Constancia laboral para una visa: qué debe decir, quién la firma y en cuántos días te la tienen que dar

Lo que la ley obliga a darte, y en cuánto tiempo

Mucha gente pide la carta como un favor y la espera una semana. No es un favor. El artículo 132 de la Ley Federal del Trabajo lista las obligaciones del patrón, y dos fracciones cubren esto.

• Fracción VIII: expedir al trabajador que lo solicite o se separe de la empresa, dentro del término de tres días, una constancia escrita relativa a sus servicios.
• Fracción VII: expedir cada quince días, a solicitud de los trabajadores, una constancia escrita del número de días trabajados y del salario percibido.

Léase con cuidado lo que cada una da. La fracción VIII da una constancia «relativa a sus servicios»: quién eres, desde cuándo trabajas ahí y qué haces. La fracción VII da los números: días trabajados y salario percibido. Una carta para un trámite necesita las dos cosas, y por eso conviene pedirlas juntas en la misma solicitud.

Lo que la ley no hace es fijarle un formato. No hay machote oficial, no hay sello obligatorio y no hay que ir a ninguna dependencia: es un documento privado entre la empresa y la persona. Qué es un documento privado y qué valor tiene está en qué es un documento privado.

Los nueve datos de la carta

1. 1Hoja membretada, con la razón social completa, el domicilio fiscal y el teléfono de la empresa. Si la empresa no tiene membrete, la razón social y el RFC en el encabezado.
2. 2Fecha de expedición. Para una cita consular conviene que sea reciente; es el dato que más seguido obliga a rehacer la carta, y la razón por la que conviene poder reexpedirla el mismo día. Cómo se entrega un documento firmado en automático está en cómo le mando el contrato firmado a mi cliente automáticamente.
3. 3Nombre completo del trabajador, tal como aparece en su identificación oficial y en su pasaporte. Un nombre con un apellido de menos vuelve la carta inútil.
4. 4Puesto exacto y, si existe, el área. No el puesto «como se dice», el del contrato: el contrato individual de trabajo es donde está escrito.
5. 5Fecha de ingreso y antigüedad. Las dos: la fecha deja constancia y la antigüedad ahorra la cuenta.
6. 6Tipo de contrato. Si es por tiempo indeterminado, que lo diga con esas palabras.
7. 7Salario, con su periodicidad. Mensual o quincenal, bruto o neto, dicho explícitamente. Es la fracción VII del 132, y la referencia con la que se compara son los recibos: mis trabajadores firman sus recibos de nómina en línea.
8. 8Quién firma, con nombre, cargo, correo y teléfono directo. Un representante del patrón —el área de personal, el administrador, el apoderado—, no un compañero.
9. 9Una línea para verificar, con el correo y el teléfono de quien contesta si alguien llama a confirmar.

La plantilla con esos campos ya redactados es la constancia laboral. Lo que la Ley Federal del Trabajo exige de ella en general está en la constancia laboral y la Ley Federal del Trabajo, y la versión para un trámite de crédito, que pide otros datos, en la constancia laboral para un crédito. Si necesitas la constancia de varios empleos y no sólo del actual, el camino está en la constancia laboral de los últimos tres empleos; y si se confunde con una recomendación, la diferencia está en constancia laboral y carta de recomendación.

La carta de permiso, que es el segundo documento

La constancia dice que trabajas ahí. Lo que no dice es que la empresa sabe del viaje y te espera de vuelta, y eso es un documento aparte: una carta de autorización de vacaciones o de permiso con las fechas exactas de salida y regreso.

Conviene que las fechas sean las del periodo que de verdad te autorizaron, y que cuadren con los días que te tocan. El artículo 76 da a quien tenga más de un año de servicios un periodo anual de vacaciones pagadas que no puede ser inferior a doce días laborables, con dos días más por cada año subsecuente hasta veinte, y a partir del sexto año dos días más por cada cinco de servicios. El 81 obliga al patrón a entregar anualmente una constancia con la antigüedad del trabajador, el periodo de vacaciones que le corresponda y la fecha en que deberá disfrutarlo. Esa constancia anual, si existe, es el respaldo natural de las fechas de la carta.

Cómo se firma el periodo de vacaciones sin papel, y por qué conviene dejar el acuse, está en mis trabajadores firman sus vacaciones sin papel.

Los cuatro errores que obligan a rehacerla

El nombre incompleto

Es el más común y el más tonto. La carta sale con el nombre como se usa en la oficina y el documento de identidad trae dos apellidos, o un segundo nombre. El nombre de la carta se copia de la identificación, letra por letra.

Firmada por quien no representa al patrón

Un jefe directo sin facultades, o peor, un compañero. La carta la firma quien pueda obligar a la empresa en materia de personal, con su cargo escrito. En una empresa chica es el administrador único o el apoderado; quién puede firmar en nombre de una persona moral está en firma electrónica de personas morales.

Un salario que no cuadra con nada

Una cifra redonda que no coincide con los recibos de nómina abre una pregunta que nadie quiere contestar. El salario de la carta es el que está en la nómina, y conviene decir si es bruto o neto. Los recibos se conservan y se exhiben por el artículo 804, fracción II, así que son la referencia con la que cualquiera la va a comparar.

Sin a quién llamar

Una carta sin un correo ni un teléfono de quien contesta es una carta que no se puede verificar, y una carta que no se puede verificar vale menos que ninguna. Un correo del dominio de la empresa, mejor que uno genérico.

Pedirla y firmarla sin ir a la oficina

El plazo de tres días de la fracción VIII corre desde que la solicitas, y una solicitud verbal no deja constancia de cuándo empezó a correr. Conviene pedirla por escrito, con fecha, y recibirla igual. Para el área de personal el problema es el inverso: la carta se firma, se escanea, se manda por correo y luego nadie sabe cuál fue la versión que salió.

El medio electrónico no le quita nada al documento. El artículo 1803, fracción I, del Código Civil Federal dice que el consentimiento es expreso cuando la voluntad se manifiesta verbalmente, por escrito, por medios electrónicos, ópticos o por cualquier otra tecnología, o por signos inequívocos, y el artículo 1298-A del Código de Comercio estima la fuerza probatoria de un mensaje de datos primordialmente por la fiabilidad del método con que fue generada, archivada, comunicada o conservada la información.

Con SignSolú la constancia y la carta de permiso salen por WhatsApp desde tu número o por correo, se firman desde el teléfono sin abrir cuenta ni pagar, y el acuse guarda hora, dirección IP, dispositivo y la huella SHA-256 del archivo. Eso resuelve el problema de la verificación por el otro lado: cualquiera comprueba que el archivo es el que la empresa firmó, y que no cambió una cifra, en la página de verificación, sin cuenta y sin llamar a nadie. Es la misma vía con la que ya se firman los recibos de nómina: mis trabajadores firman sus recibos de nómina en línea. El plan gratis son 10 documentos sin caducidad y sin tarjeta; el flujo está en cómo funciona, lo que necesita quien sólo trae su teléfono en firmar desde el celular sin instalar nada, lo que debe traer el acuse en qué es un acuse de auditoría y qué debe traer y las dudas de validez en las preguntas legales frecuentes.

Si el documento va a usarse ante una autoridad de otro país, hay una pregunta más que no se resuelve con la firma: la legalización. Cuándo un documento firmado necesita apostilla está en la apostilla, y una constancia laboral privada normalmente no la lleva, pero conviene saber la diferencia antes de que alguien la pida.

De dónde salen las citas

• Código de Comercio, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Ley Federal del Trabajo, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Código Civil Federal, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.