Acta administrativa por faltante de inventario: un faltante no es, por sí solo, falta de probidad

El conteo no dice quién

Un inventario cíclico arroja veintidós piezas de diferencia. El almacén tiene tres turnos, dos personas con llave, un montacarguista que entra y sale, y un proveedor que surte los martes. El formato que circula se titula «acta administrativa por falta de inventario», cita el artículo 47 y pide la firma del encargado. Y ahí está el problema: el acta nombra a una persona por una diferencia que el conteo no le atribuye.

La Ley Federal del Trabajo no sanciona resultados: sanciona conductas. Por eso el acta útil no empieza por el número del faltante, empieza por qué se esperaba de esa persona y qué hizo distinto. El mismo defecto de origen, con otro nombre, está explicado en con qué artículo se levanta un acta por incumplimiento de labores.

Tres fracciones, y la prueba decide cuál

El artículo 47 lista quince causas de rescisión sin responsabilidad para el patrón. Tres pueden tocar un faltante, y no son intercambiables: cada una pide una prueba distinta y una tiene un requisito que casi nadie lee.

Fracción II: falta de probidad u honradez

Es la que todos quieren citar y la que más exige. Habla de incurrir el trabajador, durante sus labores, en faltas de probidad u honradez, entre otras conductas. Para un faltante eso significa poder decir qué se apropió, cuándo y con qué evidencia: un registro de salida, una cámara, un conteo de custodia exclusiva, un reconocimiento. Sin eso, la fracción II es una afirmación sin soporte. El caso del dinero, que es el más documentado, está en el acta por robo de dinero, y el de herramienta en obra, en robo de herramienta en la obra.

Fracción V: perjuicios materiales intencionales

Dice: ocasionar el trabajador, intencionalmente, perjuicios materiales durante el desempeño de las labores o con motivo de ellas, en los edificios, obras, maquinaria, instrumentos, materias primas y demás objetos relacionados con el trabajo. Aplica a mercancía destruida o inutilizada a propósito, no a mercancía que falta.

Fracción VI: negligencia, con un requisito muy estrecho

Es la que más se parece al caso real y la que trae la condición que nadie cita. Habla de ocasionar los perjuicios de la fracción anterior siempre que sean graves, sin dolo, pero con negligencia tal, que ella sea la causa única del perjuicio. Tres filtros en una línea: graves, sin dolo, y negligencia como causa única.

Ese «causa única» es lo que tumba la mayoría de las actas por faltante, porque un almacén con tres turnos, una llave compartida y un control de entradas incompleto tiene varias causas posibles por diseño. Si la empresa no puede descartar las otras, la negligencia de una persona no es la causa única y la fracción VI no encaja.

Quién prueba qué: el 784 y el 804

Aquí está la razón de fondo por la que un acta mal armada cuesta dinero. El artículo 784 dice que en todo caso corresponderá al patrón probar su dicho cuando exista controversia sobre, entre otras cosas, la causa de rescisión de la relación de trabajo. No es el trabajador el que tiene que demostrar que no fue: es la empresa la que tiene que demostrar que sí.

Y el mismo artículo agrega un apercibimiento: el Tribunal requerirá al patrón para que exhiba los documentos que, de acuerdo con las leyes, tiene obligación legal de conservar en la empresa, bajo el apercibimiento de que, de no presentarlos, se presumirán ciertos los hechos alegados por el trabajador. El artículo 804 lista esos documentos —contratos individuales, nóminas o recibos de pago, controles de asistencia cuando se lleven, comprobantes de utilidades, vacaciones, aguinaldos, primas y cuotas de seguridad social— y el 805 repite la presunción.

Traducido a un almacén: si la empresa no puede exhibir el control de entradas y salidas, el procedimiento de resguardo firmado y el inventario anterior, la discusión se resuelve en contra del patrón antes de llegar al faltante. Los documentos que sostienen un resguardo están en el acta de entrega y devolución de equipo y en el acta de entrega-recepción de equipo.

El mes del 517 corre desde otro día

El artículo 517 prescribe en un mes las acciones de los patrones para despedir a los trabajadores, para disciplinar sus faltas y para efectuar descuentos en sus salarios. Y el párrafo que importa aquí es el de cómo se cuenta: la prescripción corre a partir del día siguiente a la fecha en que se tenga conocimiento de la causa de la separación o de la falta, desde el momento en que se comprueben los errores cometidos, o las pérdidas o averías imputables al trabajador, o desde la fecha en que la deuda sea exigible.

Esa segunda hipótesis está escrita para casos como éste. En un faltante, el día cero no es el del conteo: es el día en que la pérdida queda comprobada como imputable a esa persona. Lo cual es a la vez una ventaja y una trampa: da aire para investigar, y exige dejar constancia fechada de cuándo se completó la comprobación, porque ese documento es el que después fija el inicio del mes.

