El padrón de servicios especializados: qué pedirle a un subcontratista y qué guardar cada año

Casi todas las empresas que contratan a un subcontratista revisan el padrón una vez, el día que firman, y luego se olvidan. El problema es que el registro dura tres años, se cancela por adeudos y por no renovar, y la ley fiscal no te pide verificarlo al firmar sino cada vez que pagas. Lo que sigue es el expediente visto desde quien contrata: qué se pide el primer día, qué se pide en cada pago y qué se revisa cada año. El contrato en sí, con su objeto y su número de trabajadores, ya tiene su pieza en mi subcontratista firma desde la obra, ¿el contrato vale igual?.

De dónde sale la obligación

El artículo 13 de la Ley Federal del Trabajo, leído hoy en el texto de la Cámara de Diputados con reformas hasta el 14 de mayo de 2026, permite la subcontratación de servicios u obras especializadas que no formen parte del objeto social ni de la actividad preponderante de quien los recibe, «siempre que el contratista esté registrado en el padrón público a que se refiere el artículo 15». El 15 dice cómo se obtiene ese registro: ante la Secretaría del Trabajo, acreditando estar al corriente en obligaciones fiscales y de seguridad social, y con renovación cada tres años.

El 14 pone la consecuencia que te importa a ti: quien subcontrata con un contratista que incumple sus obligaciones con sus trabajadores es responsable solidario respecto de los trabajadores usados en ese contrato. El artículo 15 A de la Ley del Seguro Social repite la regla para las cuotas. Qué quiere decir exactamente responder de forma solidaria está en qué es la responsabilidad solidaria.

El primer día: la consulta del padrón, guardada

El padrón es público y la consulta no pide cuenta. En repse.stps.gob.mx, el botón «Consultar padrón» busca por razón social, RFC o folio de ingreso. Según la propia página de la Secretaría, consultada hoy, si la empresa está vigente la ventana muestra seis datos:

• Número de folio de ingreso de la solicitud.
• Nombre, denominación o razón social de la persona física o moral.
• Entidad y municipio.
• Número de aviso emitido y año del aviso, que es el documento con el que la Secretaría da el registro.
• Vigencia del registro.
• Servicios u obras especializadas autorizados, que son los únicos por los que puede celebrar contratos.

Si no aparece, el sistema contesta «No se encontraron resultados», y la misma página publica aparte el listado de contratistas con registro cancelado. Guarda la consulta con fecha, como PDF o captura, en la carpeta del contratista. Es la prueba de que verificaste el día que firmaste, y el día que te pregunten va a ser la primera hoja que busques.

La actividad autorizada tiene que ser la del contrato

Es el error más común y el que más cuesta. La Secretaría emite un folio por cada actividad registrada, y entre las causas de cancelación que publica está prestar servicios u obras especializadas no registradas en el padrón. Si tu contratista está registrado para instalaciones eléctricas y le estás contratando impermeabilización, el registro existe pero no cubre lo que firmaste. Compara la descripción del objeto de tu contrato con la lista de actividades autorizadas, renglón por renglón, antes de firmar. Cómo se redacta ese objeto está en el contrato con subcontratista, y la plantilla base es contrato de prestación de servicios.

Si el registro salió por silencio de la autoridad

El tercer párrafo del artículo 15 prevé un caso raro y real: la Secretaría debe pronunciarse en veinte días; si no lo hace, el solicitante puede requerirla, y si pasan tres días más sin que se notifique la resolución, «se tendrá por efectuado el registro». La página de la Secretaría habla de veinte días hábiles para resolver. En ese caso el contratista no te va a poder enseñar un aviso con número, porque nadie lo emitió. Lo razonable es pedirle copia del acuse de su solicitud con el folio de ingreso, del requerimiento que presentó y de su fecha, y guardarlos en lugar de la consulta. Es un expediente más débil que un aviso emitido, y conviene saberlo antes de firmar.

En cada pago: los papeles que la ley fiscal te pide

Aquí está la parte que casi nadie lleva y la que más dinero decide. El artículo 15-D del Código Fiscal de la Federación sólo da efectos de deducción o acreditamiento a lo que pagas por servicios especializados si el contratista tiene el registro del 15 de la Ley Federal del Trabajo y se cumplen los requisitos de las leyes del ISR y del IVA. Esos requisitos son dos, y los dos se activan cuando efectúas el pago, no cuando firmas.

