El certificado venció después de firmar: qué le pasa al contrato

La pregunta casi siempre llega en el peor momento: alguien va a mandar un anexo del contrato del año pasado, el sistema del SAT avisa que la e.firma caducó, y la duda se contagia hacia atrás. Si el certificado ya no sirve, ¿sirve el contrato que se firmó con él?

La respuesta está escrita, es corta y casi ninguna página mexicana la cita: un certificado deja de surtir efectos para el futuro. Lo dice así el artículo 109 del Código de Comercio, con esas palabras, al abrir la lista de casos en que un certificado se extingue. Para el futuro. No hacia atrás.

Por qué la validez se mide el día que se firmó

El artículo 97 del mismo código define cuándo una firma electrónica es avanzada o fiable, y los cuatro requisitos están anclados a un instante concreto. La fracción II pide que los datos de creación estuvieran, en el momento de la firma, bajo control exclusivo del firmante. La III y la IV piden que sea posible detectar cualquier alteración hecha después del momento de la firma. Tres de los cuatro requisitos usan la misma frase: el momento de la firma.

Eso no es un detalle de redacción. Si la ley midiera la fiabilidad en el presente, ningún documento firmado con certificado sería estable: cada caducidad tumbaría años de contratos. Lo que hace el 97 es fijar la fotografía en el día de la firma, y lo que hace el 109 es decir que la extinción corre de ahí en adelante.

El mismo criterio en materia fiscal

El Código Fiscal de la Federación lo dice con otras palabras en el tercer párrafo del 17-D: en los documentos digitales, una firma electrónica avanzada amparada por un certificado vigente sustituye a la firma autógrafa y produce los mismos efectos. La condición es que el certificado esté vigente cuando se firma. Una vez cumplida, el efecto ya se produjo.

Dos leyes, dos vigencias máximas, y casi nadie las distingue

Aquí hay un dato que se repite mal en internet. La vigencia máxima de un certificado no es una sola cifra en México: depende de quién lo emitió y para qué.

Los dos artículos traen además la misma salida práctica: el titular puede pedir uno nuevo antes de que el periodo termine. El 17-D agrega que, si cumple los requisitos de las reglas generales, el SAT puede relevarlo de volver a comparecer en persona. Qué contiene un certificado y por qué trae su propio periodo de vigencia impreso está en qué es un certificado digital: el artículo 108 lo pide como requisito de validez, junto con la fecha y hora de emisión y el alcance de la responsabilidad del prestador.

Lo que sí se complica cuando el certificado caduca

Que el contrato viejo aguante no quiere decir que no pase nada. Lo que se rompe es la continuidad, y casi siempre se descubre tarde.

• Los anexos y las prórrogas. Un convenio modificatorio es un documento nuevo. Si se firma hoy con un certificado caducado, no cumple el 97 hoy, y lo que queda cojo es el anexo, no el contrato original. Es el caso más frecuente y el más caro, porque el anexo suele ser el que mueve dinero.
• La verificación del otro lado. El artículo 107 pone las consecuencias jurídicas a cargo del destinatario y de la parte que confía cuando no tomaron medidas razonables para verificar, incluso en forma inmediata, la validez, suspensión o revocación del certificado. Traducido: quien recibe un documento firmado tiene que mirar el estado del certificado el día que lo recibe, y guardar esa comprobación.
• Las renovaciones automáticas. Un contrato que se prorroga solo cada año y se refrenda con firma seguirá necesitando un certificado vigente en cada refrendo. Cómo se lleva ese calendario sin depender de la memoria de alguien está en control de vigencias y renovaciones de contratos.
• La obligación del propio firmante. El 99 fracción III, y el 17-J fracción II del Código Fiscal con casi las mismas palabras, obligan al titular a actuar con diligencia razonable para cerciorarse de que todo lo que declaró sobre el certificado y sobre su vigencia es exacto. Mandar a firmar diciendo «mi e.firma está al corriente» sin haberlo mirado es el supuesto literal de ese artículo. Qué es exactamente la e.firma y cuánto dura está en qué es la e.firma.

Caducar y revocar no son lo mismo

La caducidad es una fecha que se cumple sola. La revocación es un acto —y a quién protege la regla está en qué es la parte que confía—, y ahí la pregunta de «¿y lo firmado antes?» se vuelve menos obvia, porque alguien decidió quitar el certificado y a veces lo hizo por algo que ya existía cuando se firmó.