Si vas a descontarlo, mira el 110 antes de ofrecer un convenio

La tentación obvia es acordar que la persona pague el faltante a plazos. El artículo 110 prohíbe los descuentos en los salarios salvo en los casos que lista, y el primero cubre el pago de deudas contraídas con el patrón por anticipo de salarios, pagos hechos con exceso, errores, pérdidas, averías o adquisición de artículos producidos por la empresa. Con dos topes en la misma fracción: la cantidad exigible en ningún caso podrá ser mayor del importe de los salarios de un mes, y el descuento no puede ser mayor del treinta por ciento del excedente del salario mínimo.

Los dos topes son independientes y los dos aplican. Un faltante de cuarenta mil pesos no se puede convertir en una deuda de cuarenta mil pesos descontada de la nómina, sin importar lo que la persona firme: el tope del importe de un mes de salario no es renunciable por acuerdo. Un convenio que lo ignore es un papel firmado que no sostiene el cobro, y además documenta la intención de descontar de más.

Qué lleva el acta, renglón por renglón

1. 1Lugar, fecha y hora de la diligencia, aparte de la fecha del conteo y de la fecha en que la pérdida quedó comprobada. Son tres datos distintos y los tres importan para el 517.
2. 2Quiénes intervienen y en qué calidad. A quién conviene poner como testigo está en los testigos del acta administrativa.
3. 3El deber concreto y su fuente: el procedimiento de resguardo, la cláusula del contrato individual, la descripción de puesto o el artículo del reglamento interior. Si la fuente es el reglamento, va su fecha de depósito: por qué, en el acta por no portar el uniforme.
4. 4La custodia: quién tenía acceso, con qué llave, en qué turno, y qué registro lo acredita. Es el renglón que decide si la fracción VI es sostenible.
5. 5El hecho y el método de conteo: qué se contó, con qué documento base, quién lo hizo y con qué testigo. Un conteo de una sola persona sin testigo no es prueba de nada.
6. 6El monto, con el criterio de valuación, y si es costo o precio de venta. Mezclarlos infla la cifra y resta credibilidad.
7. 7La manifestación de la persona, íntegra. Si contesta que el control estaba roto o que otra persona tenía llave, se escribe así y se verifica antes de concluir.
8. 8Las firmas y la hora de cierre. Si se niega a firmar, se asienta la negativa con la hora.

El acta neutra, para escribir tú la causal que corresponda, es el acta administrativa. Si el expediente va por daño material, el molde propio es el acta administrativa por daños a la empresa, y si va por probidad, el acta por falta de probidad. Cuando lo único que quieres es asentar el hecho sin buscar consecuencia, el documento es otro: está en el acta de hechos laboral. Y el procedimiento general, en cómo se levanta un acta administrativa.

El arreglo que de verdad baja los faltantes

Vale decirlo porque es lo que resuelve el problema y no es un acta: un faltante recurrente casi siempre es un control roto, no una persona. Los tres cambios que más mueven la cifra son un resguardo firmado por persona y por rango de inventario, un conteo cíclico con dos firmas, y un registro de entradas y salidas que exista aunque nadie lo pida.

Los tres son documentos, y los tres se caen por la misma razón: juntar firmas en un almacén con turnos es lento. Eso es lo que se puede arreglar hoy. El caso del equipo que sale y entra está en el acta de entrega del equipo con fotos, el de la responsiva de herramienta en la carta responsiva, y el del reglamento que fija la escala disciplinaria, en el reglamento interior de trabajo y la firma de enterado.

Firmarla el mismo día, con tres turnos

El acta se levanta el día del hecho o pierde la mitad de su valor, y en un almacén las firmas que hacen falta están repartidas entre turnos y a veces entre sucursales. Firmarla por liga no cambia nada de lo legal: el artículo 1803, fracción I, del Código Civil Federal admite la manifestación de la voluntad por medios electrónicos, y el 1298-A del Código de Comercio valora el mensaje de datos primordialmente por la fiabilidad del método con que fue generado, archivado, comunicado o conservado.

Con SignSolú el acta sale por WhatsApp desde tu número o por correo, cada firmante la abre en su teléfono y firma sin abrir cuenta ni pagar, y el acuse guarda hora, dirección IP, dispositivo y la huella SHA-256 del archivo, con la hora de cada firma por separado. Eso es justo lo que el 517 pide poder fechar. Cualquiera comprueba después que el documento no cambió en la página de verificación, sin cuenta. El procedimiento a distancia está en cómo firmo un acta administrativa a distancia, el envío a varias personas en mandar el mismo contrato a varias personas a la vez, el contenido del acuse en qué es un acuse de auditoría, el flujo en cómo funciona y las dudas de validez en las preguntas legales frecuentes. El plan gratis son 10 documentos sin caducidad y sin tarjeta, y los formatos de recursos humanos están en las plantillas.

De dónde salen las citas

• Código de Comercio, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Ley Federal del Trabajo, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Código Civil Federal, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.