Apostilla: cuándo la necesita un documento firmado con un extranjero, y cuándo no

La confusión que cuesta semanas

La escena se repite. Una empresa mexicana cierra con un cliente en Estados Unidos o en España, el abogado de allá pide el contrato «apostillado», y empieza una semana de llamadas a una Secretaría de Gobierno que no puede apostillar nada porque el documento no es público. O al revés: alguien manda a México un poder firmado ante notario de otro país, sin apostilla, y la ventanilla lo rechaza. El caso del extranjero que firma estando en México es otro y se resuelve distinto: la carta poder para un extranjero en México.

Las dos situaciones son el mismo error leído en dos direcciones: confundir «documento firmado en otro país» con «documento público extranjero». El criterio no es dónde se firmó ni con quién: es quién certifica. Quién puede certificar en México y con qué efecto está en qué es una póliza y qué es un acta de corredor público y en qué es la fe de hechos.

El Convenio de La Haya del 5 de octubre de 1961 por el que se suprime la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros lo resuelve en su artículo 1, que considera documentos públicos los que emanan de una autoridad o de un funcionario vinculado a las cortes o tribunales del Estado —incluidos los del ministerio público, los secretarios y los agentes judiciales—, los documentos administrativos, los actos notariales y las certificaciones oficiales puestas sobre documentos firmados por personas en su calidad privada, como la certificación del registro de un documento, la de su existencia en una fecha determinada y la autenticación de firmas. El mismo artículo excluye dos categorías: los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares y «los documentos administrativos relativos directamente a operaciones comerciales o aduaneras».

Qué hace la apostilla, exactamente

Menos de lo que la gente cree, y eso es la clave para no pedirla de más. El artículo 2 del Convenio obliga a cada Estado contratante a eximir de legalización los documentos que caen en su ámbito, y define la legalización como el trámite por el cual los agentes diplomáticos o consulares del país de destino confirman la autenticidad de una firma, la calidad en que actuó quien la suscribió y, en su caso, la identidad del sello o timbre. El artículo 3 dice que la única formalidad que puede exigirse para certificar esas tres cosas es la apostilla del artículo 4, expedida por la autoridad competente del Estado de donde emana el documento. Y el artículo 5 añade que la apostilla se expide a petición del signatario o de cualquier portador, y que la firma, el sello y el timbre de la propia apostilla están exentos de toda certificación posterior.

Lo que no hace, entonces: no valida el contenido, no traduce, no convierte un documento privado en público y no suple una formalidad de fondo. Certifica la firma, la calidad del firmante y el sello. Nada más. Una apostilla sobre un poder mal otorgado deja un poder mal otorgado con una apostilla. Lo mismo pasa con la ratificación de firmas, que resuelve la forma y no el fondo: qué es la ratificación de firmas.

Y el artículo 3 trae una salida que casi nadie cita

El mismo artículo 3 dice que ni la apostilla puede exigirse cuando las leyes, los reglamentos o la práctica del Estado donde se presenta el documento la han abolido o simplificado, cuando un tratado entre los Estados contratantes lo ha hecho, o cuando el documento está exento de legalización. O sea que hay casos donde se pide por costumbre y no por obligación, y vale la pena preguntarlo antes de pagar y esperar.

Lo que México pide de un documento público extranjero

Del lado mexicano la regla está en el artículo 1144 del Código Nacional de Procedimientos Civiles y Familiares: «Los documentos públicos extranjeros serán reconocidos por las autoridades mexicanas cuando se presenten debidamente apostillados o legalizados en términos de la legislación aplicable o conforme a las salvedades que dispongan los instrumentos internacionales o las leyes nacionales en la materia». Y trae su propia válvula: «En caso de imposibilidad para obtener la legalización, ésta se substituirá por cualquier prueba adecuada para garantizar su autenticidad».

Falta un segundo requisito que se olvida con la misma frecuencia: el idioma. El artículo 137, fracción V, del mismo código manda que «los documentos redactados en idioma extranjero deberán acompañarse con la correspondiente traducción al español», y prevé que si la contraparte la objeta o la autoridad lo estima necesario se nombre a quien la coteje. Apostillar un documento en inglés y presentarlo sin traducción resuelve la mitad del problema. Lo que cambia cuando el documento es un poder está en carta poder en inglés: qué forma pide la ley, y el caso del poder otorgado desde Estados Unidos, en la carta poder desde Estados Unidos.

Entonces, ¿cómo se firma con un extranjero sin apostilla de por medio?

Como cualquier contrato privado: con firma electrónica y un expediente que aguante. Lo que decide el peso probatorio de un mensaje de datos es la fiabilidad del método con que fue generado, archivado, comunicado y conservado, el estándar del artículo 1298-A del Código de Comercio. Un contrato de servicios con una empresa de fuera, un acuerdo de confidencialidad o una orden de compra no necesitan apostilla ni notario: necesitan que después se pueda probar quién firmó, cuándo y que el archivo no cambió. Los casos concretos están en contrato de servicios con una empresa extranjera, precio en dólares con un cliente extranjero, qué versión manda en un contrato bilingüe, contratos internacionales y firma electrónica y el arrendamiento de una nave industrial a una empresa extranjera. Si lo que se va a firmar es una contratación, el documento es otro: contratar a un extranjero en México.

Con SignSolú el contrato se manda por WhatsApp desde tu número o por correo y cada firmante abre la liga en su teléfono, sin abrir cuenta y sin pagar nada. Quien manda elige el idioma de cada firmante: el que firma en inglés recibe en inglés el correo, el mensaje de WhatsApp y la página de firma. El acuse guarda hora, dirección IP, dispositivo y la huella SHA-256 del archivo, y cualquiera comprueba después que no cambió en la página de verificación, sin cuenta. El plan gratis son 10 documentos sin caducidad y sin tarjeta; el flujo completo está en cómo funciona, qué plataformas resuelven este caso en plataformas de firma electrónica para firmar con extranjeros, y las dudas de validez en las preguntas legales frecuentes.

• Pregunta quién pide la apostilla y para qué trámite. Si la pide un abogado «por si acaso», casi siempre no hace falta.
• Identifica si el documento es público. Si lo firmaron dos particulares y nadie certificó nada, no lo es, y no hay nada que apostillar.
• Si hay notario de por medio, lo que se apostilla es su actuación. No el contrato, aunque vayan en el mismo legajo.
• Si el documento va a México, prepara la traducción al español junto con la apostilla, no después.
• Si el acto de fondo requiere fedatario, resuélvelo primero. Firma electrónica o fedatario público y, para una venta de inmueble, qué se firma antes del notario.
• Guarda el acuse del documento electrónico. Es lo que sustituye el recorrido de ventanillas en lo que sí es privado: qué es un acuse de auditoría y qué debe traer.

De dónde salen las citas

• Código de Comercio, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Código Nacional de Procedimientos Civiles y Familiares, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.