El Código Fiscal resuelve el caso con una regla de publicidad: para los terceros de buena fe, la revocación de un certificado emitido por el SAT surte efectos a partir de la fecha y hora en que se da a conocer en su página electrónica. Si el documento se firmó antes de ese momento y la contraparte no tenía por qué saberlo, la revocación posterior no lo alcanza. El artículo 17-H también manda anotar en el propio certificado la fecha y hora de la revocación, justamente para que ese corte se pueda probar.

El caso en que la ley sí mira hacia atrás

Hay uno, y es el único. El 17-H fracción VIII y el 109 fracción IV contemplan que se compruebe que al momento de su expedición el certificado no cumplía los requisitos legales. Ahí el defecto es de origen, no sobrevenido. Los dos artículos cierran la misma frase: esa situación no afectará los derechos de terceros de buena fe. Quien firmó sin saber del defecto no paga el error de la emisión.

Qué hacer con el expediente, en concreto

1. 1Guardar, junto al documento, el acuse que diga qué certificado se usó y en qué fecha y hora se firmó. Sin eso, probar que estaba vigente obliga a reconstruirlo. Qué campos debe traer ese acuse está en qué es un acuse de auditoría.
2. 2Al recibir un documento firmado, verificar el estado del certificado ese día y guardar la verificación. Es literalmente lo que el 107 pone a cargo de quien recibe, y la forma de comprobar que el archivo no cambió está en cómo verificar que un documento firmado no fue alterado.
3. 3Antes de mandar un anexo, mirar la vigencia del certificado de las dos partes, no sólo la propia.
4. 4Si el contrato tiene prórrogas automáticas, ponerle al calendario la fecha de caducidad del certificado, no sólo la del contrato.

Y si ninguna de las dos partes tiene certificado

Entonces este problema no existe, porque el certificado es opcional para la mayoría de los contratos privados. El primer párrafo del 97 dice que el requisito de firma se satisface con una firma electrónica que resulte apropiada para los fines para los que se generó el mensaje: es un criterio de idoneidad, no una lista de tecnologías. Una firma con acuse de auditoría no caduca, porque no cuelga de un certificado con fecha. El desarrollo completo de ese criterio está en firmar sin la e.firma del SAT, y la comparación de cuándo conviene cada una, en la e.firma del SAT para contratos privados.

Para la empresa que firma con proveedores y personal cada semana

El caso típico no es un contrato suelto: es el contrato marco con un proveedor y sus anexos, o el expediente de cada persona que entra a trabajar. Ahí un certificado que caduca a mitad de año frena lo que sigue, no lo que ya se firmó. Lo práctico es separar dos cosas: el contrato base, que puede firmarse con cualquier firma apropiada, y los documentos que se repiten cada semana, que no deberían depender de que alguien renueve nada.

• Con proveedores, el ciclo es contrato marco, pedido y recepción. La orden de compra se firma por pedido, y cuándo una orden firmada con anotaciones ya no es aceptación está en me pidieron firmar una orden de compra. El contrato que gobierna los pedidos abiertos se explica en suministro y pedidos abiertos.
• Con clientes de servicios, el contrato de prestación de servicios y sus anexos de alcance son los que más se refrendan; cómo se lleva ese calendario está en control de vigencias.
• Con el personal, el contrato individual de trabajo y la constancia laboral no piden e.firma de nadie, y por eso no caducan con ella.
• Cuando firma una empresa, la pregunta previa es quién tiene facultades: está en quién puede firmar por una empresa.
• Si la duda es si un contrato de renta pide e.firma —no la pide—, la respuesta corta está en ¿necesito la e.firma para un contrato de renta?.

Si tu operación es mandar contratos, responsivas o convenios y que se firmen sin pedirle a nadie que renueve nada, eso es lo que hacemos: los primeros 10 documentos son gratis y sin tarjeta desde tu cuenta, y el plan de paga son $399 MXN al mes con 500 documentos y usuarios ilimitados. No somos prestador acreditado y no emitimos constancias NOM-151; lo que sí queda es el acuse con la hora de cada paso, que es lo que esta pieza recomienda guardar.

De dónde salen las citas

• Código de Comercio, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Código Fiscal de la Federación, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.