La escuela me pide una constancia laboral: ¿cuál de las dos obliga la ley a darme?
Hay dos, y la Ley Federal del Trabajo las separa. La fracción VIII del artículo 132 obliga al patrón a expedir, al trabajador que lo solicite o se separe de la empresa, dentro del término de tres días, una constancia escrita relativa a sus servicios: dice que trabajas ahí y desde cuándo. La fracción VII obliga a expedir cada quince días, a solicitud del trabajador, una constancia escrita del número de días trabajados y del salario percibido: ésa es la que trae el ingreso. Para una beca o una cuota ajustada, la escuela necesita la de la fracción VII; para la inscripción o para justificar una falta, basta la de la VIII.
La misma frase sirve para tres trámites distintos
«Me piden una constancia laboral en la escuela de mi hijo» puede querer decir tres cosas. Que pidieron comprobante de ingresos para una beca. Que la inscripción pide un documento que diga dónde trabajas. O que el niño faltó y te pidieron un papel que explique por qué no pudiste llevarlo. Los tres se resuelven con documentos distintos, y la Ley Federal del Trabajo sólo obliga al patrón en dos de ellos.
Las dos constancias del artículo 132
La fracción VIII obliga al patrón a expedir al trabajador que lo solicite o se separe de la empresa, dentro del término de tres días, una constancia escrita relativa a sus servicios. No fija formato ni contenido mínimo, y por eso en la práctica trae lo que la costumbre pide: nombre, puesto, fecha de ingreso y, si aplica, fecha de salida.
La fracción VII obliga a expedir cada quince días, a solicitud del trabajador, una constancia escrita del número de días trabajados y del salario percibido. Ésa es la que contesta cuánto ganas, y la que un comité de becas necesita leer. Son dos obligaciones distintas, con plazos distintos, y pedir la que no es obliga a volver a la ventanilla.
Qué pide la escuela en cada caso
| Para qué | Qué dato quieren de verdad | Qué pedir | Base |
|---|---|---|---|
| Beca o cuota ajustada | Ingreso mensual y estabilidad del empleo | Constancia de días trabajados y salario percibido | Artículo 132, fracción VII |
| Inscripción o reinscripción | Que el padre o la madre tiene empleo y un domicilio de contacto | Constancia relativa a sus servicios | Artículo 132, fracción VIII |
| Justificar una falta del alumno | Que el horario de trabajo del adulto hizo imposible llevarlo | Constancia de servicios con el horario y el turno | Artículo 132, fracción VIII |
| Comprobar el parentesco o la tutela | Quién puede recoger al menor | No es una constancia laboral: es una carta de autorización | No lo regula la Ley Federal del Trabajo |
| Seguro escolar o actividad fuera | Autorización del adulto responsable | Carta responsiva, no constancia | No lo regula la Ley Federal del Trabajo |
Los dos últimos renglones importan porque son los que más se confunden. Lo que la escuela quiere cuando pide «un papel firmado por el papá» casi siempre es una responsiva, no una constancia: eso está en qué usan las escuelas para la carta responsiva de los papás y el formato, en la carta responsiva.
Lo que conviene que diga, y lo que no
Una constancia para la escuela viaja por manos que no son de la empresa ni del trabajador: control escolar, un comité de becas, a veces una ventanilla. Conviene que traiga lo que el trámite necesita y nada más.
- Nombre completo del trabajador, como aparece en su identificación, porque el apellido escrito distinto detiene el trámite.
- Puesto y área, descritos como función: «auxiliar de almacén», no un código interno.
- Fecha de ingreso, y si el contrato tiene plazo, hasta cuándo.
- Para una beca: el número de días trabajados del periodo y el salario percibido, que es lo que pide la fracción VII. Si la escuela quiere un promedio mensual, que la constancia diga el periodo que cubre.
- Para justificar faltas: el horario y el turno, con los días de descanso, que es el dato que la escuela de verdad va a leer.
- Nombre, puesto y firma de quien expide, y el teléfono de la empresa para confirmar.
- Nada de motivos de ausencia, incapacidades, descuentos, créditos ni estado de salud. Nadie en la escuela necesita eso y la empresa no tiene por qué publicarlo.
Qué debe decir la constancia por trámite está resuelto pieza por pieza: para un crédito, para una visa, para el Fonacot y para la guardería del IMSS. Si la ventanilla quiere la del seguro social y no la de la empresa, cuál te piden.
El problema de la quincena contra el mes
La fracción VII está escrita en quincenas y los comités de becas piensan en meses. De ahí sale el ir y venir más común del inicio de ciclo: la empresa entrega la constancia de la última quincena, la escuela pide «ingreso mensual» y el papel regresa.
Se arregla en el momento de pedirla, no después. Si la escuela quiere un mes, pide que la constancia diga el periodo exacto que cubre —del 1 al 30 de octubre, por ejemplo— y los días trabajados y el salario percibido de ese periodo completo. Si el pago es semanal, lo mismo con cuatro o cinco semanas. Y si el ingreso varía por horas extra o comisiones, conviene que la constancia cubra tres periodos y diga que varía, en vez de un promedio que después no cuadra con los recibos.
Cuando el trabajo es por obra o por temporada, el dato que la escuela necesita no es el salario de una quincena sino la duración del empleo: eso está en la constancia de terminación de obra determinada y, para el trabajo de temporada, en jornaleros por temporada: qué firma cada uno.
