Me piden firmar el finiquito de la obra, ¿se puede en línea?

Primero hay que separar dos documentos que se llaman igual y no tienen nada que ver. El finiquito laboral es el que se le paga a un trabajador al terminar la relación de trabajo, y ése va por otro camino: lo que de verdad lo cierra no es la firma sino la ratificación, y está en convenio de terminación laboral y en carta de no adeudo y finiquito.

El finiquito de obra es otra cosa: el documento con el que el dueño y el contratista cierran la cuenta de una obra terminada. Es civil, es privado, y es el papel que más derechos extingue de todo el expediente de una construcción. Por eso vale leerlo despacio.

Qué se cierra al firmarlo

La reserva se hace al pagar o recibir

El artículo 2628 del Código Civil Federal cabe en una línea y es la razón de ser del documento: una vez pagado y recibido el precio, no hay lugar a reclamación sobre él, a menos que al pagar o recibir, las partes se hayan reservado expresamente el derecho de reclamar.

Fíjate en el momento: «al pagar o recibir». No es una reserva que se pueda hacer la semana siguiente por correo, ni una objeción que se levante cuando llegue la factura del siguiente proveedor. Si algo quedó en discusión —una cantidad, un concepto, una penalización— tiene que estar escrito en el propio finiquito, el día que se firma. Lo demás se cierra.

Lo mismo opera estimación por estimación durante la obra, por el 2631: la parte pagada se presume aprobada y recibida por el dueño, aunque no por el solo hecho de hacer adelantos a buena cuenta si no se expresa que el pago se aplica a la parte ya entregada. Es decir que el finiquito no es el primer momento de cerrar nada: es el último de una serie, y lo que viene mal documentado desde las estimaciones llega mal al final. Ese tramo está en cómo firma el residente la estimación de obra.

Qué NO se cierra, aunque el finiquito diga que sí

Aquí está la parte que los finiquitos redactados por el contratista suelen esconder y los redactados por el dueño suelen ignorar.

El artículo 2634 dice que recibida y aprobada la obra por quien la encargó, el empresario es responsable de los defectos que después aparezcan y que procedan de vicios en su construcción y hechura, mala calidad de los materiales empleados o vicios del suelo en que se fabricó. Y le pone dos excepciones: que por disposición expresa del dueño se hayan empleado materiales defectuosos después de que el empresario le hubiera dado a conocer sus defectos, o que se haya edificado en terreno inapropiado elegido por el dueño a pesar de las observaciones del empresario.

Léelo en los dos sentidos, porque sirve a los dos. Si eres el dueño: firmar el finiquito no te deja sin recurso contra una grieta que aparezca en seis meses; la responsabilidad por vicios de construcción no se extingue con el recibo. Si eres el contratista: las dos excepciones del 2634 son tu defensa, y las dos exigen lo mismo, que la observación esté por escrito y fechada. Un correo diciendo «el terreno pide pilotes y el cliente prefiere zapata» vale mucho dos años después; una conversación en la obra no vale nada.

La cláusula «a satisfacción del propietario» no significa lo que parece

Casi todos los contratos de obra traen una frase parecida a «la obra se entregará a entera satisfacción del propietario». Los contratistas la firman con resignación y los dueños creen que les da la última palabra. El artículo 2643 dice otra cosa, y es de los hallazgos que cambian una negociación: cuando se conviniere que la obra deba hacerse a satisfacción del propietario o de otra persona, se entiende reservada la aprobación, a juicio de peritos.

O sea que esa cláusula no entrega la decisión al gusto del dueño: la manda a un dictamen técnico. Corta en los dos sentidos. El contratista no queda a merced de un capricho para que le paguen la última estimación; el dueño no puede sostener su negativa sólo con su propio parecer. Y para los dos significa lo mismo en la práctica: lo que se discuta va a ser una pregunta de peritos, así que lo que el expediente tiene que contener son hechos fechados, no apreciaciones.