1. 1Para deducir (artículo 27, fracción V, de la Ley del ISR). Al pagar, verificas que el contratista tenga el registro y obtienes copia de los comprobantes fiscales de los salarios de los trabajadores que te dieron el servicio, del recibo bancario del entero de las retenciones de esos trabajadores, del pago de las cuotas al IMSS y del pago de las aportaciones al Infonavit. El contratista está obligado a entregártelos.
2. 2Para acreditar el IVA (artículo 5o., fracción II, de la Ley del IVA). Al pagar, verificas el registro y obtienes copia de la declaración de IVA del contratista y del acuse de pago del periodo en que le pagaste. Él tiene que dártela a más tardar el último día del mes siguiente a tu pago.

Traducido a operación: cada factura del subcontratista abre un pendiente que se cierra cuando llegan esos papeles. Si le pagas cada quincena, son dos pendientes al mes. Lo práctico es escribirlo en el contrato como obligación con fecha y dejar dicho que el siguiente pago se libera cuando llegue la documentación del anterior. Eso no es cobranza ni pena: es el orden en el que las dos partes cumplen.

Cada cuatrimestre y cada año: lo que el contratista informa y lo que tú revisas

El contratista tiene además obligaciones propias que no te toca cumplir, pero sí te conviene ver. El artículo 15 A de la Ley del Seguro Social le pide informar al IMSS, cada cuatrimestre y a más tardar el día 17 de enero, mayo y septiembre, los contratos que celebró: las partes, el objeto, la vigencia, la relación de trabajadores con su CURP, número de seguridad social y salario base, y copia simple de su registro. El artículo 29 Bis de la ley del Infonavit le pide lo mismo con su propia lista. La Secretaría llama a esos dos informes ICSOE y SISUB.

Ninguna ley te obliga a pedirle el acuse de esos informes. Pero tu contrato tiene que aparecer en ellos, y pedir copia del acuse del cuatrimestre es una forma barata de confirmar que existe para el Seguro Social.

La renovación, que vence sin avisar

El registro dura tres años. La página de la Secretaría dice que la renovación se hace durante los tres meses previos al vencimiento, que actualizar el registro no la sustituye y que no renovar en plazo es causa de cancelación. Si tu contrato es largo o se renueva cada año, la vigencia del registro de tu contratista es una fecha que hay que tener en el calendario igual que la del contrato. Cómo se lleva el control de fechas de varios contratos a la vez está en control de vigencias y renovaciones de contratos.

Cómo se arma la carpeta sin perseguir papeles

Un expediente que depende de que alguien se acuerde de pedir papeles se cae en el tercer mes. Lo que funciona es que cada entrega deje constancia por sí sola:

• El contrato, firmado con la consulta del padrón como anexo. Quien firma por el contratista declara que la consulta es suya y vigente. Si firma un representante, que tenga facultades: personas morales: quién puede firmar.
• Una carta de entrega de documentación por cada pago, que el contratista firma y que lista los CFDI y comprobantes que te manda. Con acuse, la fecha de entrega deja de ser discusión: qué es un acuse de auditoría.
• Una carpeta por contratista, con su nombre, el folio del padrón en el nombre del contrato y la vigencia anotada. Dónde y cuánto tiempo se guarda está en dónde se guardan los contratos firmados y cuánto tiempo guardar un contrato firmado.
• El acta de terminación de los trabajos, que cierra el periodo del que respondes. Para obra, cómo se documenta está en el acta de entrega de la obra terminada y en el finiquito de obra firmado en línea.

Si contratas cuadrillas para obra, la pieza hermana es tengo 40 trabajadores en obra, ¿cómo firman su contrato?, que es el lado de tus propios trabajadores. Y si el subcontratista además te cobra cambios sobre lo pactado, eso se documenta aparte: la orden de cambio en obra y el contrato de obra a precio alzado.

Firmarlo sin que el contratista venga a la oficina

El contratista casi nunca está en tu oficina: está en otra obra. Con SignSolú el contrato y cada carta de entrega salen como liga por WhatsApp desde tu número o por correo, y el representante del contratista firma desde su celular, sin abrir cuenta ni instalar nada. Cada documento queda con su acuse de auditoría —hora, IP, dispositivo y huella SHA-256 del archivo— y cualquiera lo comprueba en /verificar sin cuenta. Si el mismo contrato marco va a varios contratistas, se manda a cada uno por separado: mandar el mismo contrato a varias personas a la vez.

SignSolú no es prestador de servicios de certificación ni emite constancias NOM-151; para un contrato entre empresas como éste, el artículo 1834 bis del Código Civil Federal da por cumplida la forma escrita con medios electrónicos cuando lo firmado es atribuible a quien se obliga y queda accesible para consulta. El camino completo está en cómo funciona, y el plan gratis son diez documentos sin caducidad y sin tarjeta desde tu cuenta.

De dónde salen las citas

• Ley Federal del Trabajo, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Código Civil Federal, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
• Código Fiscal de la Federación, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.