Formato de check-in y check-out para una renta vacacional
Un mismo formato para los dos momentos de una renta vacacional: el huésped llega y firma lo que recibe, el huésped se va y firma cómo lo deja. En español e inglés, porque buena parte de quien renta una casa en San Miguel, Tulum o Puerto Vallarta no lee español y la firma tiene que ser de algo que entendió.
Sirve para lo que el contrato no alcanza a resolver. El contrato dice cuánto, cuándo y bajo qué reglas; el acta dice qué había en la casa el día que entró el huésped y en qué estado estaba. Esa diferencia es la que decide el depósito: sin descripción expresa, el artículo 2443 del Código Civil Federal presume que el huésped recibió el inmueble en buen estado, y el anfitrión se queda sin referencia para descontar.
Se llena una vez al entrar y otra al salir, con el campo «qué se hace constar». Va con el contrato de arrendamiento vacacional bilingüe, que es el documento de fondo, y se manda por WhatsApp o correo para firmar desde el celular, en el idioma de cada firmante.
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Qué trae la plantilla
- Qué se hace constar. Entrada o salida: el mismo formato cambia de momento con un campo, y se firma una vez al llegar y otra al irse.
- Partes y referencia. Anfitrión, arrendador o administrador, y huésped, con el contrato o la reservación a la que corresponde el acta.
- Fecha y hora reales. El día y la hora en que ocurre la entrada o la salida, que es la cuenta de hasta cuándo corre la renta.
- Ocupantes. Quiénes se quedan en el inmueble, con nombre, porque de ellos responde el huésped que firma.
- Llaves, controles y códigos. Cuántos juegos de llaves, qué controles y qué códigos de acceso se entregan, en los dos idiomas.
- Lecturas. Luz, agua y gas al momento de entrar y de salir, cuando el consumo se cobra aparte.
- Mobiliario y equipo. El inventario de lo que hay en la casa: muebles, camas y blancos, electrodomésticos, vajilla.
- Estado del inmueble. Cómo está la casa: limpia, funcionando, con o sin daños visibles.
- Daños o faltantes y su importe. Qué se rompió o qué falta, con el importe, que es lo que se descuenta del depósito.
- Reglamento del condominio. La constancia de que se entregaron el reglamento del condominio y las reglas de la casa.
- Depósito en garantía. Qué pasa con el depósito en cada momento: queda en garantía al entrar, se devuelve o se descuenta al salir.
- Ciudad y fecha de firma. Dónde y cuándo se firma el acta, con el texto fijo encima de las firmas.
Y la forma, que es lo que distingue un contrato hecho de uno bajado de internet:
- A dos columnas, español e inglés, con las etiquetas de cada campo en los dos idiomas: lo que se captura se escribe en ambos, como en el ejemplo de la plantilla.
- El inventario va en el cuerpo del acta, no como anexo después de las firmas: encima de las firmas sólo hay texto fijo, para que no se pueda agregar nada después.
- Un solo formato para la entrada y la salida, con el campo «qué se hace constar» arriba. Se firma dos veces, una por momento.
- Los campos de texto libre —llaves, lecturas, inventario, estado, daños— admiten varias líneas, porque una casa amueblada no cabe en un renglón.
- Cada hoja numerada, para que el inventario no se pueda sustituir.
Lo que capturas
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Qué se hace constar | ENTRADA · CHECK-IN |
| Anfitrión, arrendador o administrador | Casa Jacarandas Rentals, S.A. de C.V. |
| Huésped o arrendatario | John Michael Smith |
| Inmueble y contrato de referencia | Calle Jacarandas 12, San Miguel de Allende, Gto. · contrato del 1/11/2026 |
| Fecha y hora real de la entrada o salida | 15/11/2026, 15:20 h |
| Ocupantes | 2 adultos: John Michael Smith y Sarah Smith |
| Llaves, controles y códigos | 2 juegos de llaves, 1 control de cochera, código de la puerta |
| Lecturas de luz, agua y gas | Luz 04512 kWh; agua 1288 m³; gas al 80% |
| Mobiliario y equipo | Sala de 3 piezas, comedor para 6, 3 camas king con blancos, TV 55”, cafetera |
| Daños o faltantes y su importe | Ninguno |
| Qué pasa con el depósito | Entrada: el depósito queda en garantía |
Qué dice la ley
La regla que da sentido al acta está en el artículo 2442 del Código Civil Federal: quien recibió la cosa «con expresa descripción de las partes de que se compone» debe devolverla al concluir el arrendamiento «tal como la recibió, salvo lo que hubiere perecido o se hubiere menoscabado por el tiempo o por causa inevitable». La descripción expresa es, precisamente, el inventario del acta de entrada.