Si la empresa se tarda o se niega
La fracción VIII pone un plazo: tres días desde que el trabajador la solicita. Ese plazo corre desde la solicitud, así que pedirla por escrito —un mensaje, un correo— es lo que la vuelve exigible y lo que deja fecha.
- 1Pide por escrito, diciendo qué constancia quieres: la de servicios de la fracción VIII, o la de días trabajados y salario de la fracción VII.
- 2Guarda la fecha de la solicitud. Sin fecha no hay plazo que contar.
- 3Di para qué es, porque cambia qué datos conviene que traiga.
- 4Si pasan los tres días, vuelve a pedirla por escrito y conserva las dos solicitudes.
- 5Si se niegan, la Procuraduría de la Defensa del Trabajo da asesoría gratuita.
Y si nunca firmaste contrato ni te dieron recibos, la obligación sigue existiendo: el artículo 20 define la relación de trabajo cualquiera que sea el acto que le dé origen y el 21 la presume. Está en sin contrato ni recibos, ¿hay constancia?. Si trabajas en el gobierno, el régimen es otro y el documento central es el nombramiento: la constancia laboral en el sector público.
Para la empresa que la expide
En una empresa de veinte personas estas constancias llegan de cinco en cinco al inicio del ciclo escolar. Dos decisiones ahorran la mitad del trabajo: tener un formato fijo para la de servicios y otro para la de días y salario, y definir quién firma. La ley no pide que firme el dueño, pide que la expida el patrón. Quién puede hacerlo por una persona moral está en la firma electrónica de personas morales.
La diferencia con la carta de recomendación, que es un documento voluntario y no una obligación, está en constancia laboral y carta de recomendación, ¿es lo mismo?. Y si lo que se junta son varios empleos anteriores, cómo se junta la constancia de los últimos tres empleos.
Firmarla el mismo día, sin que nadie vaya a la oficina
El plazo de tres días se vence por logística, no por mala voluntad: el que firma está en otra sucursal, el trabajador ya salió de turno, la impresora no tiene tinta. El artículo 1803, fracción I, del Código Civil Federal admite que el consentimiento se exprese por medios electrónicos, y el 1834 bis tiene por cumplida la forma escrita cuando la información generada o comunicada en forma íntegra sea atribuible a las personas obligadas y accesible para su ulterior consulta.
Con SignSolú la constancia sale por WhatsApp desde el número de la empresa o por correo, la firma quien tenga facultades desde su teléfono, y el acuse guarda hora, dirección IP, dispositivo y la huella SHA-256 del archivo. Si la escuela quiere comprobar que el papel es el que la empresa firmó, lo hace en la página de verificación, sin cuenta, que es más de lo que da una hoja con sello. El detalle del acuse está en qué es un acuse de auditoría, el flujo en cómo funciona, las dudas de validez en las preguntas legales frecuentes y el formato mexicano en la constancia laboral. El plan gratis son 10 documentos sin caducidad y sin tarjeta.
Para un área de personal que manda muchos documentos a la vez, mandar el mismo contrato a varias personas y plataformas de firma electrónica para recursos humanos. Si la escuela es la que manda documentos a los papás, el contrato de prestación de servicios educativos.
De dónde salen las citas
- Ley Federal del Trabajo, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
- Código Civil Federal, en el texto vigente que publica la Cámara de Diputados.
Preguntas frecuentes
¿Cuál constancia pide la escuela para una beca?
La de la fracción VII del artículo 132 de la Ley Federal del Trabajo: la constancia escrita del número de días trabajados y del salario percibido, que es la que trae el ingreso. La de la fracción VIII dice que trabajas ahí, no cuánto ganas.
¿En cuánto tiempo me la tienen que dar?
La fracción VIII pone tres días desde que el trabajador la solicita, para la constancia relativa a sus servicios. La fracción VII habla de expedirla cada quince días a solicitud del trabajador.
¿Sirve una constancia laboral para justificar una falta de mi hijo?
Sirve si trae el dato que la escuela va a leer: el horario y el turno, con los días de descanso. La constancia de servicios de la fracción VIII puede incluirlos. Lo que la escuela acepta como justificante lo decide su reglamento, no la Ley Federal del Trabajo.
¿La constancia tiene que traer mi salario?
Sólo si es la de la fracción VII. La de la fracción VIII es «relativa a sus servicios» y la ley no le fija contenido, así que el salario no es obligatorio ahí. Para un trámite donde no piden ingreso, es mejor que no lo traiga.
¿La escuela puede pedir mi incapacidad o mis descuentos?
Nada de eso forma parte de las constancias del artículo 132, y no hay razón para que viaje en un documento que va a control escolar. Lo que el trámite necesita es el empleo, el periodo y, en su caso, el ingreso.
¿Vale si está firmada electrónicamente?
Sí. El artículo 1803, fracción I, del Código Civil Federal admite el consentimiento por medios electrónicos y el 1834 bis tiene por cumplida la forma escrita cuando la información es íntegra, atribuible y accesible. Con SignSolú el acuse guarda hora, IP, dispositivo y huella SHA-256, y cualquiera comprueba el archivo en /verificar sin cuenta.