• Las estimaciones firmadas, con el concepto y el periodo que cubre cada una.
• Las órdenes de cambio autorizadas por escrito y con precio, que es el único camino que el 2627 deja abierto frente al 2626: orden de cambio en obra.
• Las observaciones del contratista sobre materiales o terreno, por las excepciones del 2634.
• Las entregas parciales y las actas de recepción, con fotos y fecha.
• Y el plazo: el 2629 obliga a quien se obligó por ajuste cerrado a comenzar y concluir en los términos designados en el contrato y, en su defecto, en los que sean suficientes a juicio de peritos, otra vez.

Quién firma el finiquito, y quién no puede

Quién tiene la facultad de cerrar la obra

En obra firma mucha gente que no tiene facultades para extinguir derechos. Un residente puede recibir una entrega; cerrar la cuenta de la obra es otra cosa, y conviene que el finiquito lo firme quien puede obligar a la empresa. Quién puede firmar qué, en firma electrónica para personas morales: quién puede firmar.

Y hay un tercero que suele quedar fuera y aparece después: los que trabajaron por cuenta del contratista o le suministraron material. El 2641 dice que no tendrán acción contra el dueño de la obra sino hasta la cantidad que alcance el empresario. Es decir que si el dueño pagó todo y lo documentó, el proveedor impago va contra el contratista; si el dueño retiene saldo, ese saldo sí es alcanzable. El finiquito, bien hecho, es lo que prueba de qué lado está la cuenta. Lo de atrás —cómo se contrata abajo— está en contrato con subcontratista de obra, y el 2633 no deja que el empresario haga ejecutar la obra por otro sin pacto o consentimiento del dueño, siempre bajo su responsabilidad.

Cómo se firma en línea, y qué queda

Qué conviene que quede en el expediente

Un finiquito de obra es un documento privado entre particulares, así que se firma como cualquier contrato: una liga por firmante, en orden, cada uno desde su propio dispositivo, sin instalar nada. Lo que lo hace distinto de un contrato cualquiera es qué conviene que quede en el expediente.

1. 1El orden de firma, fijado. Primero quien entrega, después quien recibe y aprueba. Importa porque el 2628 habla de «pagar o recibir» y el acuse es lo que fecha cada acto: varios firmantes en un documento: el orden importa.
2. 2La reserva, dentro del documento. Si hay algo en discusión, se escribe con concepto y monto antes de firmar. Después del 2628 ya no hay dónde ponerla.
3. 3Los anexos, firmados con él. La relación de estimaciones pagadas, las órdenes de cambio y las actas de recepción. Un finiquito sin anexos cierra una cifra sin decir de qué se compone.
4. 4El acuse exportable. Hora, correo, IP, dispositivo y la huella del documento, atados. Qué debe traer, en qué es un acuse de auditoría; cómo se comprueba que nadie lo movió, en /verificar y en cómo verificar que un documento firmado no fue alterado.
5. 5La copia a las dos partes, sola. Es el documento que alguien va a buscar en tres años: el contrato firmado le llega solo a mi cliente y cuánto tiempo guardar un contrato firmado.

La validez no depende de la plataforma: la da el 1834 bis del Código Civil Federal para los actos civiles, que tiene por cumplida la forma escrita mediante medios electrónicos cuando la información es atribuible a los obligados y accesible para su ulterior consulta. Qué pesa cuando el documento se ofrece como prueba está en qué es el valor probatorio y en valor probatorio de la firma electrónica en juicio; si la plataforma de la contraparte es otra, la pregunta sigue siendo la misma y la tratamos en ¿Adobe Acrobat Sign sirve para los contratos de obra en México?.

Una advertencia honesta para cerrar: si el finiquito viene acompañado de la liberación de una garantía, de una fianza o de la cancelación de una hipoteca, esa parte puede pedir fedatario y la firma electrónica no la sustituye. El reparto está en firma electrónica o fedatario público y los límites, en documentos que no se pueden firmar electrónicamente. El resto del expediente de una constructora está en firma electrónica para constructoras, el contrato de origen en contrato de obra a precio alzado y el personal, en tengo 40 trabajadores en obra. El proceso completo, en cómo funciona y las dudas de validez, en preguntas legales.

De dónde salen las citas

• Código Civil Federal, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.