El artículo 2443 dice qué pasa cuando esa descripción no existe: «la ley presume que el arrendatario que admitió la cosa arrendada sin la descripción expresada en el artículo anterior, la recibió en buen estado, salvo la prueba en contrario». Sin acta, la presunción corre contra el anfitrión.
Los acompañantes también cuentan. El artículo 2425, fracción II, obliga al arrendatario a responder de los perjuicios que la cosa sufra por su culpa o negligencia «la de sus familiares, sirvientes o subarrendatarios»; por eso el acta nombra a los ocupantes y no sólo a quien reservó.
La fecha y la hora no son un adorno: el artículo 2429 obliga a pagar la renta que se venza «hasta el día que entregue la cosa arrendada». El acta de salida, con su hora, es esa cuenta; la de entrada fija desde cuándo se usa el inmueble.
Para el alojamiento, la NOM-010-TUR-2001 prevé que el turista firme directamente con el prestador a su llegada (numeral 6.2.2.1, inciso b). El acta de entrada es ese papel aunque la reserva la haya hecho una agencia o una plataforma. Si el anfitrión opera como establecimiento de hospedaje, la misma norma le fija además su reglamento interno a la vista y las horas de entrega y salida (numerales 6.1.1 y 6.1.2.1); eso es una condición de quien opera como hotel, no una regla para cualquier renta.
Fuente: Código Civil Federal, PDF de la Cámara de Diputados con reformas hasta el Diario Oficial del 14 de noviembre de 2025; los artículos 2425, 2429, 2442 y 2443 se releyeron el 17 de octubre de 2026. NOM-010-TUR-2001, publicada en el Diario Oficial el 2 de enero de 2002, leída en el texto del Diario Oficial el 13 de octubre de 2026; sigue vigente según el Programa Nacional de Infraestructura de la Calidad 2026 (Diario Oficial del 24 de febrero de 2026), que mantiene el PROY-NOM-010-TUR-2021 como proyecto que la cancelará.
Esto no es asesoría legal. Las preguntas generales están en la guía legal.
Por qué el acta decide el depósito
La discusión del depósito casi nunca es sobre el monto: es sobre el estado. El huésped dice que la mancha del sillón ya estaba; el anfitrión dice que no. Quien tenga el papel gana la discusión, y el papel es el acta de entrada con el inventario y las fotos.
El par de artículos 2442 y 2443 del Código Civil Federal reparte la carga de la prueba exactamente ahí. Con descripción expresa, el huésped debe devolver como recibió y lo que falte o esté roto se compara contra una lista. Sin ella, la ley supone que todo estaba bien y el anfitrión tiene que probar lo contrario con lo que tenga a la mano.
El desgaste normal no se descuenta
El propio 2442 excluye «lo que hubiere perecido o se hubiere menoscabado por el tiempo o por causa inevitable». Los blancos que pierden color, el sillón que se hunde con los años y el barniz de la mesa no son daños: son uso. Descontarlos del depósito es la forma más rápida de ganarse una reseña mala y perder la razón.
Los acompañantes son del huésped
La fracción II del 2425 hace responder al arrendatario de lo que dañen sus familiares y quienes estén con él. Por eso el acta pide los nombres de los ocupantes: no para controlar, sino para que quede claro de quiénes responde el que firma.
Las lecturas, cuando el consumo se cobra aparte
En una casa con aire acondicionado todo el día, la luz es un renglón. Si el contrato dice que el consumo se cobra, el acta tiene que traer la lectura de entrada y la de salida, o el cobro no se puede sostener.
Cómo se usa en la operación de una renta vacacional
El acta se firma dos veces y en dos momentos muy distintos. La de entrada se firma con el huésped recién llegado, maleta en mano; tiene que ser corta de leer y fácil de firmar desde el teléfono. La de salida se firma cuando el huésped se va, muchas veces de madrugada y con el taxi esperando.
Por eso el formato es el mismo y lo que cambia es un campo. Quien administra manda la liga por WhatsApp al número del huésped; el huésped abre, lee en inglés si así se le mandó, firma con el dedo y se queda con su copia. No abre cuenta ni paga nada.
Cuando quien administra no es el dueño
El acta la puede firmar el administrador de la propiedad, y conviene que el campo de anfitrión diga con qué carácter firma. El documento de fondo —quién puede rentar, por cuánto y con qué comisión— es otro, y la carta poder para actuar a nombre del dueño está en carta poder simple con firma electrónica.
