Qué pasa si no puedo comprobar la causa en juicio?
El artículo 48 dispone que, si el patrón no comprueba la causa de la rescisión, el trabajador tiene derecho además a los salarios vencidos desde la fecha del despido hasta por un período máximo de doce meses, en los términos de ese artículo.
¿Se puede firmar el acta si los testigos están en otra ciudad?
Sí. El artículo 1803, fracción I, del Código Civil Federal admite el consentimiento por medios electrónicos y el 1834 bis tiene por cumplida la forma escrita cuando la información es íntegra, atribuible y accesible. Con SignSolú cada uno firma desde su celular y el acuse guarda hora, IP, dispositivo y huella SHA-256.