La firma a la llegada que pide la NOM-010-TUR
El numeral 6.2.2.1, inciso b, de la NOM-010-TUR-2001 prevé que el turista firme directamente con el prestador a su llegada. El acta de entrada cumple ese papel aunque la reserva venga de una plataforma. Qué más pide esa norma a quien opera como hospedaje —reglamento interno a la vista, horas de entrada y salida— está en el detalle de la propia norma, y la inscripción en el Registro Nacional de Turismo, en registro nacional de turismo para agencias de viajes.
Si el pago llega en dólares o de otro país
Es común en renta vacacional. Cómo se escribe la cláusula de moneda está en el contrato de arrendamiento vacacional bilingüe, y qué hacer cuando cambia la cuenta a la que se paga, en carta de cambio de conducto.
Qué no es este formato
No es el contrato. El acta no fija la renta, ni el plazo, ni la política de cancelación: eso vive en el contrato de arrendamiento vacacional, y el acta lo cita por referencia. Tampoco es un acta de entrega de equipo de obra: para muebles y herramienta de una obra, el documento es el acta de entrega y devolución de equipo.
Y no convierte al anfitrión en hotel. La NOM-010-TUR-2001 tiene obligaciones propias para quien opera un establecimiento de hospedaje; rentar una casa de vez en cuando no es lo mismo. Tampoco conviene dar por hecho que la Ley Federal de Protección al Consumidor alcanza a cualquier renta vacacional: la ley llama proveedor a quien arrienda «habitual o periódicamente» (artículo 2, fracción II), de modo que depende de quién renta y con qué frecuencia.
Lo que sí resuelve, en una línea
Deja constancia de lo que había, en qué estado estaba y quién lo recibió, firmada por las dos partes y con hora. Eso es lo que hace cobrable un daño y devolvible un depósito sin discusión.
Cómo se comprueba después
Cada documento firmado trae su certificado de auditoría con hora, IP, dispositivo y huella SHA-256 del archivo. Cualquiera lo comprueba en /verificar sin cuenta, y qué debe traer ese acuse está en qué es un acuse de auditoría.
Cómo se manda a firmar
Capturas los datos una vez y la liga sale por WhatsApp o por correo. Quien manda elige el idioma de cada firmante: al huésped que firma en inglés le llegan en inglés el correo, el mensaje de WhatsApp y la página de firma. Se firma desde el celular, sin instalar nada y sin crear cuenta.
Las dos partes se quedan con el PDF. El camino completo está en cómo funciona y las dudas de ley en el FAQ legal. Son diez documentos gratis sin tarjeta desde tu cuenta.
Preguntas frecuentes
- ¿Para qué sirve firmar un check-in si ya hay contrato?
- El contrato dice cuánto y bajo qué reglas; el acta dice qué había en la casa y en qué estado. El artículo 2442 del Código Civil Federal obliga a devolver tal como se recibió sólo cuando se recibió con descripción expresa de las partes de que se compone, y el 2443 presume, sin esa descripción, que el inmueble se recibió en buen estado. El acta es esa descripción.
- ¿El huésped responde por lo que rompan sus acompañantes?
- Sí. El artículo 2425, fracción II, obliga al arrendatario a responder de los perjuicios que la cosa sufra por su culpa o negligencia y por la de sus familiares, sirvientes o subarrendatarios. Por eso el acta pide los nombres de los ocupantes: deja claro de quiénes responde quien firma.
- ¿Puedo descontar del depósito el desgaste de los muebles?
- No. El mismo artículo 2442 excluye lo que se hubiere menoscabado por el tiempo o por causa inevitable. Los blancos que pierden color o el sillón que se hunde con los años son uso, no daño. Lo que se descuenta es lo que el acta de salida documente como daño o faltante, con su importe.
- ¿Tiene que estar en inglés?
- No es obligatorio, pero si el huésped no lee español conviene: una firma vale por lo que la persona entendió. Esta plantilla va a dos columnas, español e inglés, con las etiquetas de cada campo en los dos idiomas, y el texto en español prevalece si las dos versiones difieren.
- ¿La NOM-010-TUR-2001 me obliga aunque rente una sola casa?
- La norma prevé, para el alojamiento, que el turista firme directamente con el prestador a su llegada, en su numeral 6.2.2.1, inciso b, y el acta de entrada cumple ese papel. Las obligaciones de reglamento interno a la vista y horarios de entrada y salida, de los numerales 6.1.1 y 6.1.2.1, están escritas para quien opera un establecimiento de hospedaje; no todo el que renta una casa lo es.
- ¿Hasta qué día se cobra la renta si el huésped se va tarde?
- Hasta el día en que entrega el inmueble, por el artículo 2429 del Código Civil Federal, que obliga al arrendatario a pagar la renta que se venza hasta ese día. Por eso el acta de salida lleva fecha y hora reales: ésa es la cuenta. Esto no es asesoría legal: para tu caso concreto consulta a tu abogado.